Sicherheit auch für Kundenaufträge

Mehr Effizienz und papierlose Prozesse im Kundenservice: Bei UVEX Arbeitsschutz wurde die Auftragserfassung mit tangro-Software automatisiert und eine revisionssichere, elektronische Archivierung sichergestellt. Aufträge sind jetzt nicht nur schnell und zuverlässig gebucht, sondern jederzeit von überall aus einsehbar. Damit konnte das Unternehmen auch die Herausforderungen der jüngsten Zeit erfolgreich meistern.

Bei Uvex Arbeitsschutz gehen etwa 200.000 Aufträge mit rund 750.000 Positionen jährlich ein, mit einem großen Anteil an Belegen mit eher kleinen Werten. Daher war es besonders wichtig, Kundenbestellungen mit höchster Effizienz zu verarbeiten, bei gleichbleibend hoher Erfassungsqualität.

„Mit tangro haben wir unsere Auftragsverarbeitung wesentlich beschleunigt und Fehler weiter reduziert.“

Dies sagt Georg Meixner, Customer Service Manager bei Uvex Arbeitsschutz GmbH. Zwei Eigenschaften der Software tragen besonders zur Effizienzsteigerung bei: Die Einbettung direkt in SAP und eine Oberfläche, die dem SAP-System entspricht. Ein unschlagbarer Vorteil für UVEX ist außerdem die automatische Ablage der Original-Kundenbestellung zum Auftrag. „Das ist für uns ein enormer Benefit, weil wir endlich von unserer Papierablage weggekommen sind und eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung erreicht haben“, sagt Meixner .

„Über die Bezugspunkte ‚Auftragsbestätigungsnummer‘, ‚Lieferscheinnummer‘ oder ‚Rechnungsnummer‘ finden wir die Kundenbestellung garantiert wieder.“

Von jedem Standort aus können Mitarbeiter auf eine Bestellung zugreifen und einsehen. Homeoffice ist damit auch für die Mitarbeiter im Vertrieb problemlos möglich. tangro wird flächendeckend in allen Kundenservice-Einheiten genutzt, die mit SAP R/3 operieren. Dies ist in den drei Ländern der DACH-Region der Fall sowie in Deutschland in Töchterunternehmen von UVEX-Arbeitsschutz. Alle Aufträge, die seitdem per E-Mail, Post, Fax oder sogar per Telex bei UVEX eingehen, werden schnell und effizient erfasst. Die tangro-Software erkennt Debitor sowie Materialien und Positionsdaten automatisch und gleicht diese mit den Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ab. 

„Die Debitorenerkennung in tangro funktioniert sensationell gut. 98 Prozent der Kunden werden korrekt erkannt.“

Für saubere Prozesse sorgt zudem eine automatische Vorsortierung der Belege. Alles, was keine Bestellung ist, wird vorab herausgefiltert. 

Bei der Nachbearbeitung hilfreich ist die All-In-One-Oberfläche, bei der Belegbild und Bearbeitungsmaske nebeneinander angeordnet sind. Auch die Funktionen zur Verbesserung der Erkennung und zum Antrainieren von Beleg-Designs bieten eine wichtige Unterstützung bei der Auftragsverarbeitung. Denn Kundenbestellungen sind oft uneinheitlich gestaltet. Jeder Kunde verwendet eigene Auftragsdokumente, die sich noch dazu permanent verändern. „Bei rund 20.000 Debitoren ist es schon eine Herausforderung, die Vielzahl an verschiedenen Auftragsbelegen zu erkennen“, sagt Georg Meixner.

„Dank der selbstlernenden Funktionen von tangro und der Möglichkeit, dem System weitere Inhalte und Belegdesigns anzutrainieren, optimieren wir die Erkennung aber weiter und werden immer besser.“

Schon jetzt gibt es bei der Auftragserfassung kaum noch Fehler, und die ohnehin niedrige Reklamationsquote ist noch weiter zurückgegangen. Mit der Folge, dass tangro niemand mehr missen will. „Am Anfang standen die Mitarbeiter einer Automatisierungslösung sehr skeptisch gegenüber. Inzwischen ist eine Auftragserfassung ohne tangro-Unterstützung für uns nicht mehr vorstellbar.“

Über Uvex

UVEX produziert und vertreibt Schutz- und Sicherheitsprodukte im Berufs-, Sport- und Freizeitbereich. Sie betreibt 48 Tochterfirmen in 22 Ländern und produziert vorwiegend in Deutschland, wo 70 Prozent der insgesamt 2.630 Mitarbeiter beschäftigt sind. UVEX Arbeitsschutz ist der größte Bereich, der rund 75 Prozent zum Gesamtumsatz beiträgt.