Automatische Zuordnung von Dokumenten zum Patient

Ärztliche Verordnungen, Lieferscheine des Sauerstoff-Lieferanten, Patientenkorrespondenz und die gesamte Kommunikation mit Krankenkassen - diese Papiere werden bei VitalAire mit tangro automatisiert verarbeitet und SAP-Objekten zugeordnet. Dabei ist es völlig egal, auf welche Weise ein Beleg eingeht – ob auf Papier, per E-Mail als PDF oder per Fax oder EDI. In jedem Fall können die Inhalte mit tangro DoC erfasst und der Beleg gleich dem richtigen Business-Objekt wie Kunden (hier: Patient), Lieferung oder Rechnung zugeordnet werden.

Die intuitive Bedienbarkeit von tangro DoC war einer der Gründe, warum man sich bei VitalAire für die Lösung aus dem Hause tangro entschieden hat. Ein weiterer Grund: Die besondere Flexibilität der Lösung, durch die sich das System maßgeschneidert an die Anforderungen des Hamburger Dienstleisters anpassen ließ. „Die tangro-Lösung ist so flexibel konzipiert, dass unsere Anforderungen vollständig umgesetzt werden konnten. Das betrifft einerseits die Prozesse, die exakt so abgebildet wurden, wie wir es im Unternehmen brauchen. Und andrerseits die Benutzerschnittstelle, die unseren Wünschen entsprechend besonders einfach konzipiert ist“, so Julian Klaus, IT-Experte bei VitalAire. Als weiteren Grund für die Entscheidung nennt er außerdem die Einbettung von tangro DoC in SAP: „Wir wollten eine Lösung, die in SAP integriert ist, besser noch: die quasi Teil von SAP ist.“

Die Zeit, die für den gesamten Prozess vom Scannen, Erkennen und Erfassen in SAP benötigt wird, konnte um 20 Prozent reduziert werden und dauert jetzt durchschnittlich nur noch zwei Minuten. Früher kam es insbesondere zu Stoßzeiten zu erheblichen längeren Durchlaufzeiten. Eine weitere beachtliche Beschleunigung weist das SAP-Add-On bei der Suche nach vorerfassten Belegen auf: Hier ist tangro DoC fünfmal schneller.

Zu verdanken ist dies der besonderen Struktur in tangro, bei der sämtliche Eingangsdaten, also Textfile und Bild, im Eingangsbuch als Zwischenspeicher vorgehalten werden. Die Sachbearbeiter können auf das Eingangsbuch zugreifen und erhalten so jederzeit schnell einen vollständigen Überblick über die aktuellen Dokumente und deren Bearbeitungsstand. Im tangro Eingangsbuch landen alle Belege, die nicht über den VitalAire-Barcode direkt verbucht werden können. Inhaltlich erkannt werden dabei in erster Linie die Versicherten-Nummer, das Geburtsdatum und die Postleitzahl, so dass eine automatisierte Zuordnung zum Patient erfolgen kann.