Workflows in Einkauf, Finanzen und Kundenservice

Unternehmen werden Tag für Tag mit einer Unmenge von Dokumenten konfrontiert. Allein an Rechnungen werden europaweit jedes Jahr 25 Milliarden Seiten versendet und müssen von den empfangenden Unternehmen verarbeitet werden. Hinzu kommt eine Vielzahl weiterer Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Kundenbestellungen. Deren Inhalte müssen erfasst, sachlich und rechnerisch geprüft und freigegeben werden, bevor der Beleg schließlich verbucht werden kann.

Workflow-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, Arbeitsabläufe durchgängig zu digitalisieren, optimal aufeinander abzustimmen und damit Aufgaben möglichst effizient abzuarbeiten. Sie sorgen dafür, dass Geschäftsbelege zur Bearbeitung bei den richtigen Abteilungen und Mitarbeitern landen, Informationen weitergegeben, benötigte Freigaben automatisch eingeholt und dabei Unternehmensstrukturen und Vorgaben berücksichtigt werden. Sie verhindern Wartezeiten und Leerläufe. Und dokumentieren den gesamten Prozess, so dass sämtliche Vorgänge und Informationen jederzeit nachvollziehbar sind.

Auch bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Kundenaufträgen

Bekanntestes Einsatzgebiet für Workflow-Lösungen ist die Rechnungsprüfung, weil hier viele Instanzen in den Freigabeprozess involviert sind und dadurch das Optimierungspotential besonders hoch ist. Aber auch Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Bestellungen durchlaufen im Unternehmen verschiedene Stationen zur Prüfung, Bearbeitung, Buchung und Ablage, so dass ein elektronischer Workflow bei diesen Belegarten ebenfalls enorme Effizienzverbesserungen bringt.

Voraussetzung für eine durchgängig elektronische Abwicklung des Prozesses ist die Digitalisierung des Dokumentes und seiner Inhalte. Liegt ein Beleg in Papierform vor, wird dieser im ersten Schritt gescannt und in ein digitales Format umgewandelt. Eine Texterkennung liest anschließend die relevanten Informationen automatisch aus, so dass das Dokument als elektronisches Bild zusammen mit den digitalen Inhalten (PDF) zur weiteren Prüfung und Nachbearbeitung zur Verfügung steht. Ein elektronisches Eingangsbuch listet alle eingegangenen Belege auf und zeigt gleichzeitig an, in welchem Bearbeitungsstatus sich diese befinden.

Workflow-Start auch direkt aus dem Beleg

Der tangro Business Workflow sorgt dafür, dass Belege per Mausklick für die weitere Verarbeitung einem bestimmten Arbeitsprozess im Unternehmen zugeordnet werden. Das geht in Sekundenschnelle ohne umständliches Wechseln der Systeme, weil die Workflow-Aufgabe auch direkt aus der Belegverarbeitung per Mausklick versendet werden kann. Umfangreiche Customizing-Optionen stellen sicher, dass die Belege automatisch an den oder die richtigen Sachbearbeiter gehen und alle notwendigen Instanzen durchlaufen.

In der Rechnungsprüfung kommen Workflows dann zum Tragen, wenn die Verarbeitungssoftware den Beleg nicht automatisch buchen kann. Das ist beispielsweise der Fall, wenn zu einer Rechnung keine Bestellung vorliegt, wenn das System eine Diskrepanz zwischen Bestellung und Rechnung festgestellt hat, wenn Kontierungsinformationen wie Kostenstelle, Auftrag etc. noch eingeholt werden müssen oder wenn der Rechnungsbetrag eine bestimmte Grenze übersteigt. Dann stellt die Workflow-Lösung sicher, dass der Beleg automatisch an die entsprechenden Mitarbeiter zur weiteren Prüfung, Klärung oder Genehmigung weitergeleitet wird. Bei Abweichungen im Preis geht die Rechnung beispielsweise an den zuständigen Einkäufer, bei fehlendem Wareneingang an das zuständige Lager und bei hohem Rechnungsbetrag an die Geschäftsführung.

