Retter in Pandemie-Zeiten

Die Unternehmen Gustav Magenwirth GmbH & Co. KG (MAGURA) und Magura Bosch Parts & Services (MBPS), beides Unternehmen der MAGENWIRTH Technologies Gruppe, haben ihre Prozesse für die Rechnungsverarbeitung in SAP digitalisiert und damit mehr Effizienz in der Finanzbuchhaltung erreicht. Im Einsatz ist hierfür die Automatisierungslösung von tangro. Die Software erkennt eingehende Rechnungen automatisch und übernimmt relevante Inhalte direkt in SAP. Wenn alles stimmt, kann sofort gebucht werden. Wenn es Klärungsbedarf gibt, gehen die Belege in einen elektronischen, ebenfalls automatisierten Workflow.

Rund 20.000 Eingangsbelege im Jahr fallen bei den beiden deutschsprachigen Gesellschaften an, bei denen SAP im Einsatz ist. Vor der Automatisierung gingen diese Belege per Post ein und wurden in aufwändigen Einzelschritten manuell verarbeitet: Barcode aufkleben, bei Klärungsbedarf die Rechnung eintüten und in Umlauf schicken, nach der Freigabe Inhalte abtippen und zur Archivierung alle Papiere vereinzeln, scannen und am Ende dokumentengerecht entsorgen. Ein enormer Aufwand, der heute komplett entfällt. Rolf Pascher, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Magura:

„Mit tangro ist der Prozess jetzt fast vollständig digital. Von vorher acht Schritten in der Rechnungsverarbeitung sind mit tangro fünf weggefallen beziehungsweise sehr stark erleichtert.“

Die Automatisierung ist auch deshalb so gut gelungen, weil Magura die internen Prozesse ebenfalls überdacht und optimiert hat. So gibt es jetzt zwei zentrale Mail-Adressen, an die die Lieferanten ihre Rechnungen per PDF schicken. Bis auf ganz wenige Ausnahmen liegen Rechnungen damit bereits als elektronischer Beleg vor, dessen Inhalte tangro direkt abgreifen kann. Die Software erkennt alle wichtigen Rechnungsinhalte wie Lieferant, Menge und Preis automatisch und befüllt die entsprechenden Felder im Vorerfassungsbeleg.

Bei notwendigen Freigaben oder Fragen wickelt der tangro-Workflow den Klärungsprozess elektronisch ab. Ist die Freigabe da, genügt wiederum ein Mausklick, und der Beleg ist in SAP verbucht. Das geht dank der Digitalisierung jetzt von jedem Standort aus – auch zuhause im Homeoffice. Ein Riesenvorteil gerade in Pandemie-Zeiten. Rolf Pascher:

„tangro hat uns gerettet. Wir hätten nicht gewusst, wie wir die Corona-Zeit ohne tangro hätten meistern sollen. Von den Mitarbeitern in der Buchhaltung gab es ein großes Lob, weil sie jetzt von zuhause arbeiten können.“

Die Automatisierung hat die Rechnungsverarbeitung bei Magura wesentlich vorangetrieben. Dazu Rolf Pascher:

„Wir sind jetzt viel schneller in der Rechnungserfassung. Um 20 – 30 Prozent hat sich der Durchlauf beschleunigt.“

Für bestimmte Lieferanten wurde in Abhängigkeit von Bestellart und Bestellwert bereits eine Dunkelverbuchung eingerichtet, so dass hier ohne jede Zeitverzögerung sofort gebucht werden kann.

Bedingung für eine solche Vollautomatisierung ist ein Abgleich mit der Bestellung. In Fällen, in welchen nicht mit Bestellanforderungen gearbeitet werden kann, konnte der Ablauf durch tangro wesentlich beschleunigt werden. Rolf Pascher:

„Mit dem elektronischen Workflow in tangro schießen wir auch Rechnungen ohne Bestellbezug super durch.“

So kann in tangro schon die Kontierung erledigt werden, weil Sachkonto und Kostenstelle bereits als Standard für den entsprechenden Lieferanten vorgegeben sind. Auch Währung und Steuerkennzeichen sind Default-Werte und müssen nicht jedes Mal neu eingetragen werden. Und bei Bedarf kann jederzeit sofort verifiziert werden, ob alles richtig ist:

„Das ist das Schöne in tangro: man kann in Echtzeit in den SAP-Standard abspringen und auf die Stamm- und Bewegungsdaten zugreifen.“

