„Dank tangro hat sich die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung verdoppelt“,
schätzt Astrid Engelmann. Als wirtschaftlich selbstständiger Eigenbetrieb der Stadt Gaggenau ist es für die Stadtwerke von entscheidender Bedeutung, effiziente Prozesse zu gewährleisten. Vor zwei Jahren ging man daher die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung an: papierbasierte Abläufe, langwierige Freigaben und unnötige Skontoverluste wollte man nicht mehr hinnehmen. Bei der Suche nach einer geeigneten Software holten sich die Stadtwerke Unterstützung von endica, einem Full-Service-Provider, der auf kommunale Energieversorger spezialisiert ist. Neben der reinen IT-Lieferung übernimmt endica auch die Beratung in Bezug auf Organisation und Prozesse. Die Entscheidung fiel auf die Software-Lösung von tangro IM. tangro-Software zeichnet sich durch einfache Bedienbarkeit, klare Strukturen und ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis aus. Der Produktivstart verlief reibungslos, wie Astrid Engelmann berichtet.
"Alles funktionierte einwandfrei."
Seitdem profitiert der Energieversorger von erheblichen Verbesserungen in der Rechnungsbearbeitung. Zum einen, weil sich der Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung selbst stark reduziert hat. Im tangro Eingangskorb haben die zwei Mitarbeiterinnen im Kreditorenbereich alle zu bearbeitenden Rechnungen sofort im Überblick, schauen die einzelnen Belege an, prüfen sie kurz auf Stimmigkeit und tragen die Kontierung ein. Das geht alles sehr zügig. Anhand der Bestellnummer hat tangro den Beleg bereits automatisch der Bestellung zugeordnet und die Inhalte abgeglichen.
Sobald die Rechnung kontiert ist, geht der Beleg in den elektronischen Workflow zur Freigabe. Auch hier sorgt die tangro-Lösung für erhebliche Erleichterung und Schnelligkeit bei allen Beteiligten: Die zuständigen Freigeber erhalten automatisch einen Bearbeitungshinweis. Ist die Rechnung nach drei Tagen immer noch nicht freigegeben, sendet tangro eine Erinnerung. Bei Abwesenheit geht die Workflow-Aufgaben automatisch an den zuständigen Vertreter. Dank dieser elektronischen, klar strukturierten Vorgehensweise gehen die Freigaben nun in der Regel sehr schnell ein. Astrid Engelmann:
„Die Prüfung ist mit der tangro-Weblösung denkbar einfach.“
Für die Freigabe reicht ein Klick. Dementsprechend hoch ist die Akzeptanz der tangro-Lösung auch bei den Genehmigern, die nicht mit SAP arbeiten und daher in SAP nicht geschult sind. Auch diese Mitarbeiter kommen mit tangro sehr gut zurecht.
Die Klärung von Fragen ist für die Kreditorenbuchhaltung ebenfalls kein Aufwand mehr, denn alle Belege und Informationen zu einer Rechnung sind im System enthalten und sofort verfügbar: Ob es um den Lieferschein oder Zusatzinformationen wie Aufmaße bei Bau-Leistungen geht. Keine Papierstapel mehr auf den Schreibtischen, kein umständliches Suchen in Ordnern. „Wir haben alles im System. Egal ob wir in tangro oder SAP sind – wir rufen nur den Lieferanten oder den Beleg auf und können alle Informationen sofort einsehen.“ Ein rundum gelungenes Automatisierungsprojekt also – und ein klares Fazit von Astrid Engelmann: „Wir würden die Lösung nicht mehr hergeben.“
