Rechnungsverarbeitung 4.0

WEIG versteht sich als industrieller Dienstleister entlang der Wertschöpfungskette Karton. Die WEIG-Gruppe ist Spezialist für Gipskarton, verfügt über integrierte Kompetenz bei Verpackungskarton und Kartonverpackungen und bietet nachhaltige Lösungen bei der Entsorgung von Sekundärrohstoffen. Am Hauptsitz in Mayen, wo die zentralen Verwaltungsbereiche untergebracht sind, laufen alle Fäden zusammen. Die Abläufe der Rechnungseingangsverarbeitung sind dank der Software tangro IM effizient gebündelt.

„Wir wollten auf jemanden bauen, von dem wir wissen, dass er S/4HANA unterstützt. Mit tangro haben wir den richtigen Partner gefunden“, sagt Tim Hoffmann von der Group Service IT zur Entscheidung für Software von tangro. „Überzeugt hat uns auch der Praxisbeweis bei einem Referenzkunden, bei dem tangro bereits auf S/4HANA läuft.“ Die tangro-Lösung zur Rechnungsverarbeitung ist SAP-embedded, kann also ohne Schnittstellen direkt in das SAP-ERP-System eingebunden werden - auch in S/4HANA. „Aus IT-Sicht vereinfacht die SAP-embedded-Eigenschaft von tangro natürlich sehr viel. Lediglich an einer Stelle gab es noch eine kleine Anpassung, dann war die Basissoftware auf unserem S/4HANA-System lauffähig. Das ging alles schnell und unkompliziert“, zeigt sich Tim Hoffmann vom Projekt begeistert. „Wir haben uns sehr gut beraten gefühlt. tangro besitzt langjährige Erfahrung in der Dokumenteneingangsverarbeitung für SAP und weiß, was Sinn macht und was nicht.“

Rund 45.000 Rechnungen erhält WEIG im Jahr, jeweils zur Hälfte per E-Mail und Post. Rund 80 Prozent der Rechnungen bei WEIG werden mit tangro IM vollständig automatisch erkannt. Damit erfüllt das System eine der wichtigsten Anforderungen der Fachabteilungen, wie Alexander Paucar-Bahrs vom Group Service Einkauf erklärt: „Uns war wichtig, dass die Software zur Rechnungseingangsverarbeitung eine möglichst optimale Erkennung gewährleistet und bei Bedarf Belege vollständig automatisch im Hintergrund verbucht.“ Insbesondere bei Rechnungen über bestandsgeführte Artikel, bei denen die Artikelnummer vorhanden und feste Preise hinterlegt sind, ist diese Forderung erfüllt. Es  muss selten etwas ergänzt, korrigiert oder genehmigt werden.

Nur acht Wochen hat es gedauert, bis tangro IM bei WEIG produktiv im Einsatz war. Mit der Implementierung der neuen Workflow-Lösung wurden gleichzeitig die Abläufe entsprechend der Unternehmensstruktur standardisiert und verschlankt. Jetzt gibt es feste Wertgrenzen, nach denen die Rechnungsfreigabe organisiert ist. Darüber hinaus sorgen Vertreterregelungen für eine verlässliche Verarbeitung von Belegen auch bei Abwesenheiten. Weitere Erleichterung bringt ein automatisierter Eskalierungsvorgang. Den Überblick über alle eingegangenen Belege gewährleistet das Rechnungseingangsbuch, mit den eigenständig eingerichteten Varianten. 

Die Rechnungsverarbeitung wurde auf diese Weise derart beschleunigt, dass sich nun nach wenigen Monaten Produktivbetrieb bereits eine Steigerung der Skontoziehungen bemerkbar macht. „Dank der Echtzeitverarbeitung können wir Rechnungen jetzt schneller buchen und viel öfter Skonto in Anspruch nehmen“, sagt Alexander Paucar-Bahrs.

Im produktiven Einsatz bestätigt sich der Optimierungseffekt für die interne IT. „Der Wartungsaufwand wird sich langfristig reduzieren. Es gibt keine Schnittstelle mehr, die wir IT-technisch betreuen und z.B. immer anpassen müssen, wenn der Anbieter etwas ändert. Wir haben ein einziges, zentrales System zur Rechnungsverarbeitung, das mit einer ähnlichen Benutzerstruktur wie SAP arbeitet. Berechtigungsrollen können wir daher übernehmen“, zählt Tim Hoffmann die Vorteile auf. Vor allem aber ist man bei WEIG mit tangro bereit für die Zukunft: „Indem die Rechnungsprüfung mit tangro auf S/4HANA erfolgt, sind wir in diesem Bereich auf dem schnellsten System unterwegs und zukunftsweisend aufgestellt.“