Dokumente in SAP effizient verwalten

Daten sind das Gold und Antriebsmotor unserer Zeit. Aktuelle Schätzungen gehen davon aus, dass sich das Wissen weltweit alle fünf bis zwölf Jahre verdoppelt. Wer zur richtigen Zeit über die richtigen Informationen verfügt, ist dem Wettbewerb überlegen. Ausschlaggebend ist dabei, die Informationen sinnvoll miteinander zu verknüpfen und jederzeit schnell wieder aufzufinden.

Ein bis zwei Stunden Arbeitszeit könnte jeder Büorangestellte am Tag einsparen, wenn die Dokumentenverwaltung stringent digitalisiert erfolgt, so das Ergebnis einer aktuellen Kyocera-Studie. Eine Untersuchung des Branchenverbandes Bitkom untermauert dieses Ergebnis: Auch hier bestätigt die Mehrheit der befragten Unternehmen, dass eine digitalisierte Dokumentenverwaltung zu erheblichen Effizienzsteigerung führen würde.

Belege im SAP ERP richtig dem Vorgang zuordnen.

Dokumente und SAP-ERP

Was ist mit Unternehmen, die ein SAP-ERP-System einsetzen und damit ihre Daten in diesem Umfeld organisiert haben? Im SAP ERP werden alle realen, betriebswirtschaftlichen Sachverhalte über sogenannte Business-Objekte abgebildet. Je nach Anwendungskomponente kann ein Business-Objekt beispielsweise eine Bestellung, ein Auftrag oder eine Rechnung sein. Wobei die Business-Objekte nicht nur die vordergründigen Daten des Vorgangs beinhalten, sondern auch alle zusätzlichen Informationen wie Texte, Workitems und Dokumente.

Ablage per ArchiveLink

Mit Hilfe der SAP ArchiveLink-Schnittstelle werden diese Daten recht komfortabel und – wenn das Archiv dies gewährleistet – auch revisionssicher archiviert. Mit ArchiveLink werden datenbankbasierte Ablageorte – sogenannte Content Repositories – im SAP-System angelegt und diese mit dem unternehmenseigenen Archivserver verknüpft. Dank der Repositories ist gewährleistet, dass archivierte Informationen geordnet aufbewahrt werden und jederzeit wieder auffindbar sind.

Für alle Eingangswege: Belegverwaltung automatisiert in SAP.

Für alle Belegarten und Eingangswege

Dabei ist es gleichgültig, in welcher Form die Dokumente ursprünglich vorgelegen haben - ob analog oder digital, strukturiert oder unstrukturiert. Die Software verarbeitet jedes Dokument aus beliebigen Eingangskanälen wie Post, Fax, E-Mail oder von einem EDI-Konverter. Als Voraussetzung für die weitere elektronische Zuordnung und Ablage werden Papierbelege gescannt, und elektronische Daten vom Fax-Server sowie von E-Mails übernommen und per OCR (Optical Character Recognition) als Text erkannt.

Korrekte Ablage automatisch

Entsprechend der über die Texterkennung erfassten Schlagworte ermittelt das System selbstständig den passenden Vorgang bzw. das zugehörige Business-Objekt in SAP und steuert die Ablage automatisch.

Eine Rechnungsdokument ordnet die Software direkt dem entsprechenden Business-Objekt ‚Rechnung XY‘ zu. Ein Kundenauftrag der zugehörigen Bestellung und ein Lieferschein z.B. dem bereits verbuchten Wareneingang. Ebenso lassen sich auch allgemeine Zusatzdokumente wie Verträge, Qualitätszertifikate, SEPA-Mandate oder Konstruktionszeichnungen mit dem passenden Vorgang oder SAP-Objekt verknüpfen. Möglich ist es auch, ein Dokument gleich mit mehreren zugehörigen SAP-Objekten zu verknüpfen.

Schnelles Suchen und Finden

Es fallen keinerlei manuelle Arbeiten mehr an. Kein Abtippen von Inhalten, kein Suchen nach dem richtigen Vorgang in Aktenordnern oder im System. Dank der automatisierten Zuordnung erfolgt die Ablage effizient, fehlerfrei und schnell. Durch eine integrierte Dublettenprüfung werden zudem doppelte Daten vermieden. Alle Informationen sind eindeutig abgelegt und somit im Nachhinein jederzeit wieder auffindbar. Über Schlagworte, über die Dokumentenart sowie über das Objekt in SAP stehen verschiedenen Optionen für eine gezielte Suche zur Verfügung. Dank der Archivierung per Archive-Link steht das Dokument zudem für kommende Prüfungen jederzeit zur Verfügung.

Einfach implementiert

Im Gegensatz zu einer DMS-Lösung, die erst aufwändig eingerichtet und an unternehmensspezifische Abläufe angepasst werden muss, ist das Add-On ohne Schnittstellen in SAP eingebettet und daher mit geringem Zeitaufwand einsatzbereit. Durch die Einbettung in SAP bleibt das SAP-ERP zudem das führende System. Datenredundanzen und langwierige Datenübertragungen per Schnittstellen entfallen komplett. Der Zugriff auf die zugrunde liegenden Stamm- und Bewegungsdaten in SAP erfolgt ohne Verzögerung in Echtzeit. Ein weiterer Faktor, der zu mehr Effizienz im Umgang mit Dokumenten führt.