Auf Bestellung mehr Effizienz

Conrad, Anbieter für Technik im B2B- und Privatkunden-Bereich, verarbeitet eingehende offline Kundenaufträge automatisiert mit der Lösung tangro OM. Die Auftragserfassung wurde dadurch schneller, einfacher und kostengünstiger.

Eigentlich war das 'Go' für ein anderes System bereits erfolgt. Doch dann wurde man bei Conrad Electronic SE auf tangro OM aufmerksam und fand damit genau die Software, die man sich für die automatisierte Verarbeitung von Kundenaufträgen vorgestellt hatte: Ein System, das in SAP eingebettet ist und damit sowohl im Frontend, als auch im Backend besondere Effizienz erlaubt. Im Frontend, weil die Oberfläche dem SAP-GUI entspricht und User dadurch mit der Handhabung gleich vertraut sind. Und im Backend, weil das System ohne vorgelagerten Arbeitsplatz auskommt und direkt auf SAP-Stamm- und Bewegungsdaten zugreift. „Wir haben uns für tangro entschieden, weil die gesamte Interpretation und die Auftragsverarbeitung an einem Arbeitsplatz stattfinden. Jede Änderung, die an Kundenstammdaten durchgeführt wird, ist sofort im Auftrag drin“, erklärt Robert Scheuchenpflug, Director of ERP-Systems und stellvertretender Bereichsleiter IT. Bei anderen Systemen müsse permanent ein Update gefahren werden, um beispielsweise bei Adressänderungen immer aktuell zu bleiben, so der IT-Experte weiter. „Einen solchen Datentourismus wollten wir vermeiden.“

Denn bei Conrad als einem der führenden Omnichannel-Anbieter für Technik im B2B- und Privatkunden-Bereich, geht es um riesige Datenmengen: rund 30 Millionen Kundendaten und mehr als eine Million Artikel umfasst die Datenbank. Das leistungsfähige Handling dieser Massendaten war eine weitere Anforderung an die Automatisierungslösung. Auch hier konnte und kann tangro punkten, denn die Software ist offen konzipiert. Dadurch konnten die SAP-Experten bei Conrad, Hand in Hand mit den Entwicklern bei tangro zusammenarbeiten, um alle Anforderungen zu integrieren. „Die Userexits von tangro bieten eine hohe Flexibilität für Erweiterungen. Über diese definierten Punkte konnten wir uns andocken, um unsere eigenen, performanten Algorithmen anzubinden. Ein starres System wäre für uns nicht in Frage gekommen.“

Conrad Electronic SE, beheimatet in der Oberpfalz und mit 17 Landesgesellschaften in ganz Europa vertreten, liefert technische Lösungen für jeden Bedarf - ob für Handwerksbetrieb, Entwicklungslabor, Start up oder Industriekunde, für Anwender, Technikfreak oder Maker. Der Shop conrad.de gehört dementsprechend zu den Top Ten der meistbesuchten Internet-Shops in Deutschland.

Der allergrößte Teil der Bestellungen geht über den Onlineshop oder per EDI ein und liegt damit als strukturierter Datensatz vor, der ohne manuelles Zutun vollautomatisch in SAP gebucht werden kann. Wenige Prozent der Kundenbestellungen werden aber weiterhin per Fax-Server, E-Mail oder sogar per Post geschickt. Mit 3.000 Belege am Tag bzw. 80.000 im Monat stellen diese Aufträge aber ein enormes Volumen dar, das zudem besonders aufwändig zu verarbeiten ist. Denn diese Belege müssen inhaltlich erst erfasst werden, bevor die Buchung in SAP erfolgen kann.

Mit tangro OM ist die Optimierung der Auftragsverarbeitung gelungen. Das System erkennt den Auftraggeber automatisch, ebenso die Kunden-Bestellnummer sowie den Warenempfänger und Positionen mit Menge und Artikelnummer. Auf diese Weise wurde die Auftragserfassung um rund 30 Prozent beschleunigt. Außerdem wurde die - vorher bereits niedrige - Fehlerquote noch einmal um die Hälfte reduziert. „Heute kann man gar nicht mehr von Auftragserfassung sprechen - das Erfassen übernimmt ja das System. Die Mitarbeiter sind nun vor allem Auftragsprüfer. Sie kontrollieren nur noch, ob das, was die Maschine gelesen hat, richtig ist und ob der Auftrag gleich gebucht werden kann“, resümiert Matthias Ascherl vom Customer Care bei Conrad.

Ein wichtiger Vorteil für die Mitarbeiter im Kundenservice ist auch die direkte Verknüpfung der ursprünglichen Kundenbestellung mit dem Auftrag in SAP. Nachfragen von Kunden können dadurch schnell und verlässlich geklärt werden. Zufrieden stellt die Mitarbeiter auch die einfache Handhabbarkeit der Lösung. „Mit tangro OM ist ein neuer Mitarbeiter bereits nach einem Tag fit genug, um das System richtig und schnell zu bedienen“, so Matthias Ascherl. Das ist besonders wichtig, weil eine durchgängig schnelle Verarbeitung von Kundenaufträgen jederzeit gewährleistet sein muss. Insbesondere im B2B-Bereich, denn hier gibt Conrad das Serviceversprechen 'An einem Tag bestellt, am nächsten Tag geliefert'.

„Wir haben hundert Prozent von dem erreicht, was das System können muss“, lautet das Fazit von Matthias Ascherl zum Automatisierungsprojekt. „tangro will niemand mehr missen. Auch die Kollegen in den anderen Conrad Landesgesellschaften sind begeistert und wollen die Lösung besser heute als morgen haben.“