Posteingang: Mehr Klarheit für Unternehmensdaten
Dokumente enthalten Wissen – eingehende Dokumente beinhalten neues Wissen, das für eine sinnvolle Unternehmenssteuerung möglichst zeitnah zur Verfügung stehen sollte. Bei der immer größer werdenden Flut an Belegen ist ein automatisierter Dokumenteneingang daher unerlässlich, damit Inhalte sofort im ERP-System verwendbar sind.
Voraussetzung ist allerdings, dass die Dokumentenverarbeitung in das ERP-System eingebettet ist. Denn nur so kann das Zusammenspiel zwischen Eingangsverarbeitung und Unternehmenssteuerung optimal funktionieren.
Der Workflow beim Posteingang ist bei vielen Unternehmen zeit- und kostenintensiv und darüber hinaus fehleranfällig, weil Belege leicht verloren gehen und Inhalte falsch übernommen werden können. Auch wenn Bestellungen und Rechnungen das Unternehmen per Fax oder E-Mail erreichen, müssen diese gesichtet, sortiert, weitergeleitet und Inhalte manuell in das ERP-System übernommen werden. Die Datenqualität im ERP-System ist in jedem Fall unbefriedigend.
Posteingangsverarbeitung getrennt vom ERP-System hat Nachteile
Dass in der automatisierten Verarbeitung der Post die Lösung zu suchen ist, die für stimmige Unternehmensdaten sorgt, ist längst ein Allgemeinplatz. Ausschlaggebend ist allerdings, dass die Dokumenteneingangsverarbeitung direkt im ERP-System erfolgt, um größtmögliche Einsparungen an Kosten und Zeit und eine optimale Datenqualität zu erreichen.
Bei herkömmlichen Lösungen findet an dieser Stelle ein Medienbruch statt: Die Weiterverarbeitung eines eingescannten Papierdokumentes oder elektronischer Belege geschieht getrennt vom ERP-System. Die Erkennungssoftware (OCR, Optimal Character Recognition) identifiziert die einzelnen Bestandteile der Dokumente und erstellt daraus die Informationen, die das IT-System verarbeiten kann. Die Bedeutung von bestimmten, für die Rechnungseingangsverarbeitung relevanten Wörtern wird anschließend mit ICR (Intelligent Character Recognition) erkannt. Erst im Anschluss an dieses Verfahren wird es möglich, wesentliche Inhalte wie beispielsweise das Rechnungsdatum herauszufiltern. Diese Daten werden anschließend noch einmal gesichtet, überprüft, korrigiert oder bei Bedarf ergänzt. Erst dann können sie an das ERP-System weitergeleitet werden, wo eventuell noch einmal eine Nachbearbeitung notwendig wird.
Dieser Vorgang findet an einem eigenen Arbeitsplatz statt, was erhebliche Nachteile bringt: Große Investitionen in Personal, Hardware, Schnittstellen-Pflege und Schulungen sind nötig. Darüber hinaus kann es aufgrund der Trennung zwischen Klassifizierung, Validierung und den originären ERP-Daten zu Redundanzen und Fehlern kommen, wenn Inhalte vergessen oder falsch übernommen werden. Eine mögliche Folge ist unter anderem auch eine Behinderung der Unternehmenssteuerung: Inhalte bereits eingegangener Rechnungen sind erst nach der Validierung im ERP-System zu finden.
Vorteile einer automatischen Erkennung direkt im ERP-/SAP-System
Ist das System zur Dokumenteneingangsverarbeitung direkt in die ERP- beziehungsweise SAP-Lösung integriert, werden keinerlei vorgelagerten Systeme benötigt. Sämtliche Prozesse wie ICR, Prüfen und Ergänzen sowie Freigeben und Buchen der Rechnungsdaten finden dann direkt im ERP-System statt. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Durchlaufzeit eingehender Belege verkürzt sich erheblich, die Datenqualität und –transparenz wird wesentlich verbessert.
Allerdings ist für die Effizienz der Erfassung auch die Qualität der Software entscheidend. Egal, ob es sich um eine Rechnung – mit oder ohne Bestellbezug –, eine Gutschrift oder im Vertrieb um einen Auftrag handelt, das System sollte durch Freiformerkennung automatisch möglichst viele Kopf- und Positionsdaten wie Rechnungsnummer, Kundennummer und Bankverbindung automatisch erkennen. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um ein Formular oder einen Freitext handelt – die Lösung zur Dokumenteneingangsverarbeitung sollte so robust sein, dass sie jegliche Unterlagen richtig verarbeiten kann.
