Aufträge und Rechnungen: Dokumentenverarbeitung im Fluss

Mit Rohrsystemen nach dem Baukastenprinzip ist das Unternehmen JACOB weltweit führend. Auf nahtlose Verbindungen setzt man bei JACOB Rohrsysteme auch bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen und Kundenaufträge. Mit Lösungen der tangro Inbound Suite wurden hier die Abläufe durchgängig digitalisiert. Nikolas Geurten, IT-Leiter bei JACOB:

„Durch die automatisierte Belegverarbeitung mit tangro sparen wir in der Buchhaltung und im Vertrieb erheblich Arbeitszeit ein.“

Der Anstoß für das Automatisierungsprojekt kam ursprünglich von der Finanzbuchhaltung, weil hier die Menge an Eingangsrechnungen kaum noch zu bewältigen war. Auf Seiten der IT dachte man aber gleich weiter und nahm den Vertrieb ebenfalls mit ins Boot. „Wir in der IT betrachten uns als Service-Dienstleister und sehen als unsere Aufgabe an, Innovationen ins Unternehmen einzubringen“, sagt Nikolas Geurten: „Gerade jetzt sind wir sehr froh, dass wir frühzeitig alle Weichen in Richtung Digitalisierung gestellt haben."

„Mit tangro läuft die Dokumentenverarbeitung auch in der Pandemie problemlos weiter.“

Die Anforderungen an die Software zur Belegverarbeitung in SAP wurden von IT- und Fachbereichen zusammen erarbeitet. Wichtig für die IT: Auf bewährte Standard-Software zu setzen. „Die Software muss fertig kommen und updatefähig sein, so dass der IT-Betreuungsaufwand möglichst gering bleibt“, erklärt Nikolas Geurten. Wichtig für IT und Fachabteilungen: Die Software muss sich vollständig in SAP befinden. Geurten:

„Wir haben uns für tangro entschieden, weil die Lösung in SAP eingebettet ist.“

Für die Finanzbuchhaltung und den Vertrieb war die vollständige Einbettung in SAP ebenfalls ausschlaggebend, weil sich die Mitarbeiter in beiden Fachabteilungen ausschließlich in SAP bewegen. Die Finanzbuchhaltung in den SAP-Transaktionen zur Rechnungsprüfung und -buchung, der Vertrieb in der SAP-Auftrags- und Angebotsanlage und in der Preisfindung. „Die automatisierte Belegverarbeitung läuft bei tangro direkt in den entsprechenden Umfeldern in SAP ab.“ Wichtig war zudem die S/4HANA-Fähigkeit der tangro-Lösung, denn die Umstellung auf den R/3-Nachfolger wird bei JACOB in absehbarer Zeit erfolgen. Die Belegverarbeitung kann dann problemlos weiterlaufen.

Rechnungen und Aufträge gehen bei JACOB Rohrsysteme am Hauptsitz in Porta Westfalica ein. Das Erkennen, Prüfen und Verarbeiten der Eingangsbelege übernimmt tangro. Auf diese Weise sind die Abläufe nun deutlich schneller und effizienter. Nikolas Geurten schätzt:

„Im Vertrieb hat sich die Geschwindigkeit der Auftragsverarbeitung verdoppelt. Fast die Hälfte der Aufträge werden mit tangro vollautomatisch angelegt und verbucht.“

Damit, so der IT-Leiter, sei die Software für die Mitarbeiter unentbehrlich geworden: „Wenn tangro kurzzeitig nicht nutzbar ist, kommt sofort die Nachfrage, was los ist.“ Auch die Rechnungsverarbeitung ist mit tangro wesentlich vereinfacht. Insbesondere, weil das Rechnungseingangsbuch als zentraler Dreh- und Angelpunkt der Belegverarbeitung fungiert. „Die zentrale Verwaltung der Eingangsrechnungen über das Eingangsbuch erleichtert den Verarbeitungsprozess enorm“, sagt Nikolas Geurten.

„Die Buchhaltung sieht sofort, welche Rechnungen noch in den Fachbereichen liegen und offen sind.“

Das Weiterleiten der Eingangsrechnungen aus der Finanzbuchhaltung an die zuständigen Fachabteilungen erfolgt ebenfalls direkt aus dem Eingangsbuch. Durch den elektronischen Workflow sind die Abläufe verlässlich kanalisiert. Hilfreich ist zudem, dass Mitarbeiter im Unternehmen, die nicht mit SAP arbeiten, einen Beleg per Web-Workflow freigeben können. 

„Die automatisierte Weiterleitung von Dokumenten allein beschleunigt die Rechnungsprüfung erheblich und macht den Prozess verlässlich. Auch, weil nun eine sinnvolle Vertreterregelung zieht.“

Jetzt ist man im nächsten Schritt dabei, das System so einzustellen, dass sich zukünftig bestimmte Eingangsrechnungen auch dunkel verbuchen lassen. Darüber hinaus werden spezielle, unternehmensspezifische Teilprozesse automatisiert. So kommt es gerade bei Massenprodukten wie Schrauben, Flanschen oder Anschluss-Stutzen öfter vor, dass gleichartige Positionen aus verschiedenen Bestellungen in der Lieferantenrechnung zu einer Position zusammengefasst werden. tangro ist so flexibel, dass die Software auch diese Rechnungen aufschlüsseln und verarbeiten kann. Der Beleg wird dementsprechend korrekt gebucht, ohne dass ein Mitarbeiter prüfend eingreifen muss. Mit tangro ist Nikolas Geurten daher auf ganzer Linie zufrieden: „tangro ist ein Partner, mit dem wir auf Augenhöhe sprechen und zusammenarbeiten."

„Die Einführung lief problemlos und der Support unterstützt uns auch jetzt im produktiven Einsatz sehr gut.“

Über JACOB

Die Fr. Jacob Söhne GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Porta Westfalica zählt zu den weltweit führenden Anbietern von Rohrsystemen nach dem Baukastenprinzip. Das 1924 gegründete Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 600 Mitarbeiter. Zur JACOB Gruppe gehören unter anderem Tochtergesellschaften in Deutschland, Frankreich, Italien, Großbritannien, Tschechien und den USA. Das Unternehmen verfügt über 40 Repräsentanzen in Europa und Übersee.