Bei Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen kommen automatisierte Workflows ebenfalls hauptsächlich zum Einsatz, wenn Prüfungs- oder Klärungsbedarf besteht, oder wenn bestimmte Personen generell über den Belegeingang informiert werden sollen. Im Vertrieb gewährleisten elektronische Workflows, dass Bestellungen sofort an den für den Kunden zuständigen Bearbeiter geschickt werden und garantieren so die schnelle Bearbeitung auch bei Abwesenheiten.

Mehrstufigkeit, Vertreterregelung und Eskalationsvorgänge

Dabei lassen sich auch mehrstufige Abläufe einrichten, die etwa bei Kostenrechnungen ohne Bestellbezug gewährleisten, dass nacheinander die verschiedenen Stationen zur Belegverarbeitung korrekt und verlässlich durchlaufen werden. Dazu gehört zum Beispiel das Erfassen der Kontierung bzw. die sachliche Freigabe in der ersten Stufe, die Bestätigung durch den Vorgesetzten in der zweiten Stufe und ab bestimmten Wertgrenzen die Genehmigung durch die Geschäftsführung oder verantwortliche Mitarbeitergruppen im dritten Schritt. Bei Bedarf sind diese Abläufe positionsbezogen abbildbar, so dass der Bearbeiter im Workflow nur die für ihn relevante Rechnungsposition sieht.

Vordefinierte Vertreterregelungen organisieren die verlässliche Verarbeitung von Belegen auch bei Abwesenheiten. Und automatisierte Eskalierungsvorgänge sorgen für noch mehr Prozesssicherheit, indem User, die einen Beleg zur Bearbeitung erhalten haben, an die Bearbeitung erinnert werden. Auch komplexe Unternehmensstrukturen und Richtlinien sind auf diese Weise 1:1 abbildbar.

Auf Desktop oder mobil - auch für Nicht-SAP-User

Damit die per Workflow versendeten Aufgaben möglichst schnell erledigt werden, ist die Handhabung einfach verständlich gestaltet, mit moderner, übersichtlicher Oberfläche – wahlweise auch in Web-Technologie. Eine Freigabe bzw. Genehmigung (optional auch die Kontierung) kann zudem auch über Smartphone oder Tablet erfolgen und damit unabhängig von Zeit und Ort. Jederzeit und überall hat der zuständige Mitarbeiter Zugriff auf die Belege und damit auf alle benötigten Informationen. Die Freigabe kann damit ohne Zeitverzögerungen erfolgen. Selbst dann, wenn die zuständige Person nicht über einen SAP-User verfügt. Auch ohne SAP und Webanwendung lassen sich die Workflows genehmigen: Nur ein Klick auf den Button in einer E-Mail, und schon ist die Genehmigung erteilt – ganz ohne weiteren Link auf ein Web-Serversystem.

Auf diese Weise verkürzen sich Durchlauf- und Reaktionszeiten um ein Vielfaches. Beim Klinikum der Universität München erfolgt beispielsweise die Verarbeitung bestellbezogener Rechnungen dank automatisiertem Workflow dreimal schneller als vorher: Rechnungen, bei denen es Abweichungen zur Bestellung gibt, benötigen nur noch maximal fünf Tage bis zur Zahlung. Eine Optimierung, die sich vor allem in einer erheblichen Steigerung der Skontonutzung bemerkbar macht: Auf einen „sechsstelligen Betrag“ beziffert Christian Lechner vom Uniklinikum die Höhe der Einsparungen, die Einrichtung dadurch generiert, dass nun viel häufiger Skonto gezogen werden kann als früher.

Ein wichtiger Aspekt ist zudem die vollständige Transparenz der Abläufe. Jederzeit ist klar, wem das Dokument gerade zur Bearbeitung vorliegt. Und auch später noch können alle Vorgänge lückenlos nachvollzogen werden: Im Workflow-Protokoll ist hinterlegt, wer welchen Beleg mit welcher Aufgabe wann erhalten und bearbeitet hat. Ein enormer Mehrwert, den auch Christian Lechner bestätigt: „Das ganze Rechnungswesen ist transparenter geworden.“