Auftragsbestätigungen automatisch in SAP

Die Viega GmbH & Co. KG verarbeitet Auftragsbestätigungen automatisiert mit tangro-Software. Ein Projekt mit rundum positivem Fazit: Implementierung in nur vier Monaten, Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit um geschätzte 50 Prozent und zum Teil bereits ein komplett vollautomatischer Prozess – ohne Eingriff eines Mitarbeiters. „Wir streben den vollständig digitalen Austausch mit Lieferanten an. tangro ist ein wichtiger Schritt, weil wir Auftragsbestätigungen nun schnell und papierlos prüfen und verarbeiten", sagt Christina Rinscheid vom Global Procurement Development und Corporate Supply Chain bei Viega.

Viega ist ein international tätiges Familienunternehmen im Bereich Sanitär- und Heizungstechnik mit weltweit ca. 5.000 Mitarbeitern. Rund 35.000 Auftragsbestätigungen fallen im indirekten Einkauf bei Viega jährlich an. Durch eine Digitalisierung des Beschaffungsprozesses bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen versprach man sich eine Entlastung der Mitarbeiter.

Entscheidend für die Auswahl von tangro als Automatisierungslösung war für Viega die direkte Anbindung an SAP und der direkte Zugriff auf SAP-Daten in Echtzeit. Ebenfalls ausschlaggebend war die Möglichkeit, User-Berechtigungen in SAP gleich mitnutzen zu können. Auch die kurze Projektphase war ein wesentlicher Faktor. Christina Rinscheid:

„tangro ist bereits im Standard vollumfänglich leistungsfähig. Andere Anbieter hätten viele der benötigten Funktionalitäten als Sonderfunktion programmieren müssen. Da hätten wir das Projekt niemals in wenigen Monaten geschafft oder gar abschließen können.“

Mit tangro ging alles sehr schnell: Vier Monate dauerte es nur vom Projektbeginn bis zum Go-Live, inklusive unternehmensspezifischer Anpassungen. Die gesamte Implementierungsphase ging remote über die Bühne. Schulungen wurden intern organisiert, was das Projekt ebenfalls vereinfachte.

Die Digitalisierung und Automatisierung der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen hat den Einkaufsprozess deutlich effizienter gemacht und beschleunigt. tangro erkennt und prüft die relevanten Inhalte der PDFs automatisch. Darunter Mengen, Preise und Liefertermin, aber auch den Zeichnungsstand sowie die statistische Waren-Identnummer. Zahlungsbedingungen, Incoterms und Anlieferadresse werden durch tangro ebenfalls erfasst. Unstimmigkeiten zeigt das System über ein visuelles Warnkennzeichen an. Christina Rindscheid:

„Man sieht auf einen Blick, wo es im Beleg hakt: Beim Preis oder bei der Menge. Das erleichtert unsere Arbeit enorm.“

Korrekte Belege werden mit einem einzigen Mausklick in SAP verbucht. Bei einigen Bestellbestätigungen fällt sogar dieser Arbeitsschritt weg: „Bereits bei 30 Lieferanten übernimmt tangro die Verarbeitung der Auftragsbestätigungen komplett. Hier muss niemand mehr etwas tun“, sagt Christina Rinscheid.

„Mit tangro ist es uns gelungen, rund 50 Prozent der Bearbeitungszeit bei Auftragsbestätigungen einzusparen.“

Dabei macht sich der direkte Zugriff auf SAP-Daten als enormer Vorteil bemerkbar:

„Mitarbeiter können aus tangro direkt in die Bestellung, den Infosatz sowie den Materialstamm oder den Kreditor sowie auf die vereinbarten Zahlungsbedingungen zugreifen.“

Für eine Beschleunigung der Bearbeitung sorgt die Automatisierungslösung auch durch das einfache Wiederauffinden von Belegen nach verschiedenen Selektionskriterien. Außerdem vereinfacht tangro die E-Mail-Korrespondenz rund um ABs: Rücksendungen bei unstimmigen Bestätigungen dauern nur noch zwei bis drei Klicks, weil die korrekte Mail-Adresse und Text automatisch vorgeschlagen werden.

Ganz wichtig ist für Christina Rinscheid auch die Tatsache, dass durch tangro allen Kollegen die rechtliche Bedeutung der ABs noch einmal stärker ins Bewusstsein gerückt ist.

ÜBER VIEGA

Das Familienunternehmen Viega entwickelt und produziert Installationstechnik für Sanitär und Heizung. Mit der Presstechnik für metallene Rohrleitungssysteme ist Viega weltweit die Nummer 1. Über 4.700 Mitarbeiter beschäftigt die Viega Gruppe und gehört zu den führenden Herstellern von Installationstechnik. An zehn Standorten wird am nachhaltigen Erfolg gearbeitet. Die Produktion konzentriert sich in vier deutschen Werken. Das Sortiment umfasst rund 17.000 Produkte, die nahezu überall zum Einsatz kommen: in der Gebäudetechnik ebenso wie in der Versorgungswirtschaft oder im industriellen Anlagen- und Schiffbau.