1,2 Millionen Belege schnell und effizient

Conrad Electronic, Anbieter für Technik im B2B- und Privatkunden-Bereich, setzt auf hochmoderne Prozesse auch bei der Verarbeitung der rund 1,2 Millionen eingehenden Auftragsbestätigungen im Jahr. Der weitaus größte Teil dieser Belege kommt per EDI (Electronic Data Interchange) an und wird direkt in SAP verbucht. Etwa 200  Auftragsbestätigungen am Tag gehen per E-Mail ein und müssen verarbeitet werden. Beide Abläufe wurden mit tangro noch weiter optimiert. „Über 3000 Auftragsbestätigungen am Tag werden nun mit tangro sauber, schnell und nachvollziehbar verarbeitet“, sagt Robert Scheuchenpflug, Director ERP Systems bei Conrad.

„Die E-Mail-Flut haben wir mit tangro OC in den Griff bekommen“, ergänzt Andreas Trescher, SAP-Experte bei Conrad Electronic. „Die Belege sind jetzt ohne Zeitverzug in SAP erfasst und, wenn es keine Abweichungen gibt, auch sofort gebucht.“ Bei Auftragsbestätigungen via E-Mail erkennt tangro die wesentlichen Daten und Inhalte und gleicht sie positionsgenau mit den Bestelldaten ab. Ist alles korrekt, wird die Auftragsbestätigung in SAP zur Bestellung gebucht. Die avisierten Daten dienen der kompletten Supply Chain zur weiteren Verarbeitung. Bei Diskrepanzen verifiziert tangro, ob die Abweichung noch innerhalb des von Conrad akzeptierten Toleranzbereichs liegt oder nicht. Den hierfür im SAP-ERP-System hinterlegten Toleranzschlüssel zieht die Software automatisch heran.

Muss nachgearbeitet und beim Lieferanten nachgefasst werden, erleichtert und beschleunigt die Automatisierungslösung auch diesen Vorgang: „Der Bearbeiter kann die Abweichungen korrigieren oder direkt aus tangro per E-Mail mit dem Lieferanten in Kontakt treten. Mit tangro wird die Nachricht automatisch an den richtigen Adressaten verschickt“, erklärt Andreas Trescher.

Das tangro-Eingangsbuch fungiert als zentraler Arbeitspool. Durch die eingestellten Selektionen bekommt jeder Mitarbeiter hier automatisch seinen Arbeitsvorrat zugeteilt. Bereits
verbuchte Belege lassen sich hier ebenfalls erneut aufrufen, etwa wenn es zu Nachfragen kommt. Das gilt auch für E-Mail-Belege. Sie sind an die Bestellung in SAP gehängt.

Bei EDI-Belegen hilft tangro-Software bei der Fehlersuche und Fehlerbehebung. „Ein IDoc-Datensatz ist für den normalen Anwender nicht lesbar. Im Fehlerfall musste daher immer die IT einspringen, um herauszufinden, wo genau die Unstimmigkeit liegt“, erklärt Trescher. „Mit tangro können User dagegen EDI-Belege sehr einfach und komfortabel kontrollieren – ohne IT-Unterstützung.“ Das System generiert aus dem IDoc-Datensatz ein virtuelles Dokument, das genauso aussieht wie eine normale, als PDF eingegangene Auftragsbestätigung. „Das virtuelle Dokument kann jeder Mitarbeiter wunderbar erkennen, Positionsnummern, Preise und Mengen ablesen und Inhalte überprüfen. Damit ist die Fehlernachbearbeitung komfortabler und der Prozess auch im Fehlerfall schneller geworden,“ sagt Robert Scheuchenpflug.