Möglich ist dieser Direktzugriff, weil tangro in SAP eingebettet ist. Ein Leistungsmerkmal der Software, das im Auswahlprozess eine entscheidende Rolle spielte. Ebenfalls wichtig war die ausgereifte Funktionalität von tangro, die genau das bot, was man sich für die Automatisierung der FiBu-Prozesse vorgestellt hatte. Ein weiterer Pluspunkt war der mobile Workflow und damit die Möglichkeit, Mitarbeiter, die nicht mit SAP arbeiten, in Freigabeprozesse einzubinden. Und nicht zuletzt gaben auch die günstigen Kosten für Berateraufwand, Lizenzen und Wartung den Ausschlag, so Rolf Pascher:

„tangro war die Firma, die im Angebot am wenigsten Beratertage veranschlagt hat. Und das hat dann auch so gestimmt. Wir haben nach Projektabschluss sogar noch einen halben Beratertag gut.“

Bestätigung gibt es hier auch von IT-Seite: „Die Implementierung war wirklich unkompliziert“, sagt Marinela Lopes, die als SAP-Systemadministratorin für das Projekt zuständig war. Mit der Entscheidung für tangro ist Rolf Pascher mehr als zufrieden. „Ich könnte mir nicht mehr vorstellen, ohne tangro zu arbeiten.“ Ein wichtiger Benefit ist für den Leiter der Buchhaltung der stets aktuelle Überblick über alle eingegangenen Rechnungen.

„Mit tangro kann ich die Prozesse in der Finanzbuchhaltung viel besser überwachen. Früher hatten wir hier ein aufwendiges Kontrollsystem. Jetzt sehe ich auf einen Blick, welche Rechnungen eingegangen sind und bearbeitet werden müssen.“

Wichtig ist für Rolf Pascher außerdem, dass man mit tangro für zukünftige Herausforderungen gerüstet ist. Das zeigt sich schon jetzt, wo das Rechnungsvolumen durch Expansionen stark gestiegen ist. Diese Mehrarbeit kann das bestehende Team in der Buchhaltung mit tangro gut bewältigen. Auch beim Thema EDI kann tangro künftig unterstützen. Und schließlich bietet tangro beim Thema S/4HANA Sicherheit.

„Wir wissen, dass sich beim Wechsel zu S/4HANA in der Buchung über tangro nichts ändert. Die Migration wird vermutlich problemlos sein.“

Über den Kunden

Über Gustav Magenwirth GmbH & Co. KG:

Seit mehr als 125 Jahren steht MAGURA mit der Kompetenz in Hydraulik und Mechanik sowie dem Kunststofftechnik Know‐how für technische Innovationen mit höchster Sicherheit und beispielhafter Qualität. Rund 550 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Europa, Asien und den USA entwickeln, produzieren und vermarkten tagtäglich High‐Tech‐Komponenten für Zweiräder jeder Art – Fahrrad, Mountainbike, eBike und Motorrad – die eine enorme Langlebigkeit, höchste Sicherheitsstandards und jede Menge Fahrfreude garantieren.

Über Magura Bosch Parts & Services:

Zusätzlich zur Entwicklung und Fertigung vertreibt MAGURA im Joint Venture mit Bosch eBike Systems als europaweite Handels-, Logistik- und Serviceorganisation die High-Tech Komponenten der Premiummarken MAGURA und Bosch eBike, sowie weitere Markenprodukte aus der Fahrrad- und Motorradbranche. Zudem bietet das Joint Venture mit seinen mehr als 120 Mitarbeitern an vier Standorten in der EU den Komplettservice für die Produkte der beiden Mutterunternehmen MAGURA und Bosch eBike Systems an. Mit seinem europaweiten Distributionsnetzwerk und einem Marktzugang zu knapp 30.000 Fahrradfachhändlern zusammen mit breit aufgestellten Vertriebs-, Marketing- und Service-Teams stellt die MAGURA Bosch Parts & Services einen professionellen Markenauftritt und die Distribution über den europäischen Zweirad-Fachhandel der Produkte sicher.

Über MAGENWIRTH Technologies Gruppe GmbH

Die Holding MAGENWIRTH Technologies GmbH ist das verbindende Element in der Gruppe. Sie ist der Networker zwischen Technologien, Partnern und Ideengebern. Die Holding unterstützt die Unternehmen in ihrer Entwicklung. Das Management initiiert dynamische und innovativ-übergreifende Entwicklungsprozesse, verbindet Technologien und macht Synergien nutzbar.