Turbo für die Rechnungsprüfung

Die Dieffenbacher GmbH Maschinen- und Anlagenbau ist einer der führenden Hersteller von Pressensystemen und kompletten Produktionsanlagen von Holz- und Composite-Werkstoffen sowie von Recycling-Anlagen. Die Verarbeitung eingehender Rechnungen in SAP hat das Unternehmen mit tangro-Software automatisiert.

„Wir hätten irgendwann Zusatzkapazitäten gebraucht, um Spitzen im Rechnungseingang abzufangen. Dank der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung können wir nun besser mit Schwankungen umgehen“, sagt Tobias Morath, Teamleiter Accounts Payable bei der Dieffenbacher Gruppe.

Am Hauptsitz von Dieffenbacher in Eppingen gehen jährlich rund 40.000 Rechnungsbelege ein, zum größten Teil als PDF per E-Mail. tangro erkennt und interpretiert die Inhalte und ordnet die Daten den richtigen Feldern in der Bearbeitungsmaske zu. Damit fällt das mühselige Abtippen von Inhalten weg. Die Mitarbeiter der Buchhaltung haben stets einen aktuellen und umfassenden Überblick über alle eingegangenen Belege. Dank einer entsprechenden Kennzeichnung erkennen die Sachbearbeiter außerdem auf einen Blick, welche Rechnungen priorisiert zu verarbeiten sind, weil es z.B. hohe Skonto-Ermäßigungen gibt. Eine sinnvolle Reihenfolge in der Abarbeitung ist damit gesichert.

Die Freigabe von Belegen wird über die tangro Workflow-Lösung elektronisch abgewickelt. Dabei bildet die Software sämtliche Abläufe der Rechnungsprüfung eines Maschinen- und Anlagenbauers ab.

„Wir schätzen es sehr, dass tangro mit uns eine Lösung erarbeitet hat, die unsere speziellen Anforderungen unterstützt.“

So gehen bei Dieffenbacher viele Rechnungen mit Dienstleistungsbezug ein, wie beispielsweise die Abrechnungen von Subunternehmern. Die Prüfung dieser Rechnungsarten bildet tangro vollständig ab.

Wenn einzelne Prüfschritte von anderen Abteilungen oder Einkäufern benötigt werden, genügen dafür wenige Klicks. Und alle Vorgänge lassen sich nachverfolgen. „Wir sehen jederzeit auf einen Blick, wer wann welchen Schritt genehmigt hat, und können dies auch im Nachhinein noch nachvollziehen.“

„Durch die Workflow-Historie ist der gesamte Ablauf archiviert. Das betrifft auch die gesamte E-Mail-Korrespondenz.“

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der Lösung war der Integrationsgrad in SAP. „tangro ist in unseren Augen führend, was die Integration in SAP anbetrifft. Die gesamte Bearbeitung findet in einer zentralen Maske statt“, erklärt Tobias Morath.

„Auch alle Plausibilitätsprüfungen finden in tangro statt, weil die Lösung direkt auf SAP-Daten zugreift. Das hat uns sehr zugesagt.“

„Aus der Sicht der IT ist außerdem das Customizing übersichtlich und zum Großteil inhouse zu handhaben.“ Auch die vollständige Lauffähigkeit der Lösung auf S/4HANA spielte eine wichtige Rolle: Wenn bei Dieffenbacher der Switch auf S/4HANA ansteht, dann wird dieser Wechsel mit tangro problemlos möglich sein.