Individuelle Erkennungsmerkmale sind möglich
Ausschlaggebend für eine zuverlässige automatisierte Posteingangsverarbeitung ist zudem, dass die Klassifizierung nach bestimmten Regeln erfolgt, die der Anwender individuell anpassen kann. Dabei sollte dem Benutzer eine komfortable Lernfunktion zur Verfügung stehen, um Inhalte wie ähnliche Rechnungen des gleichen Lieferanten künftig dauerhaft besser zu verarbeiten. Bei tangro beispielsweise werden nicht automatisch erkannte Inhalte durch „Click & Learn“ gelernt, so dass sie dann vom System erfasst werden können. Auf diese Weise wird die Erkennungsrate permanent optimiert.
Der Abgleich mit den im Unternehmen vorhandenen Bestell- und Wareneingangsdaten findet direkt in SAP statt, und kann daher in Echtzeit erfolgen. Denn bei diesem Vorgehen gibt es keine Schnittstellen oder langwierigen Übertragungsvorgänge. Vor allem aber stehen dem Sachbearbeiter – anders als bei der vorgelagerten Lösung – alle Daten direkt zur Verfügung, die er zur Verarbeitung der Rechnung braucht. So kann er durch den direkten Zugriff auf SAP beispielsweise schnell die zur Rechnung gehörende Position in der Bestellung finden, und diese nachträglich richtig zuordnen.
Optimale Transparenz durch PDF/A-Archivierung
Nach dem Einscannen erzeugt das System sofort einen Vorerfassungsbeleg, der im Rechnungseingangsbuch verwaltet wird. Das Rechnungseingangsbuch fungiert somit als Zentrale, die eine optimale Transparenz gewährleistet. Die Archivierung des Dokumentes findet in der Regel gleich bei der Daten-Übertragung in das ERP-System statt. Das Originaldokument steht damit an zentraler Stelle bereit und kann im Falle einer Rechnung beispielsweise von der Buchhaltung eingesehen werden, um bestimmte Inhalte zu überprüfen. Alle Vorgänge zu eingehenden Dokumenten sind dokumentiert und damit schnell und einfach recherchierbar. Der Verlust von Belegen kann somit an dieser Stelle ausgeschlossen werden.
Wichtig ist dabei die Verwendung von Formaten, die eine sinnvolle Langzeitarchivierung garantieren. tangro unterstützt hier unter anderem das pdf/A-Format, das eine besonders intelligente und effektive Archivierung ermöglicht. Diese ISO-Norm für die Langzeit-Archivierung stellt die Lesbarkeit der Dokumente auf lange Zeit sicher, indem sowohl alle sichtbaren Inhalte, als auch sämtliche Zusatzinformationen im Dokument selbst eingebettet sind. So sind im PDF/A-Dokument neben den eigentlichen Texten auch alle Zusatzinformationen wie Erstellungsdatum, Autor oder Schlüsselwörter enthalten.
Ohne, dass eine zusätzliche Wortliste als unsichtbare Ebene hinterlegt werden muss, verfügt der Beleg auf diese Weise über die notwendige „Intelligenz“, um ein effizientes Suchen und Selektieren im Archiv zu gewährleisten. Gleichzeitig reduziert sich die Dateigröße im PDF/A-Format auf den Bruchteil einer vergleichbaren TIFF- oder Originaldatei – und das bei gleichbleibender Qualität. Damit benötigen Dokumente im PDF/A-Format wesentlich weniger Speicherplatz im Archiv. Außerdem wird durch die wesentlich geringere Dateigröße das Versenden der Dokumente per Mail oder FTP-Server erheblich erleichtert.
Von immensem Vorteil ist es weiterhin, wenn das Bild des Originaldokuments zusätzlich in SAP bzw. tangro gespeichert wird. Denn so ist eine Recherche selbst dann möglich, wenn das Archivsystem – etwa aus technischen Gründen – nicht zur Verfügung steht. Jeder berechtigte User kann zu jeder Zeit auf die Dokumente zugreifen, so dass sich interne Nachfragen wesentlich besser bedienen lassen.
Rechnungsprüfungsprozesse aus SAP starten
Neben den genannten Vorteilen bietet die Verarbeitung eingehender Dokumente in SAP auch die Möglichkeit, sämtliche Prozesse zur Rechnungsprüfung ebenfalls direkt aus SAP anzustoßen. Auf diese Weise kann der erforderliche Genehmigungs- und Kontierungs-Workflow automatisch mit dem Eingang einer Rechnung erfolgen – sofern dies gewünscht wird. Unterschiedliche Ausprägungen lassen sich dabei kundenspezifisch definieren.
Mit einer Lösung zur Dokumentenverarbeitung, die SAP-Embedded ist, schöpfen Unternehmen somit sämtliche Optimierungspotenziale vollständig aus: Belege werden nicht nur wesentlich schneller und effizienter verarbeitet, sondern gleichzeitig verbessert sich auch die Datenqualität erheblich. Eingangsverarbeitung und Unternehmenssteuerung sind optimal verzahnt.
