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Die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche IT-Projekte

SAP-IT-Projekte gelten als komplex, langwierig und erweisen sich in finanzieller Hinsicht oft als Fass ohne Boden. Es geht aber auch anders. Projekte im SAP-Umfeld können schnell und erfolgreich sein – wenn die Anwendung hierfür die richtigen Voraussetzungen bietet. Die Eigenschaften der Software geben den Ausschlag, wie schnell und unkompliziert eine Einführung erfolgen kann. Und ob der Zeit- und Kostenaufwand gering bleibt. Bei der Implementierung und auch in der späteren IT-Betreuung.

KOSTEN- UND PROJEKTSICHERHEIT BEI DER IMPLEMENTIERUNG

Ein entscheidender Faktor für erfolgreiche IT-Projekte mit geringem Zeit- und Kostenaufwand ist der Grad der Integration in SAP. Am Beispiel einer Lösung zur Dokumentenverarbeitung wird dies deutlich.

tangro-Software wird über das Transportwesen der SAP ausgeliefert.

SAP-Transportwesen.

Wenn die Anwendung in SAP eingebettet ist, über einen eigenen SAP-Namensraum verfügt und das SAP-Transportwesen nutzt, dann genügt das Einspielen eines Transports zur Implementierung der Software. Die Logistik entspricht den bekannten Strukturen der SAP-Landschaft und bietet die gleichen Vorteile. Die Auslieferung erfolgt über SAP-Transportaufträge. Individuelle Anforderungen werden durch ein unkompliziertes Customizing umgesetzt. Im eigenen Testsystem kann der Kunde die neue Anwendung ausgiebig prüfen. Erst, wenn hier alles fehlerfrei läuft, erfolgt der Transport ins Produktivsystem und damit die Produktivsetzung der Lösung. So ist die Funktionsfähigkeit der neuen Anwendung gesichert.

Übernahme SAP-Berechtigungskonzept.

Bei einer Lösung, die in die SAP-IT-Landschaft eingebettet ist, lassen sich die in SAP vorhandenen Berechtigungen einfach übernehmen. Die Zugriffsrechte innerhalb der Dokumenteneingangsverarbeitung entsprechen dem vorhandenen Berechtigungskonzept in SAP. Lediglich der Zugriff auf die Dokumentenverarbeitungssoftware selbst wird über eigene Berechtigungsrollen gesteuert. Es muss kein neues Konzept erarbeitet werden, so dass auch hier kein weiterer Implementierungsaufwand entsteht. Wobei die Anwendung selbstverständlich so flexibel konzipiert sein sollte, dass Anpassungen der Berechtigungen möglich sind, wenn dies gewünscht ist.

Keine zusätzliche Datenbank.

Eine Lösung zur Dokumenteneingangsverarbeitung, die SAP-embedded ist, läuft komplett innerhalb der SAP-Datenbank und greift zur Interpretation und Gegenprüfung sowie beim Bearbeiten und Buchen der Inhalte direkt auf die SAP-Stamm- und Bewegungsdaten zu. Es muss kein weiterer Arbeitsplatz zur Validierung mit zusätzlicher Datenbank eingerichtet werden. Ein Arbeitsplatz für das Trainieren von Belegen entfällt ebenfalls. Die Verbesserung der Erkennung wird direkt in der Anwendung trainiert.

Keine Schnittstellen.

Da keine Daten per Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten ausgetauscht werden, gibt es auch keine Schnittstellen, die eingerichtet und betreut werden müssten. Das erleichtert die Implementierung enorm und reduziert auch den späteren IT-Betreuungsaufwand auf ein Minimum.

SAP Look&Feel.

Anwendungen, die in SAP eingebettet sind, bieten SAP-Look&Feel. Damit bleibt der Schulungsaufwand gering. Bei tangro zum Beispiel reicht erfahrungsgemäß ein Tag aus, um Mitarbeiter des Fachbereiches im Umgang mit der neuen Software fit zu machen. Weitere Unterstützung ist selbstverständlich möglich, wenn gewünscht.

MINIMALER AUFWAND AUCH DANACH

Damit der zeitliche und finanzielle Projekt-Aufwand auch nach der Implementierung überschaubar bleibt, sollten weitere Kriterien erfüllt sein.

Zusatz-Funktionalitäten und Change Requests im eigenen Namensraum.

Neuerungen und Erweiterungen sollten ebenfalls im eigenen SAP-Namensraum umgesetzt und wiederum über Transporte ausgeliefert werden. Damit ist sichergestellt, dass Erweiterungen auch bei einem Update sofort zur Verfügung stehen und kein erneuter Anpassungsaufwand anfällt.

Neue Features für alle Kunden.

Weiterentwicklungen sollte der Softwareanbieter im eigenen, zentralen Entwicklungssystem umsetzen. So ist sichergestellt, dass Neuerungen stets in das Kernprodukt aufgenommen werden. Zwar können kundenspezifische Funktionalitäten zunächst nur dem Kunden zur Verfügung gestellt werden, der die Neuerung in Auftrag gegeben und bezahlt hat. tangro liefert Weiterentwicklung aber in regelmäßigem Zyklus an alle Kunden aus. Über spätere Transporte profitieren dann alle Kunde von Erweiterungen – und zwar kostenlos.

Userexits für Inhouse-Erweiterungen.

Umgekehrt sollte die Software so offen konzipiert sein, dass Kunden Erweiterungen auch selbst umsetzen können, wenn sie im eigenen Hause über entsprechende SAP-Expertise verfügen. Hierfür sollte die Anwendung entsprechende User-Exits bieten, über die Unternehmen Ihre IT-Anpassungen bei Bedarf auch selbständig durchführen können.

Release-Sicherheit.

Zudem sollte die Anwendung Release-sicher sein. Eine Anwendung, die in SAP eingebettet ist, erfüllt diese Anforderung. Die Lauffähigkeit auf aktuellen und zukünftigen SAP-Versionen ist gesichert. Ebenso auf S/4HANA. Für tangro-Kunden ist der Wechsel auf S/4HANA ganz ohne Zusatzkosten möglich. Der IT-Betreuungsaufwand bleibt daher auch bei einem Releasewechsel minimal.

Einfache Rollouts.

Ebenso sollten spätere Rollouts in weitere Gesellschaften und Länder möglichst schnell und unkompliziert ablaufen. Ein Faktor ist wiederum die Einbettung in SAP. Ist sie gegeben, dann genügt das Einspielen eines Transports oder das Anlegen eines neuen Buchungskreises sowie ein überschaubares Customizing zur Implementierung der Anwendung an weiteren Unternehmensstandorten. Dies ist meist an einem Tag erledigt und bei Bedarf inhouse durchführbar. Der IT-Aufwand bleibt auch hier gering.

Mit diesen Merkmalen entsteht maximale Projektsicherheit. Durch Auslieferungen per SAP-Transportwesen, Übernahme des SAP-Berechtigungskonzepts und Wegfall einer zusätzlichen Datenbank oder weiterer Arbeitsplätze bleibt der Zeit- und Kostenaufwand für das Einführungsprojekt gering. Dank dieser Eigenschaften ist tangro beispielsweise in der Regel in weniger als 17 Projekttagen eingeführt und damit so ungewöhnlich schnell, dass wir die Implementierung zum Fixpreis anbieten können. Auch die nachfolgenden Kosten bleiben gering, weil neue Features allen Kunden zur Verfügung stehen, Rollouts wenig Aufwand erfordern und Ergänzungen bei Bedarf sogar inhouse durchgeführt werden können.