E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025:

Ist Ihr Unternehmen bereit?

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, im B2B-Sektor in Deutschland obligatorisch. Das signalisiert der aktuelle Entwurf des Wachstumschancengesetzes, welches sich momentan in der legislativen Prüfung befindet. Ein entscheidendes Detail dabei: Trotz ihrer digitalen Natur gelten PDF-Rechnungen nach diesem neuen Gesetz nicht als E-Rechnungen!

Was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen und wie können Sie sicherstellen, dass Sie nicht nur konform sind, sondern auch von den Vorteilen dieser Neuerung profitieren?

E-Rechnungsgesetz - Hintergrund und Zusammenhänge

Die aktuellen Bestrebungen der Bundesregierung stehen im Zusammenhang mit der europäischen Initiative „ViDA“ (VAT in the Digital Age). Die EU-Kommission strebt eine Modernisierung des Mehrwertsteuersystems an. Das Ziel? Ein einfacheres, sichereres System, das Steuerbetrug verhindert. Dafür sollen in den Mitgliedsstaaten digitale Echtzeit-Meldesysteme eingeführt werden. Und da dieses System fest auf E-Rechnungen aufbaut, kann man den deutschen Gesetzentwurf als Vorgriff auf ViDA betrachten.

Interessant ist, dass Deutschland hier nicht der Vorreiter ist. Länder wie Italien, Polen und Frankreich haben bereits weitreichende Schritte in Richtung E-Rechnung unternommen.

Umstellung auf E-Rechnung – der Plan für Deutschland

In Deutschland ist ein 2-stufiges Modell vorgesehen.

Stufe 1: Einführung der obligatorischen Verwendung der E-Rechnung ab 2025.
Konkret sollen „E-Rechnungen für inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich eingeführt werden. In Umsetzung dieser Ermächtigung werden im Inland ansässige Unternehmer für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden.“

Stufe 2: Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem) ab 2028.

Was ist eine E-Rechnung? Und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, verschickt und empfangen wird. Es muss eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung möglich sein.

Die technischen Anforderungen an die E-Rechnung sollen dem europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931 entsprechen. Erfüllt werden diese Anforderungen z.B. von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0 (PDF-Dokument mit integrierter XML). Steuerlich relevant ist jedoch nur das XML, das PDF dient nur zur Ansicht.

Eine herkömmliche PDF-Rechnung wird demnach keine E-Rechnung mehr sein. Sie fällt unter den Begriff „Sonstige Rechnungen“. Darunter fallen ebenso Papierrechnungen, aber auch Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, welche nicht der obigen EU-Norm entsprechen – etwa das EDI-Format EDIFACT.

E-Rechnungspflicht für Unternehmen – Welche Übergangsfristen sind vorgesehen?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Aufgrund des zu erwartenden Umsetzungsaufwands für die Unternehmen sind jedoch Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen vorgesehen:

Frist 1:
Bis 31.12.2026 dürfen zusätzlich „Sonstige Rechnungen“, also PDF, Papier, EDI übermittelt werden. Voraussetzung ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Kleine Unternehmen bekommen eine zusätzliche Schonfrist bis 31.12.2027.
Frist 2:
Bis 31.12.2027 dürfen EDI-Rechnungen wie EDIFACT und andere übermittelt werden. Voraussetzung ist auch hier wieder die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind nicht mehr möglich.
Das BMF hat in einem aktuellen Schreiben jedoch darüber informiert, dass "an einer Lösung gearbeitet wird, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll".
Frist 3:
Ab 01.01.2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten. Damit sind dann die Voraussetzungen für das vorgesehene Steuermeldesystem geschaffen.

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR) sind grundsätzlich von der Verpflichtung ausgenommen und können weiterhin auch als PDF oder Papierrechnung übermittelt werden.

E-Rechnungspflicht in Deutschland mit tangro leicht erfüllen.

Umsetzung der E-Rechnungspflicht –
Ihr zuverlässiger Partner: tangro

Auch wenn die Änderungen in Deutschland erst sukzessiv in den nächsten Jahren umgesetzt werden, sollten Sie sich in jedem Fall mit dem Thema befassen und Ihre Prozesse entsprechend anpassen.

Mit jahrelanger Erfahrung in der E-Rechnungsverarbeitung unterstützt tangro Sie kompetent und sicher. Mit unseren SAP-integrierten Automatisierungslösungen können alle relevanten Formate verarbeitet werden, darunter XRechnung, ZUGFeRD, aber auch weitere EU-Formate wie das italienische Fattura PA. Lesen Sie hier mehr über Elektronische Rechnungsverarbeitung mit tangro.

Die Umstellung auf E-Rechnungen wird Ihre Rechnungsverarbeitung verbessern. Das Auslesen von PDF- oder eingescannten Papierrechnungen mit OCR-Software und das Interpretieren der Daten entfallen, wodurch Fehler vermieden werden. Der Prozess fokussiert sich nun mehr auf den Abgleich mit Bestell- und Lieferdaten, Prüfroutinen sowie Freigabe- und Klärungsworkflows. Im Optimalfall erfolgt die Dunkelverbuchung. Im Klärungsfall ist eine Visualisierung der E-Rechnung für die Kreditorenbuchhaltung hilfreich.

Namhafte Unternehmen wie Webasto und Thüga SmartService haben die E-Rechnung mit tangro bereits erfolgreich auf nationaler, aber auch internationaler Ebene im Einsatz. So sagt Sven Class von Thüga SmartService: „Die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung ist durch die Nutzung von tangro automatisch mit dabei. Die Kunden bekommen eine Lösung, die langjährig erprobt ist, sich bewährt hat und funktioniert.“

Im B2G-Geschäft unterstützen wir unsere zahlreichen öffentlichen Kunden seit Jahren bei der Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal auf die zukünftigen Anforderungen vor. Kontaktieren Sie uns https://www.tangro.de/kontakt/ und lassen Sie uns gemeinsam die Herausforderungen meistern!