Automatisierte Verarbeitung der Aufträge bei SFS

Mit tangro OM verarbeitet die Schweizer SFS Bestellungen in SAP vollkommen verlässlich und papierlos: Kein Ausdrucken mehr, kein manuelles Verteilen und kein umständliches Abheften in Ordnern. Entsprechend der verschiedenen Tätigkeitsbereiche ist die SFS in vier Gesellschaften unterteilt: Die SFS intec, die sich auf die Herstellung von Präzisionsprodukten spezialisiert hat, die SFS unimarket als Händler und Dienstleister im Logistikbereich, die SFS locher für die Baubranche und die SFS services. Letztere erbringt die zentralen Dienstleistungen für die Gruppe – unter anderem auch in punkto IT. Ziel aller Aktivitäten: Prozesse zu optimieren und so das operative Geschäft der drei übrigen Gesellschaften zu unterstützen. Ein wichtiges Augenmerk liegt seit letztem Jahr auf der Verarbeitung eingehender Bestellungen, weil hier das Optimierungspotential besonders groß ist.

„Wir wollten eine Lösung, die einfach zu handhaben und möglichst nah an SAP ist“, erklärt Fredi Schmitter, Leiter CC SFS intec und für das Projekt verantwortlich. „tangro OM ist vollständig in SAP eingebettet – inklusive der Lernfunktion. Damit wird die Handhabung besonders einfach und effektiv. Außerdem bleiben die administrativen Kosten minimal: Bei einer anderen, nicht vollständig in SAP eingebetteten Lösung wären noch zusätzliche Lizenzkosten für die Lern-User angefallen. Das hätte das Ganze natürlich verteuert.“

Bis zu einem Drittel der Dokumente, die bei der SFS intec per Fax eingehen, sind gar keine Bestellungen, sondern beispielsweise Retouren, Auftragsbestätigungen, Mahnungen oder einfach Müll. Deshalb wurde mit dem Neutralen Eingangsbuch ein zentraler Faxeingang als Drehscheibe geschaffen, über die sämtliche Dokumente genau dort landen, wo sie hingehören: Bestellungen im Vertrieb, Auftragsbestätigungen bei den zuständigen Mitarbeitern vom Einkauf – und Werbung gleich im virtuellen Papierkorb. Elektronisch abgelegt wird eine Bestellung erst mit der Weiterleitung an tangro. So ist garantiert, dass im Archiv wie gewünscht ausschließlich Bestellungen ankommen.

tangro und das neutrale Eingangsbuch sorgen für erhebliche Effizienz-Steigerungen in der Belegverarbeitung. Bestellungen werden jetzt wesentlich schneller erfasst, so dass die Vertriebsmitarbeiter bei SFS intec mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben, sprich, für das Controlling und die Kunden. Da eine Bestellung direkt mit den Stammdaten in SAP verknüpft wird, bleibt der ganze Prozess von der Anfrage über die Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zu Lieferschein und Rechnung nachvollziehbar.

Die Mitarbeiter im Vertrieb können daher heute viel schneller weiterhelfen, wenn ein Kunde bestimmte Informationen zu einer Bestellung benötigt. Außerdem ist die Fehlerquote bei der Bestellverarbeitung gesunken. Früher kam es öfter vor, dass ein Material falsch ausgeliefert wurde oder sich der Durchlaufprozess hinausgezögert hat, weil irgendwo ein Beleg verloren gegangen war.

Das passiert heute nicht mehr: Die Verarbeitung der Fax-Bestellungen erfolgt heute mit tangro vollkommen verlässlich und papierlos: Kein Ausdrucken mehr, kein manuelles Verteilen und kein umständliches Abheften in Ordnern. Die Einarbeitung der Mitarbeiter war kein Problem: „tangro ist so einfach zu bedienen, dass eine halbtägige Schulung für die Key User und eine zweistündige Schulung für die übrigen Nutzer genügt.“