Sicher und verlässlich bestätigt

STILL, führender Anbieter von maßgefertigter, innerbetrieblicher Logistik, hat die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit tangro-Software automatisiert. Und damit Abläufe noch schneller, transparenter und verlässlicher gestaltet.

Ursprünglich hatte man eine Lösung im Sinn, die per Button: ‚Bestätigt wie bestellt‘ funktioniert. Der Kontakt zu tangro zeigte aber, dass wesentlich mehr drin ist: Eine OCR-Erkennung, automatisches Übernehmen der Inhalte in SAP, Abgleich mit der Bestellung und Ablage der AB zur Bestellung. Genauso funktioniert die Verarbeitung der Auftragsbestätigungen bei STILL jetzt, wie Jan Grunwald, Analyst Supply Chain bei STILL erklärt:

„Durch die Automatisierung mit tangro kann Arbeitszeit nun effektiver genutzt werden und gleichzeitig eine hohe Transparenz und Sicherheit im gesamten Einkauf erreicht werden.

Und weil wir die Termine frühzeitig im System haben, ist die Kundenzufriedenheit noch weiter gestiegen.“ 

200.000 aktive Ersatzteile von mehr als 1.000 verschiedenen Lieferanten betreuen die drei Teams der Disposition im Jahr. 70 Prozent der Auftragsbestätigungen gehen per E-Mail ein und müssen in SAP erfasst und verarbeitet werden. Dieser Vorgang dauerte im Durchschnitt 120 Sekunden, was sich bei 100.000 Auftragsbestätigungen im Jahr auf 2.000 Stunden aufsummierte. 

Die gesamte Verarbeitung ist durch die Automatisierung nun schnellerer und sicherer geworden.

tangro erkennt die Bestellnummer, erfasst Menge, Preis und Termin, gleicht diese Informationen mit den Daten aus der Bestellung ab und kennzeichnet über eine Ampelfunktion, ob alles passt, ob es Unstimmigkeiten gibt oder ob Daten fehlen. Sind die Angaben in der Bestätigung korrekt, können die Disponenten den Beleg sofort in SAP buchen. Ansonsten vervollständigen sie fehlende Daten oder korrigieren die Inhalte.

Selbst Bestätigungen, die maschinell eigentlich nicht lesbar sind, lassen sich mit tangro verarbeiten. Die Lösung zieht dafür anhand der Bestellnummer die entsprechenden Bestelldaten aus SAP. Damit müssen die Disponenten auch hier nichts abtippen. Wenn alles stimmt, sind auch diese Belege sofort verbucht. Jan Grunwald:

„Das ist deutlich schneller, als wenn man alles manuell eingeben müsste.“

Bei der Nachbearbeitung von Auftragsbestätigungen greifen die Disponenten direkt auf die SAP-Stamm- und Bewegungsdaten zu.

„Das ist perfekt, weil wir so aus tangro direkt in die Bestellung in SAP springen können. Etwa um bei vernachlässigbaren Preis-Differenzen den Wert in SAP anzupassen. Das ist schnell erledigt.“

Wichtig ist für STILL auch die Möglichkeit, Daten auf Lieferantenebene zu pflegen. Gerade im Zusammenhang mit Lieferterminen wird diese Möglichkeit intensiv genutzt. So können die Disponenten für jeden Lieferanten einen individuellen Puffer eingeben und damit sicherstellen, dass am Ende immer der – ausschlaggebende – eintreffende Termin vermerkt ist.

„Gerade bei kundenspezifischen Ersatzteilen ist eine akkurate AB mit exaktem Liefertermin immens wichtig. Hier hilft uns tangro.“

99 Prozent der Auftragsbestätigungen werden auf diese Weise effizient, schnell und sicher verarbeitet. Außerdem ist der gesamte Vorgang transparent und nachvollziehbar. Ein Blick auf das Eingangsbuch zeigt, ob alle ABs verarbeitet wurden. Zudem lassen sich alle Bestellbestätigungen jederzeit wieder auffinden, weil tangro den Beleg automatisch an die zugehörige Bestellung in SAP anhängt.

Damit hat die Automatisierungslösung alle Anforderungen erfüllt. Gerade ist man im Begriff, die Lösung auch auf den Mutterkonzern Kion und weitere Töchter auszuweiten. Und auch STILL selbst baut die Automatisierung der Belegverarbeitung weiter aus. So sollen in der Buchhaltung zukünftig eingehende Rechnungen ebenfalls mit tangro verarbeiten. Mit der Automatisierung der Belegverarbeitung hat STILL eindeutig Pionierfunktion eingenommen.

Über STILL

Eigenständig agierende Gabelstapler oder effiziente Fahrassistenzsysteme – STILL weiß, wie man Innovationen schafft. Das Hamburger Unternehmen ist führender Anbieter von maßgefertigter, innerbetrieblicher Logistik und realisiert dabei das intelligente Zusammenspiel von Gabelstaplern und Lagertechnik, Software, Dienstleistungen und Service. Auf durchdachte Lösungen setzt STILL auch bei internen Prozessen.