Effizientere Erfassung von Auftragsbestätigungen und Zahlungsavisen

Der elektrotechnische Großhandel Emil Löffelhardt setzt bei der automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente in SAP auf Lösungen des Heidelberger Herstellers tangro. Neben Auftragsbestätigungen, die schnell, effizient und sicher mit tangro OC erfasst werden, ist auch tangro PA-IS zur Verarbeitung von Zahlungsavisen im Einsatz.

Weil die manuelle Erfassung der 5.000 Auftragsbestätigungen pro Monat zu viel Zeit in Anspruch nahm, ging man beim schwäbischen Unternehmen vor rund einem Jahr die Automatisierung der Verarbeitung dieser Belege an. Eines der wichtigsten Auswahlkriterien bei der Suche nach einer entsprechenden Lösung war die vollständige Einbettung der Software in SAP – ein Punkt, der schnell den Ausschlag für die Lösung tangro OC ergab. „tangro ist wirklich in SAP eingebettet und damit Teil des SAP-ERP-Systems. Dadurch bleibt der Aufwand für die IT-Betreuung minimal, denn es muss kein zusätzlicher Arbeitsplatz für die Validierung eingerichtet und gewartet werden. Außerdem bleiben Berechtigungen erhalten“, erklärt Stefan Klingler, verantwortlich für Datenverarbeitung und Organisation bei Emil Löffelhardt.

Für tangro OC sprach außerdem, dass die Lösung Teil eines Komplettpaketes ist. Zudem steht mit dem neutralen Eingangsbuch ein Feature zur Verfügung, das alle eingehenden Dokumententypen kanalisiert und bei Bedarf automatisch an das entsprechende Verarbeitungsmodul übergibt. Punkten konnte tangro weiterhin mit einer besonders kurzen Projektlaufzeit: Für das Projekt wurden nur fünf Personentage benötigt und damit nur die Hälfte des kalkulierten Dienstleistungsaufwandes.

„Durch die Automatisierung der Dokumentenerfassung mit tangro OC ist der gesamte Verarbeitungsprozess schneller geworden. Jeder Disponent kann bei Nachfragen sofort im SAP System sehen, an welchem Datum die Lieferung erfolgt. Das ganze Thema Ablage ist weggefallen, denn der Beleg hängt automatisch an der zugehörigen Bestellung. Bei Nachfragen müssen nicht Ordner gewälzt werden, sondern die benötigte Information ist auf einen Blick verfügbar", sagt Stefan Klingler.

Auch Zahlungsavise werden mittlerweile mit tangro erfasst – bei einer Erkennungsrate von annähernd 100 Prozent. Die Geschwindigkeit der Avis-Verarbeitung konnte damit verdoppelt werden, außerdem hat sich hier ebenso wie bei den Auftragsbestätigungen die Transparenz wesentlich verbessert.