1,2 Mio. Auftragsbestätigungen bei Conrad Electronic
Conrad Electronic setzt auf hochmoderne Prozesse – auch bei der Verarbeitung der rund 1,2 Millionen eingehenden Auftragsbestätigungen im Jahr. Das 1923 gegründete und bis heute inhabergeführte Familienunternehmen Conrad Electronic SE ist einer der führenden, international agierenden Distributoren für Technik und Elektronik. Das Erfolgsrezept: Digitales Know-how gepaart mit operativer Exzellenz und kundenorientierter Beschaffung. Ein Baustein: tangro Software, mit deren Hilfe Auftragsbestätigungen schnell und komfortabel in SAP verarbeitet werden.
Auftragsbestätigungen spielen bei Conrad Electronic eine wichtige Rolle im Beschaffungsprozess. Sobald eine Bestätigung vom Lieferanten eingegangen und in SAP mit Termin und Menge gebucht ist, erhält der Kunde eine entsprechende Information zum Erhalt seiner bestellten Ware. Ebenfalls werden diese Informationen unmittelbar an die Web-Shops weitergegeben, um aktuelle Liefertermine im Shop anzeigen zu können. Des weiteren kann die Wareneingangslogistik ihre Kapazitäten planen und somit das Personal optimal einsetzen. Bestätigungen zur Bestellung werden daher zwingend vom Lieferanten eingefordert. Und müssen zügig geprüft und verarbeitet werden.
Beim weitaus größten Teil der Auftragsbestätigungen geht das vollautomatisch: Die Belege kommen per EDI (Electronic Data Interchange) an und werden direkt im SAP verbucht. Etwa 200 Auftragsbestätigungen am Tag gehen aber weiterhin per E-Mail ein und müssen erst erfasst und geprüft werden, bevor die Buchung in SAP erfolgen kann.
Beide Abläufe wurden mit tangro noch weiter optimiert. Bei EDI-Belegen hilft die Software bei der Fehlersuche und Fehlerbehebung. Und bei der Verarbeitung E-Mail-basierter Belege sorgt tangro nun für automatisierte Prozesse: „Früher war die Erfassung der beleghaften Auftragsbestätigungen mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden. Jetzt ist der Verarbeitungsaufwand auf ein Minimum reduziert, weil E-Mail-Bestätigungen automatisch erfasst werden“, erklärt Robert Scheuchenpflug, Director ERP Systems bei Conrad. „Die E-Mail-Flut haben wir mit tangro OC in den Griff bekommen“, ergänzt Andreas Trescher, SAP-Experte bei Conrad Electronic. „Die Belege sind jetzt ohne Zeitverzug in SAP erfasst und, wenn es keine Abweichungen gibt, auch sofort gebucht.
tangro erkennt die wesentlichen Daten und Inhalte und gleicht sie positionsgenau mit den Bestelldaten ab. Ist alles korrekt, wird die Auftragsbestätigung im SAP zur Bestellung gebucht. Die avisierten Daten dienen der kompletten Supply Chain zur weiteren Verarbeitung. Bei Diskrepanzen erleichtert und beschleunigt die Automatisierungslösung die Nachbearbeitung: „Durch eine komfortable Benutzeroberfläche kann der Bearbeiter die Abweichungen korrigieren oder direkt aus tangro per E-Mail mit dem Lieferanten in Kontakt treten. Mit tangro wird die Nachricht automatisch an den richtigen Adressaten verschickt“, erklärt Andreas Trescher.
Über 90 Prozent der Auftragsbestätigungen gehen bei Conrad per EDI ein und lassen sich automatisch buchen. Im Idealfall funktioniert das fehlerfrei und vollständig ohne Eingreifen eines Mitarbeiters. Immer mal wieder kommt aber es zur Fehlermeldung und der Prozess gerät ins Stocken. Bisher war dann die Fehlersuche und -nachbearbeitung für die Mitarbeiter im Einkauf nahezu aussichtslos. Mit tangro können User dagegen EDI-Belege sehr einfach und komfortabel kontrollieren – ohne IT-Unterstützung. Das System generiert aus dem IDoc-Datensatz ein virtuelles Dokument, das genauso aussieht wie eine normale, als PDF eingegangene Auftragsbestätigung. „Über 3000 Auftragsbestätigungen am Tag werden nun mit tangro sauber, schnell und nachvollziehbar verarbeitet", sagt Robert Scheuchenpflug.
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