Grenzenlose Effizienz im Rechnungswesen

Beschleunigte Prozesse und mehr Transparenz über viele Bereiche hinweg: ContiTech setzt bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung auf Software von tangro. Durch konsequente Automatisierung der Abläufe vom Erfassen, über das Prüfen bis hin zum Buchen von Eingangsrechnungen in SAP wurden die Beleglaufzeiten reduziert sowie Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich verbessert. „tangro erkennt Rechnungsinhalte automatisch, so dass Daten nicht mehr manuell eingegeben, sondern nur noch kurz gegengeprüft werden müssen“, erklärt Frank Sündermann, Leiter IT Business Systems bei ContiTech. „Gleichzeitig haben wir alle Rechnungen im Blick. Wir wissen, wo sich die Belege gerade zur Freigabe befinden und können den ganzen Verlauf verfolgen.“

Als besonderen Vorteil ist tangro SAP-embedded und bietet damit volle Durchgängigkeit zum SAP-System - ohne Schnittstellenproblematik. Dieser ganzheitliche Ansatz bringt Vorteile für IT und User: „tangro bettet sich technologisch vollständig in unsere Systemumgebung ein. Wir müssen keine Daten mit vorgelagerten Systemen austauschen, wie das bei anderen Systemen der Fall ist“, so Sündermann. „Aus IT-Sicht zeichnet sich tangro damit durch ein besonders einfaches Handling aus. Wir haben einen guten Überblick über das, was auf technologischer Seite erforderlich ist und können tangro mit geringem Aufwand pflegen und steuern.“ Aber auch auf User-Seite bietet die volle Einbettung in SAP Vorteile. „Weil tangro SAP-embedded ist“, so Sündermann weiter, „finden Anwender bei der Rechnungsverarbeitung die gleichen Oberflächen wieder, die sie schon aus der täglichen Arbeit mit dem SAP-System kennen. Das SAP GUI macht die tangro-Lösung aus User-Sicht besonders einfach handhabbar.“

Mit diesem überzeugenden Konzept hat sich tangro bei ContiTech als Software zur Rechnungseingangsverarbeitung etabliert. An 20 Standorten in Europa und Mittelamerika ist die Software bereits im Einsatz und weitere sollen bald folgen. „Mit tangro ist es uns gelungen, ein Produkt mit einem einheitlichen, standardisierten Lösungsansatz über viele Gesellschaften hinweg zum Einsatz zu bringen und dabei eine Infrastruktur gemeinsam zu nutzen“, so Sündermann.

ContiTech verarbeitet mit tangro sämtliche Rechnungsarten, also Rechnungen aus dem direkten und indirekten Einkauf sowie Belege mit und ohne Bestellbezug. Das Volumen beläuft sich mittlerweile auf 300.000 verarbeitete Belege im Jahr, die entweder per Post auf Papier oder als PDF per E-Mail eingehen. In jedem Fall erkennt tangro die relevanten Rechnungsinhalte automatisch. Darunter einerseits Kreditorendaten wie die Anschrift des Lieferanten und die Bankverbindung, sowie sämtliche Kopfdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Brutto-Rechnungsbetrag. Bei bestellbezogenen Rechnungen wird zusätzlich die Bestellung anhand des Lieferscheins gezogen und der Wareneingang gesetzt.

Einen vollständigen Überblick über alle eingegangenen Rechnungen und deren Status bietet das Rechnungseingangsbuch. „Mit tangro haben wir einen sehr hohen Grad an Transparenz erreicht“, sagt Sündermann, „und das über alle Bereiche hinweg.“ Allein dadurch ergibt sich bereits eine kürzere Durchlaufzeit pro Beleg. Zusätzlich hat sich die Verarbeitungsdauer durch den Wegfall der manuellen Erfassung reduziert. „Eine halbe Minute pro Beleg spart ContiTech durchschnittlich durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung ein. Damit ist die Verarbeitungszeit auf drei Minuten heruntergegangen“, beziffert Sündermann den Erfolg. Ein weiterer wichtiger Faktor für mehr Effizienz in der Rechnungsverarbeitung ist die elektronische Abwicklung der Freigabeprozesse. Kein Umlauf der Papierbelege mehr, kein lästiges Hinterhertelefonieren bei fehlenden Freigaben. Der gesamte Ablauf ist jetzt digitalisiert und automatisiert, unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen, standortbezogenen Anforderungen.