Automatisierte Rechnungsprüfung beim Universitätsklinikum Köln

Im Geschäftsbereich Finanzen wurde Universitätsklinikum Köln mehr Effizienz durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen mit tangro erreicht. tangro war von Kollegen der Unikliniken München und Erlangen empfohlen worden, zusätzlich konnten sich die Kölner bei einem Referenzbesuch in München mit eigenen Augen von der Qualität der Lösung überzeugen. Besonders punkten konnte tangro mit seiner einfachen Handhabung und den praxisgerechten Workflows, darüber hinaus sprachen die schnelle Implementierung und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis für dieses System.

Etwa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitätsklinikum Köln ein. Die eingehenden Belege werden in der zentralen Rechnungsstelle gescannt und stehen dann im tangro-Eingangsbuch den Sachbearbeitern zur Bearbeitung zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung dem Standard, dann kann die Rechnung sofort gebucht werden, so dass hier nicht länger als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. „Wir können heute wesentlich mehr Rechnungen in gleicher Zeit bearbeiten. Der Belegfluss wurde mit tangro so beschleunigt, dass wir jetzt wesentlich verlässlicher Skontofristen einhalten können“, sagt Werner Buser, Leiter des Rechnungswesens beim Universitätsklinikum Köln.

Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichungen, sowie bei fehlenden Bestellungen geht der Beleg elektronisch zur Klärung bzw. Nacherfassung an die zuständigen Mitarbeiter. In den einzelnen Bereichen werden die Belege überprüft, evtl. korrigiert, freigegeben und gehen dann wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch den elektronischen Versand des Belegs und die Freigabe per Mausklick jetzt wesentlich schneller als früher, so dass nun auch im Klärungsfall schneller gebucht werden kann.

Lässt eine Freigabe trotzdem einmal auf sich warten, dann sorgt zusätzlich ein Eskalationstool für die rechtzeitige Verarbeitung, denn dieses Tool gibt automatisch eine Warnung aus, wenn die vorgegebene Laufzeit eines Belegs überschritten wurde. „Mit tangro wissen wir jetzt jederzeit genau, welche Rechnungen gerade bearbeitet werden, wie viele sich davon im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Freigabe vorliegt“, erklärt Werner Buser.

Durch das tangro-Eingangsbuch ist dabei jederzeit klar, wie viele Belege im Umlauf sind – ein ganz wichtiger Punkt, wenn es um mehr Kosteneffizienz geht. „Wir wollen an die Skonto-Verluste ran, und das geht nur mit mehr Transparenz“, so Werner Buser. Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonieren nach dem Beleg gibt es nicht mehr. Und weil alle Belege elektronisch vorliegen, fällt auch die Papierablage weg.