Sie möchten mehr über uns und unsere Produkte wissen? Wir beraten Sie gerne!

Sieben Gründe, im Rechnungswesen digital zu werden

Spätestens seit Corona haben Unternehmen die Bedeutung automatisierter Abläufe auch für das Finanz- und Rechnungswesen erkannt, wie die aktuelle Deloitte-Studie ‚Rechnungswesen in Zeiten von COVID-19‘ verdeutlicht. Je digitaler gearbeitet wird, desto ortsunabhängiger ist man bei der Ausübung der Tätigkeit, so die Erkenntnis. Unter den Top 5 der ‚Dauerhaften Lösungen im Rechnungswesen‘ nennen die befragten Unternehmen daher u.a. das Einscannen von Rechnungsbelegen, elektronische Freigabe-Workflows und die elektronische Ablage der Belege. Wobei das Einscannen von Rechnungsbelegen lediglich der erste, kleine Schritt in eine digitale Richtung ist. Intelligente Lösungen gehen noch weiter und digitalisieren Prozesse im Ganzen, indem sie sämtliche zum Vorgang gehörenden Geschäftsbelege elektronisch erkennen, prüfen und buchen.

Rechnungsbelege automatisiert erkennen und verarbeiten.

1. Elektronische Prozesse

Intelligente Softwarelösungen erkennen und interpretieren die Inhalte der Rechnungsbelege automatisiert und verarbeiten diese direkt im ERP-System. Ganz gleich, ob sie ursprünglich als Papierbeleg per Post, als PDF per E-Mail oder EDI eingegangen sind. Sämtliche Eingangsbelege werden in einem zentralen Eingangsbuch aufgelistet und sind damit auch im Homeoffice prüf- und bearbeitbar. Freigabe-Workflows laufen ebenfalls elektronisch ab. Die verantwortlichen Mitarbeiter können Belege standortunabhängig über mobile Endgeräte einsehen und bearbeiten.

2. Kosteneinsparungen

Eine solche digitalisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen reduziert den manuellen Aufwand im Rechnungswesen. Mitarbeiter können sich wertschöpfenden Aufgaben widmen. Beleg-Durchlaufzeiten werden beschleunigt, weil das System Inhalte automatisch erkennt und verarbeitet. Das beschleunigt die Abwicklung von Zahlungen und spart am Ende Kosten, weil Skontofristen eingehalten werden.

3. Vollständige Transparenz

Der gesamte Vorgang wird vollständig transparent: Zu jeder Zeit ist klar, welche Rechnungen im Umlauf und noch offen sind. Im Eingangsbuch sieht das Finanzteam auf einen Blick den Status jedes einzelnen Beleges und weiß zu jedem Zeitpunkt, bei wem sich eine Rechnung zur Bearbeitung befindet. Langwieriges Suchen nach einem Dokument gehört der Vergangenheit an. Auch im Nachhinein ist jederzeit sichtbar, wer welchen Beleg wann bearbeitet hat.

4. Vollautomatisierte Abläufe

Stellt das System keine Abweichungen fest, kann die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden, falls dies gewünscht ist. Gleiches gilt für Rechnungen, die per EDI oder im ZUGFerD oder XRechnung-Format eingehen. Diese Dokumente sind vollständig maschinenlesbar und können direkt verbucht werden. Ohne Eingreifen von Mitarbeitern.

5. Hohe Qualität der Daten

Wenn Inhalte nicht mehr abgetippt werden müssen, sondern elektronisch erkannt werden, treten kaum noch Fehler treten auf. Und sollte es Abweichungen geben, dann werden diese durch die nahtlose Verarbeitung und elektronischen Prüfprozesse sofort entdeckt und können korrigiert werden. Die Datenqualität steigt auf diese Weise signifikant an.

Rechnungsverarbeitung als letzter Schritt im Beschaffungsprozess.

6. Optimierung End-to-End

Wer ganzheitlich denkt und methodisch vorgeht, erreicht Verbesserungen abteilungsübergreifend und über Prozessketten hinweg. Für das Rechnungswesen als abschließender Schritt im Beschaffungsprozess heißt das: Wenn die Vorprozesse gut organisiert sind und schon das Bestellwesen perfekt funktioniert, dann läuft die Buchhaltung am Ende reibungslos.

Wenn schon Bedarfe im System erfasst sind und zu diesem frühen Zeitpunkt auch die Kontierung geklärt ist, dann wird der Anteil manueller Arbeit in der Rechnungsverarbeitung stark reduziert. Der Abgleich mit der Bestellung erfolgt automatisch.

Dazu eingehende Auftragsbestätigungen gleicht das System ebenfalls automatisiert mit den Bestelldaten ab. Auch den Lieferschein prüft die Software automatisch. Der Wareneingang ist schnell gebucht.

7. Harmonisierte Systeme

Ganzheitlichkeit sollte auch technologisch verstanden werden. Digitalisierungslösungen im Finanzbereich integrieren sich sinnvollerweise in die Systemlandschaft des Unternehmens. Sind die Systeme harmonisiert, dann werden Daten innerhalb des Unternehmens gemeinsam nutzbar. Bei der Evaluation einer Software zur Dokumentenverarbeitung sollte deshalb im Vordergrund stehen, dass die Lösung komplett in SAP integriert ist und dass das Tool S/4HANA fähig ist. Durch die automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen entstehen digitale Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen, die erfolgreich durch die aktuelle Krise helfen. Und auch danach noch weiterwirken.