Rechnungsverarbeitung beim UKE mit tangro viel schneller

Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf optimiert seine Prozesse durch eine übergreifende, automatisierte Verarbeitung eingehender Belege mit Lösungen von tangro. Dies gilt insbesondere auch für die Rechnungsprüfung: Mehr als 20 Prozent der insgesamt 120.000 Rechnungen im Jahr werden mittlerweile vollkommen automatisch verarbeitet, also ohne jegliches manuelle Eingreifen durch einen Mitarbeiter. „Mit tangro sind wir in der Rechnungsverarbeitung viel schneller geworden. Rund 100 Rechnungen am Tag werden sofort im Hintergrund gebucht“, sagt Christiane Oechsle, Leitung Finanzen und Controlling bei der Klinik Logistik Eppendorf GmbH.

Für die automatisierte Verarbeitung spielt es dabei keine Rolle, über welchen Eingangskanal die Belege eingehen – tangro unterstützt alle Wege. tangro erkennt die relevanten Beleginhalte automatisiert und gleicht sie mit den vorhandenen Daten in SAP ab. Wenn keine Abweichungen vorhanden sind, kann vollautomatisch gebucht werden. Bei Rechnungen, die vom automatischen Buchen ausgeschlossen sind, greift der automatisierte Erfassungsprozess, bei dem tangro die Bearbeitungsmaske direkt mit Inhalten befüllt und das Belegbild online zur Verfügung stellt. Die Bearbeitung wird so wesentlich erleichtert: Die Daten aus der Bestellung in SAP werden direkt übernommen und der Preis geprüft. Die Genehmigung erfolgt anschließend ebenfalls automatisiert über den tangro-Workflow.

„Jederzeit ist klar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Rechnung gerade befindet. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz hat sich damit wesentlich verbessert“, erklärt Christiane Oechsle. Zu mehr Transparenz trägt auch das Rechnungseingangsbuch bei, das den vollen Überblick über die eingegangenen Belege mitsamt Statusinformation bietet. Damit ist sofort nachvollziehbar, wem eine Rechnung etwa zu Freigabe vorliegt. Wenn eine Reaktion auf sich warten lässt, wird die Erinnerung dann einfach per Mausklick verschickt.

Dank dieser optimierten Abläufe kann beim UKE die Rechnungsprüfung trotz eines ständig steigenden Belegvolumens mit dem gleichen Mitarbeiterstab bewältigt werden. Acht Mitarbeiter sind im UKE derzeit mit der Rechnungsbuchung befasst – der neunte Mitarbeiter ist tangro selbst. „tangro ist der Kollege in der Rechnungsprüfung, der nie krank wird, nie in den Urlaub geht, und jeden Tag verlässlich 100 Rechnungen automatisch bucht.“ Und die Optimierungsbestrebungen im Einkauf gehen weiter: Im UKE werden schon jetzt auch Auftragsbestätigungen mit tangro erfasst, zukünftig soll zudem die Lieferschein-Verarbeitung ebenfalls automatisiert erfolgen. Und auch in der Debitorenabteilung hat man die Vorteile einer automatisierten Belegverarbeitung längst erkannt: Seit Jahren schon setzt man hier auf eine tangro-Lösung, um eingehende Zahlungsavise automatisiert in SAP zu erfassen.