Digitalisierung pragmatisch

20.12.2018 - Der Digitale Wandel bleibt zentrales Thema auf dem jährlich stattfindenden DSAG-Jahreskongress. So wurden auf der Veranstaltung in diesem Jahr unter dem Motto „Business ohne Grenzen – die Architektur der Zukunft“ richtungsweisende Überlegungen zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie diskutiert werden. Darunter etwa Fragen nach der richtigen Plattform, dem geeigneten Cloud-Szenario oder der passenden ERP-Lösung. Allesamt weittragende Entscheidungen, die Unternehmen sicherlich nicht ad hoc treffen werden.

Dokument als idealer Einstieg

Ein pragmatischer Ansatz, den Herausforderungen des Digitalen Wandels schon jetzt zu begegnen, ist die Optimierung von E-Mail- und papierbasierten Dokumentenprozessen, zum Beispiel im Rechnungswesen. Digitalisierung steht für die Verknüpfung unabhängiger Systeme, so dass Prozesse automatisch, ohne menschliche Interaktion ablaufen können. Voraussetzung für eine solche Vernetzung ist das Vorhandensein maschinenlesbarer Daten. Das Dokument bietet sich damit als idealer Einstieg in die Digitalisierung an: Durch das elektronische Erfassen und Verarbeiten von Belegen im Einkauf, Finanzwesen oder Kundenservice werden entscheidende Geschäftsinformationen einfach und ohne Medienbrüche elektronisch zugänglich. Nachfolgende Prozesse werden automatisiert, Durchlaufzeiten beschleunigt und Fehler vermieden.

Nur noch gegenprüfen

Bei den meisten Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung der klassische Bereich, in dem das Optimierungspotential elektronischer Dokumentenprozesse erkannt und eine Digitalisierung angegangen wird. Wo dieser Weg bereits erfolgreich gemeistert wurde, müssen Daten nicht mehr manuell eingegeben, sondern nur noch kurz gegengeprüft werden. Gleichzeitig haben die Mitearbeiter im Finanz- und Rechnungswesen alle Rechnungen im Blick. Jederzeit ist klar, wo sich die Belege gerade zur Freigabe befinden. Der ganze Verlauf kann verfolgt werden.

Durch das digitale Erfassen, Nachbearbeiten, Prüfen und Archivieren der Belege werden die Prozesskosten in der Rechnungsverarbeitung signifikant gesenkt. Direkte Kosteneinsparungen entstehen zudem durch eine verbesserte Skontoziehung. Der finanzielle Mehrwert liegt hier je nach Belegvolumen leicht im sechsstelligen bereich, weil durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung nun Skonto-Vergünstigungen genutzt werden können, die früher verloren gingen.

Noch wirkungsvoller sind jedoch Digitalisierungsprojekte, die nicht bei der Rechnungsverarbeitung enden, sondern auch sämtliche vorher anfallenden Tätigkeiten im Einkauf durchgängig automatisieren: Das Management der Beschaffung, die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und das Erfassen der Lieferscheine mit dem Buchen des Wareneingangs.

In der Beschaffung werden die benötigten Warenanforderungen dabei direkt am Arbeitsplatz elektronisch erfasst und – falls bekannt – bereits hier die Kostenstelle hinterlegt. Sämtliche weiteren Schritte laufen elektronisch ab: die Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten ebenso, wie die Kontierung in der Buchhaltung. Alle wichtigen Fakten sind auf diese Weise schon vorab geklärt und die Bestellung kann automatisch angelegt werden.

Alle weiteren Schritte laufen elektronisch

Das Management der Beschaffung, die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und das Erfassen der Lieferscheine mit dem Buchen des Wareneingangs. In der Beschaffung werden die benötigten Warenanforderungen dabei direkt am Arbeitsplatz elektronisch erfasst und – falls bekannt – bereits hier die Kostenstelle hinterlegt. Sämtliche weiteren Schritte laufen elektronisch ab: die Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten ebenso, wie die Kontierung in der Buchhaltung.

Nachfolgend eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden schneller verarbeitet, weil auch bei diesen Dokumenten wichtige Beleginhalte - Materialnummer, Preis und Menge bei der Auftragsbestätigung oder Lieferant und Bestellnummer beim Lieferschein - automatisch erkannt und mit den Angaben in der Bestellung abgeglichen werden. Die Verbuchung der Wareneingänge ist damit in kürzester Zeit erledigt. 

Rechnungen als letzter Schritt

Die Rechnungsverarbeitung als abschließender Schritt wird durch die vorherige Automatisierung stark vereinfacht, weil benötigte Informationen bereits hinterlegt sind. Die relevanten Inhalte auf dem Beleg werden systemseitig erkannt bzw. direkt übernommen und mit der Bestellung abgeglichen. Alle benötigten Angaben zu Kostenstelle und Kontierung liegen ebenfalls schon vor. Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht. Und auch dann sorgen elektronische Prozesse für erhebliche Beschleunigung und Arbeitserleichterung: In diesem Fall Workflow-Prozesse, die direkt aus dem Beleg gestartet werden. Eine zügige Erledigung durch den Empfänger wird durch eine einfache und komfortable Handhabung sichergestellt. Und indem Aufgaben nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch mobil – auch durch Non-SAP User - bearbeitet werden können.

Stellt das System keine Abweichungen fest, kann - falls dies gewünscht ist - die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden. Menschliches Eingreifen ist dann nicht mehr erforderlich. Gleiches gilt für elektronische Rechnungen, die strukturiert beispielsweise im ZUGFeRD-Format oder per Mail-System eingehen. Auch diese werden nahtlos ins ERP-System übernommen und dort direkt gebucht. Die Systeme greifen nahtlos ineinander - ganz so, wie es der Digitalisierung entspricht.