Mehr Schnelligkeit und Transparenz im Rechnungswesen

Die Zumtobel Group, international führender Anbieter ganzheitlicher Lichtlösungen, treibt die Digitalisierung sämtlicher Geschäftsprozesse voran. Darunter auch die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Seit mehr als sieben Jahren ist die Software tangro hierfür im Einsatz und sorgt für mehr Schnelligkeit und Transparenz im Rechnungswesen. Und das nicht nur am Stammsitz im österreichischen Dornbirn, sondern in 19 Ländern weltweit.

Über 200.000 Rechnungen verarbeitet Zumtobel im Jahr mit tangro. Über 200.000 Rechnungen verarbeitet Zumtobel im Jahr mit tangro. Ein Großteil der Belege kommt als PDF über eine zentrale E-Mail-Adresse oder als Papierbeleg per Post an. tangro erkennt die Inhalte automatisch, interpretiert die Werte direkt in SAP und gleicht diese mit den Bestelldaten ab. Einige Rechnungen gehen auch per EDI ein. Diese Belege verarbeitet tangro vollautomatisch ganz ohne Eingriff eines Mitarbeiters. Die Rechnungsverarbeitung ist damit wesentlich schneller und effizienter geworden. Oliver Fiedler, Business Process Excellence Corporate Accounting bei Zumtobel:

„Die allermeisten Rechnungen sind in zwei Tagen oder sogar noch schneller gebucht. Früher hat allein der interne Postlauf so lange gedauert.“

Ein wichtiger Faktor für die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit: In den Freigabe-Workflow werden bei tangro auch Mitarbeiter eingebunden, die sich nicht im SAP-Umfeld bewegen. Fiedler:

„Gerade im Rechnungsworkflow gibt es eine Vielzahl von Kollegen etwa im Vertriebsaußendienst, die nicht mit SAP arbeiten, aber trotzdem einen Beleg freigeben können. Der tangro Business Workflow bietet diese Option.“

Ein weiterer Faktor: Der direkte Zugriff auf SAP-Stamm- und Bewegungsdaten. Dadurch geht die Nachbearbeitung der erkannten Beleginhalte schnell, weil die Sachbearbeiter auf alle relevanten SAP-Daten direkt zugreifen können, ohne Arbeitsplatzwechsel oder Schnittstellenprobleme. Und auch das Buchen der Belege erledigen die Mitarbeiter direkt aus tangro heraus. Oliver Fiedler:

„SAP ist das führende System bei Zumtobel, und alle Lösungen müssen sich nahtlos integrieren. tangro erfüllt diese Anforderung perfekt.“

Zu jedem Zeitpunkt ist klar, wo sich die einzelnen Dokumente im Verarbeitungsprozess gerade befinden. „Diese Transparenz ist für uns enorm wichtig, weil unsere Buchhaltungen in der Regel Rechnungen aus mehreren Standorten bearbeiten“, sagt Oliver Fiedler. „Wir hier in Dornbirn zum Beispiel verarbeiten die eingehenden Rechnungen aller österreichischen Gesellschaften und Unternehmensstandorte...

...Mit tangro haben wir immer einen umfassenden Überblick über alle eingegangenen Belege.“

Weltweit ist tangro bei der Zumtobel Group in 19 verschiedenen Ländern und rund 40 Gesellschaften im Einsatz – von Schweden bis nach Australien. Das Ausrollen der Software ist so unkompliziert, dass ein Zwei-Mann-Team bei Zumtobel diese Aufgabe bewältigt.

Die beiden Mitarbeiter steuern die Beschaffung der für Papierbelege benötigten Scanner, die Einrichtung der erforderlichen E-Mail- Postfächer und erledigen das benötigte Customizing. Ist dann der lokale Buchhalter und eventuell der Einkäufer eingewiesen, kann die automatisierte Verarbeitung schon starten. Und alles läuft per E-Mail und MS Teams, ohne dass das Rollout-Team vor Ort sein muss. Fiedler:

„Das geht wirklich einfach und hat für die einzelnen Gesellschaften sehr gut funktioniert.“

Der nächste Rollout steht schon an und soll in die Arabischen Emirate erfolgen. Auch das wird ebenso problemlos sein, ist sich Fiedler sicher.

„Das ist eine Sache von zwei Wochen, und dann sind die Kollegen dort Live.“

Über die Zumtobel Group

Die Zumtobel Group ist ein internationaler Lichtkonzern und ein führender Anbieter von innovativen Lichtlösungen, Lichtkomponenten und den dazugehörigen Services. Mit ihren Marken acdc, Thorn, Tridonic und Zumtobel bietet die Unternehmensgruppe ihren Kunden in aller Welt ein umfassendes Produkt- und Serviceportfolio. Im Leuchtengeschäft zählt das Unternehmen mit den Marken Thorn und Zumtobel zu den europäischen Marktführern. Mit der Technologiemarke Tridonic nimmt der Konzern in der Herstellung von Hard- und Software für Beleuchtungssysteme eine weltweit führende Rolle ein. Die Unternehmensgruppe ist an der Wiener Börse (ATX Prime) notiert und beschäftigt aktuell rund 6.000 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2019/20 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von 1.131,3 Mio. Euro. Sitz des Konzerns ist Dornbirn, Vorarlberg (Österreich).