Papierlose Prozesse bei Hager: Aufträge, Rechnungen und Zahlungsavise

Mit der Inbound-Suite des Softwareherstellers tangro werden bei der Hager Group, dem deutsch/französischen Hersteller für elektrotechnische Installationslösungen, weit über 100.000 Aufträge und Rechnungen jährlich automatisiert erfasst. Gleiches gilt für die mehr als 10.000 Zahlungsavise, die bei Hager im Jahr zu verarbeiten sind.

In einem ausführlichen Auswahlprozess ging tangro als Sieger hervor. Einerseits, weil das Softwarehaus nicht nur in der Rechnungseingangsverarbeitung überzeugen konnte, sondern – im Gegensatz zu den Mitbewerbern – auch mit der Auftragseingangsverarbeitung und der Verarbeitung von Zahlungsavisen. Vor allem aber, weil die tangro-Lösung vollständig in SAP eingebettet ist: „Von allen Systemen auf dem Markt ist tangro die Lösung mit der engsten und besten Integration in SAP“, resümiert Willi-Gerd Schmitz, IT Manager bei der Hager Group. „Dieser Punkt war für uns ausschlaggebend, weil wir damit unseren kompletten Geschäftsprozess direkt in SAP abbilden. Damit ist die Pflege der Lösung wesentlich einfacher möglich.“

tangro OM bringt den Mitarbeitern eine enorme Zeitersparnis bei der Verarbeitung der Bestellungen, weil Inhalte wie Materialnummer oder Adresse nun nicht mehr per Hand abgetippt werden müssen, sondern automatisiert erkannt und in das SAP-System übernommen werden. Als noch größerer Vorteil hat sich aber die verbesserte Qualität der Datenerfassung erwiesen. Früher wurde schnell mal beim Abtippen eine Materialnummer übersehen, was dann zu fehlerhaften Lieferungen und Reklamationen führte. Das kommt heute wesentlich seltener vor. Und weil die Dokumente nun elektronisch vorliegen, wird auch der Workflow vereinfacht. Heute werden Dokumente elektronisch weitergereicht, so dass nichts mehr abhanden kommt. 

„tangro OM erkennt mehr als 90 Prozent der Aufträge automatisch, wenn die Qualität des eingehenden Auftragsfaxes gut und der Inhalt korrekt ist. Das ist eine wesentlich höhere Erkennungsrate, als ich erwartet hatte“, sagt Willi-Gerd Schmitz. Dazu ergänzt Hartmut Kling, Leiter der Abteilung Kundenservice-Center: „Mit tangro OM ist die Reklamationsquote um die Hälfte zurückgegangen.“

Die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung wurde bei Hager als letztes eingeführt, und zwar erst in Frankreich, wo es bislang noch keinerlei Automatisierung gab, und danach am deutschen Standort. Hier in Blieskastel werden jetzt am Tag 300 bis 400 Rechnungen automatisiert verarbeitet – mit Scannen der Belege, Vorerfassen in tangro und Versenden der Dokumente zur Genehmigung. Sandra Bauer, Leiterin der Buchhaltung, zu den Vorteilen dieses komplett papierlosen Umlaufs: „Durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnung sind wir wesentlich schneller geworden und vermeiden Fehler. Was für uns aber ebenso zählt, ist die Tatsache, dass nun der gesamte Genehmigungs- und Freigabeprozess im System abgebildet ist.“