EWE: Effizienzsteigerung bei der Rechnungsprüfung

Nach einer extrem kurzen Implementierungsphase von wenigen Wochen gewährleistet tangro IM beim österreichischen Designküchen-Hersteller EWE eine automatisierte Rechnungsprüfung. Da die tangro-Lösung SAP-embedded ist, können EWE-Mitarbeiter jederzeit direkt auf Stammdaten in SAP zugreifen, so dass die Verarbeitung von Rechnungen besonders schnell und effizient erfolgt. Sämtliche Abläufe sind dabei speziell auf die Bedürfnisse der EWE zugeschnitten.

Am EWE-Hauptstandort in Wels gehen pro Jahr rund 60.000 papierbasierte Rechnungen ein. Mittlerweile erfolgt die Rechnungseingangsverarbeitung automatisiert mit tangro IM. „tangro IM funktioniert genau so reibungslos, wie wir das erhofft haben“, sagt Dieter Denk, Leitung Buchhaltung bei EWE. Entschieden hat man sich bei EWE für die Lösung des Heidelberger Softwarehauses tangro, weil die Oberflächengestaltung exakt dem SAP-GUI entspricht und damit die Handhabung besonders einfach ist. Außerdem ist tangro SAP-embedded, also „nicht aufgesetzt, sondern wirklich im SAP-System drinnen“, wie der Leiter Buchhaltung Dieter Denk formuliert. Dadurch greift das System zur Rechnungsprüfung direkt auf die Kreditoren-Stammdaten und die Daten der Materialwirtschaft in SAP zu – ganz ohne Schnittstellen.

Die Freigabe- und Genehmigungsprozesse wurden ebenfalls automatisiert und dabei genau auf die Bedürfnisse der EWE zugeschnitten. „Die Workflow-Gestaltung ist für mich ein absolutes Highlight. Auch wenn man nicht täglich mit SAP arbeitet, kommt man problemlos mit dem System zurecht. Es ist absolut benutzerfreundlich und man kann von jedem Ort aus und mit jedem Gerät nachschauen, ob eine Rechnung zur Freigabe ansteht“, sagt Magister Herrmann Gischka, Prokurist und Leitung Finanz-/Rechnungswesen bei EWE.

Beim Materialwirtschaftsworkflow erfolgt die Rechnungsprüfung mit tangro anhand der vorhandenen Bestelldaten automatisch, wenn alle Inhalte einer Rechnung richtig erkannt wurden. Dann geben die zuständigen Mitarbeiter nur noch ihr Ok und alles ist erledigt. „Wir sind bei der Rechnungsprüfung wesentlich effektiver geworden“, sagt Magister Herrmann Gischka.

Die Rechnungsprüfung mit tangro hat EWE enorme organisatorische und finanzielle Vorteile gebracht. Freigabe- und Genehmigungsvorgänge laufen jetzt wesentlich schneller ab, so dass man bei EWE nun verlässlich Skonto ziehen kann. Zudem sind durch das Rechnungseingangsbuch in tangro IM alle eingehenden Rechnungen an zentraler Stelle erfasst. „Wir wissen jetzt jederzeit, was für Rechnungen wir im Haus haben, und in welchem Status sie sich befinden“, erklärt Dieter Denk. „Außerdem können wir mit Hilfe des Workflow-Protokolls zu hundert Prozent nachvollziehen, wer was mit einer Rechnung gemacht hat, wer eine Rechnung wann genehmigt und welche Kontierung er angegeben hat.“