Rechnungsverarbeitung in SAP digitalisiert
Die Unternehmen Gustav Magenwirth GmbH & Co. KG (MAGURA) und Magura Bosch Parts & Services (MBPS), beides Unternehmen der MAGENWIRTH Technologies Gruppe, haben ihre Prozesse für die Rechnungsverarbeitung in SAP digitalisiert und damit mehr Effizienz in der Finanzbuchhaltung erreicht. Im Einsatz ist hierfür die Automatisierungslösung von tangro. Die Software erkennt eingehende Rechnungen automatisch und übernimmt relevante Inhalte direkt in SAP. Wenn alles stimmt, kann sofort gebucht werden. Wenn es Klärungsbedarf gibt, gehen die Belege in einen elektronischen, ebenfalls automatisierten Workflow.
Rund 20.000 Eingangsbelege im Jahr fallen bei den beiden deutschsprachigen Gesellschaften an, bei denen SAP im Einsatz ist. Vor der Automatisierung gingen diese Belege per Post ein und wurden in aufwändigen Einzelschritten manuell verarbeitet: Barcode aufkleben, bei Klärungsbedarf die Rechnung eintüten und in Umlauf schicken, nach der Freigabe Inhalte abtippen und zur Archivierung alle Papiere vereinzeln, scannen und am Ende dokumentengerecht entsorgen. Ein enormer Aufwand, der heute komplett entfällt. Rolf Pascher, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Magura:
„Mit tangro ist der Prozess jetzt fast vollständig digital. Von vorher acht Schritten in der Rechnungsverarbeitung sind mit tangro fünf weggefallen beziehungsweise sehr stark erleichtert.“
Die Automatisierung ist auch deshalb so gut gelungen, weil Magura die internen Prozesse ebenfalls überdacht und optimiert hat. So gibt es jetzt zwei zentrale Mail-Adressen, an die die Lieferanten ihre Rechnungen per PDF schicken. Bis auf ganz wenige Ausnahmen liegen Rechnungen damit bereits als elektronischer Beleg vor, dessen Inhalte tangro direkt abgreifen kann. Die Software erkennt alle wichtigen Rechnungsinhalte wie Lieferant, Menge und Preis automatisch und befüllt die entsprechenden Felder im Vorerfassungsbeleg.
Bei notwendigen Freigaben oder Fragen wickelt der tangro-Workflow den Klärungsprozess elektronisch ab. Ist die Freigabe da, genügt wiederum ein Mausklick, und der Beleg ist in SAP verbucht. Das geht dank der Digitalisierung jetzt von jedem Standort aus – auch zuhause im Homeoffice. Ein Riesenvorteil gerade in Pandemie-Zeiten. Rolf Pascher:
„tangro hat uns gerettet. Wir hätten nicht gewusst, wie wir die Corona-Zeit ohne tangro hätten meistern sollen. Von den Mitarbeitern in der Buchhaltung gab es ein großes Lob, weil sie jetzt von zuhause arbeiten können.“
Die Automatisierung hat die Rechnungsverarbeitung bei Magura wesentlich vorangetrieben. Dazu Rolf Pascher:
„Wir sind jetzt viel schneller in der Rechnungserfassung. Um 20 – 30 Prozent hat sich der Durchlauf beschleunigt.“
Für bestimmte Lieferanten wurde in Abhängigkeit von Bestellart und Bestellwert bereits eine Dunkelverbuchung eingerichtet, so dass hier ohne jede Zeitverzögerung sofort gebucht werden kann.
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BrancheZubehör, Service und Komponentenentwicklung für Zweiräder aller Art
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HauptsitzBad Urach (D)
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ThemaEingehende Rechnungen
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Belegvolumen20.000 Rechnungen/Jahr