Automatisierte Verarbeitung von Zahlungsavisen

Um die Verarbeitung der Zahlungsavise im SAP-System zu beschleunigen, setzt Hager, führender Anbieter von Elektro-Installationssystemen, auf tangro zur automatisierten Dokumentenverarbeitung in SAP: Die Lösung tangro PA-IS (Payment Advice Note - Industrial Solution) ist in SAP integriert, die automatische Datenerkennung findet daher direkt innerhalb des SAP-Systems statt.

Monatlich gehen bei Hager in der Debitorenbuchhaltung ca. 150 papierbasierte Zahlungsavise ein, die oft tausende Einzelpositionen umfassen. Mit tangro PA-IS spart Hager aufgrund effizienterer Arbeitsprozesse sowie reduzierter Durchlaufzeiten über 50% der Bearbeitungszeit, reduziert die Fehleranfälligkeit und erreicht eine zeitnahe Liquiditätsplanung. Die tangro-Lösung erkennt die auf dem gescannten Dokument aufgeführten Positionen, gleicht diese mit offenen Posten der Debitoren in SAP ab und stellt die erkannten Positionen in eine Erfassungsmaske in SAP ein. Für die Mitarbeiter entfällt zeitaufwändiges Abtippen und Prüfen der Daten.

tangro PA-IS legt die Zahlungsavise in SAP an und ordnet jedes Avis dem Kunden und dessen offenen Posten zu. Dabei überprüft das SAP-Add-on die Daten der Zahlungsavise wie Rechnungsnummer, Betrag, Rabatt sowie den Zahlbetrag. Findet die Anwendung Differenzen oder nicht erlaubte Abzüge, werden diese dem Sachbearbeiter übersichtlich in einer grafischen Ampelsteuerung signalisiert. Er kann diese Positionen dann problemlos nachbearbeiten. Nach der Verarbeitung mit tangro PA-IS sind die gescannten Dokumente automatisch im elektronischen Archiv gespeichert und können bei Rückfragen direkt im SAP-FI-Modul aufgerufen werden.

Die Oberfläche der tangro-Lösung entspricht der gewohnten SAP-Umgebung und stellt dementsprechend auch die Dokumente in einer zentralen Maske übersichtlich dar, ohne Modifikationen zu benötigen. Derzeit verarbeitet die Debitorenbuchhaltung bei Hager mehr als 95% der per Post eingehenden Zahlungsavise automatisiert mit tangro PA-IS.

„Um unsere Zahlungsavise unterstützt durch OCR zu verarbeiten, haben wir uns für tangro PA-IS entschieden. Denn dies ist die einzig marktgängige Lösung mit OCR-Funktion, die komplett in SAP integriert ist. Sie ist für die Benutzer einfach zu bedienen und für die IT einfach zu betreuen. Benötigten die Mitarbeiter unserer Debitorenbuchhaltung für die Bearbeitung umfassender Zahlungsavise mit 40 DIN-A4-Seiten zuvor mehrere Stunden, sind es dank tangro PA-IS nur noch 10 bis 20 Minuten“, erläutert Willi-Gerd Schmitz, Projektleiter in der Corporate IT der Hager Gruppe.

„Mit dem Projekt konnten wir unsere definierten Optimierungsziele schnell erreichen und unseren Mitarbeitern enorme Entlastungen und Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten bieten. Im Rahmen unseres Rollouts wurde die Lösung auch schon erfolgreich in Frankreich eingeführt, weitere Länder sind geplant. Zudem bietet tangro weitere Add-ons, mit denen wir unseren Dokumenteneingang auch für andere Dokumententypen automatisieren.“