Rechnungsverarbeitung erfrischend effizient

Der international tätige Getränkehersteller Refresco setzt auf tangro zur automatisierten Verarbeitung eingehender Rechnungen. „Wir haben uns für diese Lösung entschieden, weil die Validierung direkt in SAP stattfindet“, erklärt Joachim Ringsmeyer, IT-Verantwortlicher bei Refresco. „Zudem bietet tangro eine Workflow-Lösung an, mit deren Hilfe Genehmigungs- und Freigabeprozesse innerhalb von SAP automatisiert werden.“ Wichtig war es Joachim Ringstmeyer außerdem, eine Lösung zu erhalten, die sich nach dem Motto „Plug&Play“ besonders schnell und problemlos implementieren lässt – auch, um später das Roll-Out in den anderen Niederlassungen zu erleichtern.

Innerhalb von nur dreieinhalb Monaten, zwischen September und Dezember 2009 wurde tangro in Deutschland eingeführt – und zwar komplett an allen vier Standorten gleichzeitig. Implementiert wurde dabei eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die Bedürfnisse des Getränkeherstellers zugeschnitten ist. Für den Scan-Prozess etwa wurde die Lösung so eingerichtet, dass man die bei Refresco bereits vorhandenen Multifunktionsgeräte von Konica Minolta und in den Niederlanden von Rank Xerox nutzen konnte. Außerdem findet die Bildoptimierung nicht, wie sonst üblich, während des Scannens selbst statt, sondern nachgelagert auf dem Server. So wird beim Scan-Vorgang ein besonders hoher Durchsatz von bis zu 80 Seiten pro Minute erreicht.

Weil tangro in SAP integriert ist, können die Daten direkt innerhalb von SAP ohne Medienbruch weiter bearbeitet werden. Das macht tangro besonders einfach handhabbar – sowohl für die Sachbearbeiter als auch für die IT-Betreuer: „Die Integration von tangro in SAP ist für uns auch deshalb so wichtig, weil die Mitarbeiter dadurch ausnahmslos mit einer Lösung – eben SAP – arbeiten können und so Schulungs- und Einarbeitungsaufwand entfällt. Außerdem gibt es keine unnötigen Schnittstellen und damit keinen zusätzlichen Pflegeaufwand“, so Ringstmeyer.

Die Gesamtkosten des Purchase-to-Pay-Prozesses konnten erheblich reduziert werden. Noch größere Effizienzpotentiale konnte Refresco zudem durch die Einführung der Workflow-Lösung von tangro in SAP erschließen, mit deren Hilfe sich Freigabe- und Genehmigungsprozesse automatisieren lassen. Knapp 100 Mitarbeiter sind bei Refresco in diesen tangro/SAP-Workflow eingebunden und werden in die Freigabe von Rechnungen involviert. Dabei bildet die tangro-Workflow-Lösung die unterschiedlichsten Szenarien korrekt ab:

Je nach Rechnungsbetrag sowie in Abhängigkeit davon, ob zu einer eingegangenen Rechnung bereits eine Bestellung vorliegt oder nicht, wird das entsprechende Dokument automatisch an den richtigen Kostenstellenverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Alle Vorgänge sind dabei vollkommen transparent und jederzeit nachvollziehbar, so dass keine umständlichen und zeitaufwändigen Nachforschungen mehr notwendig sind. Außerdem lassen sich jetzt besonders schnell Erinnerungen verschicken. Um zu sehen, was noch offen ist, brauchen die Sachbearbeiter das Rechnungseingangsbuch in tangro nur noch zu filtern, und können dann daraus direkt eine Erinnerung an den Kostenstellenverantwortlichen versenden. Ist ein Mitarbeiter abwesend, wird die entsprechende Nachricht automatisch weitergeroutet. Auf diese Weise wird eine Rechnung heute wesentlich schneller abgezeichnet als früher, was sich positiv auf die Skonto-Nutzung auswirkt.