Auftragsverarbeitung komplett automatisiert

„tangro ist eine Erleichterung im Tagesgeschäft“, sagt Sabrina Zarges vom Unternehmen Georg Menshen.

„Wir haben die Auftragsverarbeitung komplett automatisiert, die Datenqualität verbessert, und immer einen zentralen Überblick über alle eingehenden Bestellungen. Unterm Strich steht unseren Mitarbeitern jetzt mehr Zeit für Kunden-Anfragen zur Verfügung.“

Als Hersteller von Verschlüssen und Verpackungssystemen für unterschiedlichste Branchen strebt G. Menshen danach, Innovationen und Nachhaltigkeit voranzutreiben. Das wird in der Produktentwicklung gelebt, wo jüngst ein Verschluss mit Rezyklatanteil als ‚Patent des Monats‘ ausgezeichnet wurde. Und bei den internen Prozessen, wo Digitalisierung im Fokus steht. Im Vertrieb wurde die Auftragsverarbeitung mit Software von tangro automatisiert und damit schneller, präziser und papierlos gestaltet. Sabrina Zarges, die als Teamleiterin Customer Support für das Projekt mit verantwortlich war, sagt dazu:

„Wir müssen nichts mehr abtippen. Alle Aufträge werden verlässlich erfasst. Unsere Mitarbeiter werfen nur noch einen letzten kontrollierenden Blick auf die Bestellung und legen den Auftrag dann per Mausklick in SAP an.“

Georg Menshen stellt sowohl Standard-Verschlüsse her, als auch speziell für bestimmte Kunden konzipierte Verschlusssysteme. Kundenbestellungen basieren auf kundeneigenen Materialnummern, die als führender Kennwert mit den entsprechenden Mengen, Referenz- und Materialnummern in SAP gekoppelt sind. Vor der Automatisierung wurden sämtliche Bestellinformationen manuell abgetippt, der richtige Besteller in SAP gesucht, die Inhalte mit den SAP-Daten abgeglichen, und schließlich der Beleg in Papierform archiviert.

Mit tangro ist dieser Vorgang jetzt digital. Die Software erfasst alle relevanten Inhalte wie Auftraggeber, Warenempfänger sowie Kundenmaterialnummern, Mengen und Preise und gleicht die erkannten Werte mit den vorhandenen SAP-Daten ab. So fällt manuelle Arbeit weg und Erfassungsfehler, die beim manuellen Abtippen passieren können, sind weitestgehend ausgeschlossen. Direkt beim Erfassen der Kundenaufträge werden die Belege zudem elektronisch archiviert, so dass die Ablage in Aktenordnern entfällt. Gleichzeitig ist die Recherche vereinfacht, sagt Sabrina Zarges:

„Das Schöne ist, dass alle Aufträge auch im Nachhinein noch in tangro aufgerufen werden können, wenn Fragen auftauchen.“

Alle eingegangenen Bestellungen werden im tangro-Auftragseingangsbuch aufgelistet. Eine farblich gekennzeichnete Ampel zeigt den Mitarbeitern auf einen Blick, welche Bestellungen vollständig erkannt wurden und wo noch Nacharbeiten nötig sind. Bei etwa 80 Prozent der Aufträge ist die Ampel grün, als Zeichen dafür, dass tangro alle Inhalte vollständig und korrekt erkannt hat. Bei den allermeisten Aufträgen ist damit keinerlei weitere Bearbeitung mehr notwendig. Die Mitarbeiter legen den Auftrag einfach per Mausklick in SAP an. Dementsprechend zufrieden ist Sabrina Zarges mit der Erkennungsrate.

„Auftraggeber und Warenempfänger werden sehr gut erkannt. Auch die Erkennung der Materialzeilen wird immer besser.“

Nur bei rund 20 Prozent der Bestellungen ist noch Nacharbeit notwendig, etwa, weil Frachtkostenpositionen oder Zertifikatskostenpositionen hinzukommen. Aber auch hier bietet tangro effektive Unterstützung, z.B. durch interne Hinweistexte, die je nach Kunde auf die notwendigen Nacharbeiten hinweisen. Und durch die Möglichkeit, Inhalte aus dem Bestell-PDF einfach per Drag&Drop in die Bearbeitungsmaske zu übernehmen.

Aufträge gehen bislang vor allem per E-Mail ein, einige auch per Fax. Langfristiges Ziel ist aber die vollautomatische Verarbeitung von Aufträgen per EDI. Für die Wahl der Software war daher ausschlaggebend, dass tangro eine automatisierte Verarbeitung von E-Mail- und Fax-Bestellungen unterstützt, aber auch EDI-Aufträge verarbeiten kann. Die S/4HANA-Fähigkeit von tangro spielte bei der Systemauswahl eine weitere entscheidende Rolle.

Ein weiterer Pluspunkt für tangro: Die Lösung bildet nicht nur alle Standards der Auftragsverarbeitung ab, sondern auch die speziellen Anforderungen der Verpackungsindustrie. Dabei ist die Software so flexibel konzipiert, dass sich auch neue gesetzliche Anforderungen problemlos umsetzen lassen. So prüft tangro nun z.B., ob auf einer Bestellung die Umsatz-Steuer-ID-Nummer des Auftraggebers vorhanden ist und verifiziert, ob diese Nummer mit den im SAP-ERP-System hinterlegten Kundenstammdaten übereinstimmt. Damit ist gewährleistet, dass Aufträge, deren Warentransport ins Ausland der Auftragnehmer selbst übernimmt, steuerlich korrekt behandelt werden.

„Die Mitarbeiter bei tangro haben uns hier perfekt unterstützt",

ist Sabrina Zarges begeistert. Die positiven Erfahrungen aus dem Einführungsprojekt, das innerhalb von nur drei Monaten vollendet war, haben sich für sie damit noch einmal bestätigt.