Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Rechnungsverarbeitung

Ob in Flughäfen, Heizkraftwerken oder sonstigen Industrieanlagen – für sicheres An und Aus sorgen Schaltgeräte des weltweit tätigen Konzerns Kraus & Naimer. Seit rund einem Jahr erfolgt die Rechnungsverarbeitung bei Kraus & Naimer automatisiert und SAP-embedded mit der Software tangro. Das System sorgt für mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen und fungiert damit als Prozessbeschleuniger. „Mit tangro machen wir jetzt Buchhaltung 4.0“, sagt Johann Schübl, Projektleiter SAP bei Kraus & Naimer.

Vor der Entscheidung für tangro als Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung hatte Johann Schübl kurz ein weniger SAP-affines Produkt ins Auge gefasst – ein Umweg im Auswahlprozess, durch den der SAP-Fachmann jetzt umso genauer weiß, was für eine effiziente Rechnungsverarbeitung wirklich wichtig ist: Die vollständige Einbettung in SAP.

Weiterhin ausschlaggebend: „Das System unterstützt alle relevanten SAP-Standards bereits von Haus aus. Ob ungeplante Bezugsnebenkosten, buchungskreisübergreifende Buchungen oder Anzahlungsrechnungen mit Vorsteuerbuchung: Bei tangro sind diese SAP-Standards einfach da.“ Und nicht zuletzt biete das System eine „ultraschnelle“ Implementierung. Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Going Live habe es nur zwei Wochen gedauert, die Implementierung selbst erfolgte an einem einzigen Tag. „Wir sind mit tangro sehr zufrieden. Auch in preislicher Hinsicht hat sich die Software als die richtige Wahl erwiesen“, ergänzt Magister Harald Zeller, Prokurist und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei Kraus & Naimer.

Rund 30.000 Rechnungen gehen bei Kraus & Naimer jährlich ein. 60 bis 70 Prozent dieser Dokumente sind dank der Automatisierung mittlerweile ohne Nachbearbeitung durch die Buchhaltung direkt buchbar. Dieser Prozentsatz gilt selbst bei Gesellschaften, bei denen SAP MM nicht im Einsatz ist und somit Rechnungen ohne Bestellbezug vorliegen. Ausschlaggebend für diese enorme Effizienzsteigerung ist die Möglichkeit, für jeden Lieferanten Kontierungsobjekte zu hinterlegen, die dann automatisch gezogen werden. Auch wenn keine Bestellung in SAP angelegt wurde, erkennt das System dadurch diese buchungsrelevanten Daten sofort.

„Nur noch einen Knopfdruck und die Rechnung ist innerhalb von Sekunden gebucht“, sagt Johann Schübl. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug, bei Differenzen zur Bestellung oder wenn eine Freigabe erforderlich ist, kommt der tangro Business Workflow zum Tragen. Dafür leitet der Buchhalter den Beleg einfach per Knopfdruck aus tangro an den verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Dieser kann dann fehlende Informationen ergänzen, Sachverhalte kommentieren oder den Beleg per Mausklick freigeben. Letzteres ist auch für Non-SAP-User überall von unterwegs per Smartphone bzw. Tablet möglich – eine Option, die sich besonders für Mitarbeiter auf Management-Ebene bewährt hat.