Purchase-to-Pay-Prozess komplett digital

Die Belegverarbeitung im Purchase-to-Pay hat Atlas Copco IAS, Anbieter von Fügetechnologien aus einer Hand, mit tangro durchgängig automatisiert. Die tangro Inbound Suite umfasst unter anderem Module für die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen und bot daher den geforderten, umfassenden Ansatz. Gleichzeitig konnte das System ein weiteres entscheidendes Kriterium erfüllen: Die vollständige Integration in SAP. Dazu Maximilian Schröder, Business Key User bei Atlas Copco IAS: 

„Das ist für uns ein Riesenvorteil. So haben wir in der Belegverarbeitung immer direkten Zugriff auf unsere SAP-Stamm- und Bewegungsdaten.“

Weiter wichtig: Die Lauffähigkeit auf S/4HANA.

„Wir hätten kein Produkt in die engere Auswahl genommen, das nicht S/4HANA-tauglich ist.“

Pro Jahr verarbeitet Atlas Copco IAS ca. 50.000 Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Die Belege gehen per Post, Fax, E-Mail oder EDI ein und werden von der tangro-Software automatisiert erkannt, mit den SAP-Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen und zur weiteren Prüfung oder Bearbeitung bereitgestellt. Teilweise verarbeitet tangro die Belege vollautomatisch im Hintergrund – ohne dass Jemand eingreifen muss.

Bei den übrigen Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen sehen die Mitarbeiter alle wichtigen Inhalte sofort im System. Wenn alles stimmt, genügt ein Mausklick in tangro, dann sind auch diese Belege in SAP gebucht. Nur dann, wenn tangro Unstimmigkeiten festgestellt hat oder Inhalte fehlen, bearbeiten die Sachbearbeiter den Beleg und ergänzen Inhalte beziehungsweise korrigieren Werte. Aber auch das geht schnell, weil tangro das Belegbild zusammen mit den erkannten Inhalten und allen relevanten Transaktionsdaten am Bildschirm anzeigt. Unterm Strich ist die Belegverarbeitung bei Altas Copco IAS damit deutlich schneller und effektiver geworden. Maximilian Schröder:

„Durch die Automatisierung mit tangro haben wir die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen von drei auf eine Minute beschleunigt. Lieferscheine verarbeiten wir jetzt doppelt so schnell wie vorher: Statt vorher zwei benötigen wir jetzt nur noch eine Minute pro Beleg.“

Gerade bei Lieferscheinen ist solch eine hohe Geschwindigkeit wichtig, weil der Wareneingang ohne Zeitverzögerung in SAP erfasst werden muss. Mit tangro geht das, weil die Verarbeitung in Echtzeit erfolgt:

„Die Verarbeitung von Lieferscheinen in Echtzeit ist ein riesiger Mehrwert, der uns eine enorme Effektivitätssteigerung bringt.“

Die vorab erledigten Prüfungsvorgänge erleichtern die Rechnungsverarbeitung als abschließenden Schritt. In allen Phasen der Belegverarbeitung sorgen die umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit für weitere Optimierungseffekte.

„Über die Bestellnummer oder eine Materialnummer können wir uns den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess entlanghangeln und alle wichtigen Belege sofort einsehen. Von der Bestellung, über die Auftragsbestätigung und den Wareneingang bis zur Rechnungstellung.“

Über Atlas Copco

Atlas Copco bietet unterschiedliche Fügetechnologien aus einer Hand. Die Lösungen im Bereich Kleben und Dosieren, Stanznieten und Fließlochschrauben sowie visuelle Qualitätssicherung werden unter den Produktmarken SCA, Henrob, K-Flow und Quiss vertrieben. Das Leistungsangebot umfasst zudem auch die Analyse und Planung von Prozessen. Das Unternehmen mit Hauptsitz ist Bretten beschäftigt 800 Mitarbeiter weltweit, unter anderem in Produktionsstandorten in China und USA.