Perfekter Mix für mehr Effizienz im Rechnungseingang

Seit zwei Jahren erfolgt die Rechnungsprüfung beim Schweizer Unternehmen Ammann automatisiert mit tangro. „tangro IM hat von Anfang an gepasst“, begründet Karsten Schnelli, Finanzchef bei Ammann, die Entscheidung für die Lösung des Heidelberger Softwarehauses. „tangro IM ist vollständig in das SAP-ERP-System integriert, so dass keine zusätzliche Hardware für die Interpretation benötigt wird. Das macht die tangro-Lösung besonders kostengünstig.“

Weil tangro IM (Invoice Management) genau das Leistungsspektrum bietet, das man bei Ammann gesucht hatte, konnte die Einführung besonders schnell erfolgen. „Wir waren begeistert von diesem schlanken, schnellen Projekt“, erzählt Karsten Schnelli. Ein Pluspunkt dabei: Die tangro-Oberfläche entspricht 1:1 dem SAP-System, so dass kaum Schulungsaufwand bestand.

Den Scan-Prozess hat man bei Ammann ausgelagert. Ammann erhält TIFF-Dateien, die vom tangro OCR-Server interpretiert und mit den SAP-Daten abgeglichen werden und dann im tangro IM Eingangsbuch erscheinen. Die gesamte Analyse findet direkt im SAP-ERP-System statt, so dass unnötige Datentransfers entfallen und Redundanzen vermieden werden.

Rund 150 Rechnungen landen pro Tag im tangro IM-Eingangsbuch - mit und ohne Bestellbezug. Bestellbezogene Belege können gleich durchgebucht werden, wenn keine Abweichungen zur Bestellung vorliegen. Gibt es Unstimmigkeiten wie fehlende Wareneingänge, Preis- oder Mengendifferenzen, wird der Beleg via tangro Business Workflow automatisch an den Mitarbeiter geschickt, der für die Genehmigung und Freigabe dieses Beleges zuständig ist. Ebenfalls in den Workflow gehen alle Rechnungen ohne Bestellbezug. „Das Handling ist absolut einfach und die Entscheidungskriterien sind sehr benutzerfreundlich aufgebaut. Ganz wichtig ist für uns außerdem die Möglichkeit der tangro-Lösung, auch Non-SAP-User in den Freigabe- und Genehmigungsprozess einzubinden“, sagt Karsten Schnelli.

Mit dem tangro Business Workflow ist Karsten Schnelli sehr zufrieden. In einem ersten Schritt wurden für die rund 200 Mitarbeiter, die in den Workflow eingebunden sind, bewusst sehr einfache Freigabe- und Genehmigungsprozesse eingerichtet, um dann im zweiten Schritt vielschichtige Freigabe-Prozeduren abzubilden.

Durch das Workflow-Protokoll sind alle Vorgänge nachvollziehbar, außerdem kann ein Beleg jederzeit auf Knopfdruck eingesehen werden. Nachfragen können damit wesentlich schneller beantwortet werden, ohne langwierige Suche nach Vorgang und Beleg. Durch die schnellere Verarbeitung der Rechnungen mit tangro IM und die strafferen Freigabeprozesse konnte die Durchlaufzeit der Belege um 40 Prozent verkürzt werden. Und die Rechnungsprüfung erfordert nur noch halb so viel Personal: Zwei Mitarbeiter werden benötigt, um die täglich rund 150 Rechnungen zu verarbeiten. „Mit tangro IM verarbeiten wir unsere Belege wesentlich schneller und effizienter. Wirklich jederzeit zu wissen, wo sich ein Beleg befindet und welchen Status er hat, ist für uns ein großer Gewinn“, so Karsten Schnelli.