Digitalisierung einfach gemacht

Für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Aufträgen setzt das Unternehmen edding auf Software von tangro.  „Wir haben Digitalisierung einfach gemacht“, sagt Marina Riemann, die als Leiterin Business Application für das Automatisierungsprojekt verantwortlich war.

„Wir brauchten eine Lösung, mit der wir Rechnungen zentral im Blick haben, alle erforderlichen Informationen direkt sehen, und die Belege elektronisch durchs Haus senden können.“

Gleiches galt für die Auftragserfassung. Auch hier sollte die Verarbeitung digitalisiert werden und den Mitarbeitern dadurch mehr Zeit für die Kundenbetreuung bleiben.

Man hatte einen ganzheitlichen Ansatz im Sinn und war auf der Suche nach einer Software, die beide Prozesse unterstützt. Und das jeweils in SAP integriert, um jeglichen Schnittstellenaufwand oder zusätzliche Hardwarebetreuung zu vermeiden. Zudem sollte das Tool mehrsprachig sein, damit es an mehreren Standorten verwendet werden kann.

Bei tangro wurde man fündig. Hier gab es alles aus einer Hand: Die Rechnungs- und die Auftragsverarbeitung und beides eingebettet in SAP.

Gerade Letzteres war für edding entscheidend. Es gibt keine aufwändige Zusatz-Infrastruktur. Das Tool kann daher einfach betreut werden, ohne Mithilfe einer externen Systemadministration. Internationale Einsetzbarkeit konnte tangro ebenfalls bieten. Das Tool ist in mehr als 10 Sprachen verfügbar und damit auch in den Ländern einsetzbar, in denen edding mit Tochtergesellschaften präsent ist.

Mit tangro verarbeitet edding rund 30.000 Rechnungen und ca. 32.000 Kundenbestellungen vollständig elektronisch, und dies für alle Eingangskanäle.

tangro greift die digitalen Informationen der Scans, PDFs oder Fax-Dokumente ab, interpretiert alle wichtigen Werte und prüft diese gegen die vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten des Kredi- bzw. Debitors ab. Händisches Abtippen entfällt komplett, die Sachbearbeiter sehen sofort das Ergebnis der Verarbeitung im Eingangsbuch und können alle weiteren Verarbeitungsschritte angehen. Oder den Eingangsbeleg sofort buchen, wenn alles korrekt und vollständig ist.

Die Bearbeitung wurde damit erheblich beschleunigt.

Dies ist gerade für den Kundenservice wichtig, der eine möglichst zeitnahe Lieferung gewährleisten muss. Alle Bestellungen, die gut erkannt wurden, können direkt per Mausklick an SAP übergeben werden und sind damit sofort gebucht. Aufträge, bei denen Inhalte ergänzt, geklärt oder korrigiert werden müssen, sind direkt im Eingangsbuch zu sehen und werden vom jeweiligen Sachbearbeiter sofort nachbearbeitet.

Zudem sind die Prozesse sauber organisiert. Auch dann, wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind. 

Auch in der Rechnungsverarbeitung haben die Mitarbeiter über das Eingangsbuch alle eingegangenen Belege im Blick und sehen alle relevanten Daten. Für die Freigabe von Rechnungen oder bei Klärungsfragen zieht ein elektronischer Workflow, der die Belege automatisch an die richtigen Ansprechpartner weiterleitet. 

Die Definition dieser Genehmigungsabläufe war der einzige Punkt, der bei der Einführung ein wenig gedauert hat. Ansonsten verlief die Implementation schnell und unkompliziert. Auch, weil beide Softwareprodukte aus einem Hause kommen. Marina Riemann:

„Ich habe es sehr geschätzt, dass wir einen Ansprechpartner für beide Lösungen hatten.“

Neben Deutschland ist tangro mittlerweile in Frankreich, Großbritannien und in den Niederlanden im Einsatz. Das Rollout war so einfach, dass es von den Keyusern in den Fachabteilungen selbst übernommen werden konnte. „Wir haben den Keyusern einmal gezeigt, wie das Anlernen von verschiedenen Belegen in tangro geht. Dann sind die Kollegen losmarschiert und haben das Ganze selbständig ausgeführt. Das war perfekt“, berichtet Marina Riemann.

Auch jetzt im Arbeitsalltag gestaltet sich die Betreuung denkbar einfach, weil Anwendungsfragen direkt an die Keyuser gehen. „Für uns von der IT geht der Betreuungsaufwand gegen Null“, sagt Marina Riemann. Und bezieht mit dieser Aussage auch Updates der Software mit ein:

„Man spielt einen Transport ein und fertig ist. Leichter geht es nicht.“

Über edding

Clevere Lösungen zu finden, prägt bei edding die tägliche Arbeit: Wenn es darum geht, Farbe auf Oberfläche zu bringen und dabei beste Qualität zu gewährleisten, kommt das norddeutsche Unternehmen ins Spiel. Der Markenname steht für „Ausdruckskraft“. Neben den bekannten Markierstiften mit hoher Deckkraft gibt es inzwischen eine Vielzahl weiterer Produktgruppen, wie z.B. die Permanent Sprays oder Druckerpatronen. Seit ein paar Jahren bietet edding sogar Nagellacke an, die die gleichen Eigenschaften, Langlebigkeit und hohe Deckkraft, aufweisen.