Rechnungen und Auftragsbestätigungen: Belegverarbeitung im Ganzen

Arburg, Hersteller von Spritzgießmaschinen und additiven Fertigungssystemen für die Kunststoffverarbeitung, verarbeitet eingehende Rechnungen und Auftragsbestätigungen automatisiert mit Lösungen von tangro. Damit konnte die Verarbeitungsgeschwindigkeit beschleunigt, das Papier-Aufkommen reduziert und die Transparenz bei der Belegverarbeitung wesentlich verbessert werden. Die jährliche Anzahl aller eingehenden Belege liegt bei Arburg im sechsstelligen Bereich. Wobei der schwäbische Maschinenbauer nicht nur Rechnungen erhält, sondern ebenso Auftragsbestätigungen per Post, Fax oder E-Mail.

Das größte Potential für Effizienzsteigerungen versprach man sich von einer ganzheitlichen Lösung, die sowohl Rechnungen, als auch Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeiten kann. „tangro war der erste Anbieter, der unseren Ansatz der Ganzheitlichkeit und Verschlankung aller Prozesse verstanden hat und die Verarbeitung von Rechnungen und Auftragsbestätigungen durchgängig abdeckt“, sagt Andreas Dümmler, Bereichsleiter Informationssysteme bei Arburg. Seit 2011 ist die Lösung tangro IM (Invoice Management) zur Rechnungsprüfung bei Arburg produktiv im Einsatz, ein Jahr später folgte die automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit tangro OC (Order Confirmation).

tangro OC erkennt die relevanten Inhalte wie Materialnummer, Herstellerteilenummer, sowie Liefertermin, Preise und Mengen und gleicht diese Daten mit der Bestellung in SAP ab. Ist der Beleg stimmig, kann direkt gebucht werden.

Die zehn Sachbearbeiter bei Arburg, die mit tangro OC arbeiten, sind durchweg zufrieden mit der neuen Lösung. Und das nicht nur, weil die Verarbeitung selbst jetzt viel schneller geht. Ein großer Pluspunkt der automatisierten Belegverarbeitung mit tangro ist vor allem die wesentlich höhere Transparenz aller Abläufe. Anhand der Belegnummer kann der Sachbearbeiter sofort auf den Vorgang schließen und die zugehörige Bestellung, Auftragsbestätigung, den Lieferschein und die Rechnung am Bildschirm ansehen.

Gleichzeitig ist die zuverlässige Verarbeitung der Belege gesichert. Diese Zuverlässigkeit des Prozesses ist für den Maschinenbauer Arburg ausschlaggebend. Denn dadurch wird die Versorgung in der Fabrik sichergestellt und damit die termingerechte Produktion der Spritzgießmaschinen.