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QR-Rechnungen ab Juli 2020

Ab dem 30. Juni 2020 müssen alle Rechnungsempfänger in der Schweiz in der Lage sein, QR-Rechnungen zu verarbeiten. Ab diesem Stichtag werden die bisher üblichen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung ersetzt. Sind Sie startklar? Mit tangro-Software bleibt Ihre Zahlungsfähigkeit auch nach dem 1. Juli sichergestellt: tangro ist langjähriger Experte für die automatisierte Rechnungsverarbeitung und unterstützt selbstverständlich auch QR-Rechnungen.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein, die entweder als Papierdokument auf dem Postweg oder per E-Mail als PDF versendet werden kann.

Alles über den Swiss QR Code bei tangro.

Zahlteil und Empfangsschein sind dabei entweder im unteren Bereich des Rechnungsdokuments integriert oder werden der Rechnung separat als Beilage beigelegt. Im Kern ist die QR-Rechnung also das, was in der Schweiz bislang als Einzahlungsschein (ES bzw. ESR) im Umlauf war. Als wesentlichen Unterschied zu diesen früheren Formularen enthält die QR-Rechnung aber neben den Zahlungsinformationen als normal lesbarer Klartext nun auch einen digital verwertbaren QR-Code, den sogenannten Swiss QR Code.

In diesem Swiss QR Code sind Informationen in elektronischer Form integriert, die für die Ausführung der Zahlung und die Weiterverarbeitung der Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung notwendig sind. Das sind unter anderem Informationen zum Zahlungsempfänger, Zahlungsinformationen wie die IBAN, die strukturierte Referenznummer und ein Freitextfeld für weitere Informationen. Diese Daten sind maschinenlesbar und lassen sich damit ohne manuellen Eingriff weiterverwerten. Die Rechnung kann damit systemgesteuert verarbeitet und die Zahlung schneller angestoßen werden.

Was bietet die QR-Rechnung

Durch die Einführung der QR-Rechnung will die Schweiz eine Brücke zum vollständig digitalen, medienbruchfreien Zahlungsverkehr schlagen. Und Kompatibilität schaffen zu internationalen Standards wie der Norm ISO 20022 für einen einheitlichen und voll automatisierten Zahlungsverkehr.

Durch die Kombination analoger und digitaler Rechnungsinhalte erlaubt die QR-Rechnung weiterhin die Zahlung auf herkömmlichem, analogem Weg, weil die Daten auch weiterhin normal lesbar sind. Vor allem aber fördert sie den vollständig elektronischen Zahlungsprozess: Im QR-Code sind alle für die Zahlung relevanten Daten in maschinenlesbarer Form enthalten und können damit in der Buchhaltung direkt elektronisch ausgelesen und weiterverwertet werden. Der Kreditorenabgleich kann damit automatisiert werden.

Was bedeutet das für Sie?

Sie als Zahlungsempfänger müssen ab dem 30. Juni 2020 in der Lage sein, QR-Rechnungen zu verarbeiten, um Ihre Zahlungsfähigkeit sicherzustellen. Gleichzeitig bietet die QR-Rechnung die Chance, Kreditoren-Prozesse weiter zu automatisieren, weil nun Zahlungsdaten vollständig und elektronisch vorliegen.

Wie tangro Sie unterstützt

tangro verarbeitet auch QR-Rechnungen automatisch und stellt damit auch nach dem 30. Juni 2020 eine reibungslose Rechnungsverarbeitung sicher. Gleichzeitig sorgt tangro für einen reibungslosen Übergang, weil das System neben der QR-Referenznummer auch die alte ESR-Referenznummer unterstützt. Die bisherigen Einzahlungsscheine werden somit weiterhin erkannt und verarbeitet.

tangro verarbeitet QR-Rechnungen, die als PDF per E-Mail eingegangen sind, ebenso wie QR-Rechnungen in Papierform. Die Software übernimmt die Daten aus dem Swiss-QR-Code, wie z.B. die QR-IBAN automatisch und befüllt die entsprechenden Felder in der tangro-Maske mit diesen Werten. Zusätzlich ist es auch möglich, beliebige erkannte Inhalte in das tangro-Textfeld zu übernehmen.

Durch die automatische Datenübernahme der QR-Rechnung sind Informationen fehlerfrei vorhanden. Eine manuelle Erfassung der Zahlungsdaten entfällt. Der Kreditorenbuchhaltung stehen die relevanten Daten für den Buchhaltungsabgleich zur Verfügung. Der Beleg kann ohne weiteren Aufwand per Mausklick in SAP gebucht werden, wenn alles stimmig ist, oder in den Freigabeworkflow geschickt werden. Bei Bedarf ist auch ein vollautomatisches Buchen im Hintergrund möglich, wenn dies gewünscht ist. Dann fällt keinerlei Bearbeitungsaufwand mehr an. Sie schaffen nahtlose Prozesse vom Rechnungsempfang bis zum Zahllauf.

Das Verarbeiten der QR-Codes mit tangro ist ab der TBCS-Version 5.1.2.1 möglich. Sollten Sie diese Version noch nicht im Einsatz haben, wenden Sie sich gerne an unseren Kundensupport unter Support@tangro.de.