Kosteneinsparung: Eine halbe Million Euro im Jahr

Die Hansgrohe Group verarbeitet 280.000 Aufträge im Jahr mit tangro automatisch in SAP. Die Prozesse zur Auftragsverarbeitung wurden damit weltweit standardisiert und die Bearbeitungszeit bei Fax- und E-Mail-Bestellungen um die Hälfte reduziert. „Durch die automatisierte Auftragsverarbeitung sparen wir pro Beleg durchschnittlich zwei Euro ein und damit insgesamt über eine halbe Million Euro im Jahr“, beziffert Johannes Schmelzle, Projektverantwortlicher bei Hansgrohe, den wirtschaftlichen Erfolg der Automatisierung.

Die Hansgrohe Group erhält insgesamt rund 930.000 Aufträge im Jahr. 70 Prozent dieser Bestellungen gehen über EDI oder das firmeneigene Kundenportal ein. 30 Prozent der Bestellungen kommen aber immer noch per Fax oder E-Mail an und müssen erst einmal erfasst werden, um in SAP gebucht zu werden. Früher wurden die Faxe dafür am Gerät abgeholt, aufgeteilt, weiter getragen und schließlich abgetippt. Jetzt läuft der gesamte Prozess elektronisch ab. Die Software erkennt den Kunden sowie Inhalte wie Material und Mengen automatisch und füllt die entsprechenden Felder in der Bearbeitungsmaske. Der Auftrag kann dann aus tangro heraus in SAP gebucht werden. „tangro ist für uns die perfekte Erfassungshilfe mit einer enorm guten Kundenerkennung. Die Quote liegt hier bei über 90 Prozent“, erklärt Johannes Schmelzle.

Gleichzeitig haben sich durch die Digitalisierung ganz neue Möglichkeiten zur Analyse von Abläufen ergeben. tangro ermittelt verschiedene KPIs rund um die Auftragsverarbeitung, unter anderem Beleg-Durchlaufzeiten sowie die Anzahl der bearbeiteten, gebuchten und noch offenen Belege. „Durch die Auswertungsmöglichkeiten in tangro sehen wir, wie Arbeitsvorgänge in den einzelnen Ländern wirklich ablaufen, und wo es noch Optimierungspotential gibt.“

Auch das Weiterleiten von Aufgaben oder Informationen erfolgt jetzt elektronisch - soweit dies überhaupt nötig ist. Denn indem tangro den Auftraggeber erkennt, wird automatisch auch die richtige Verkäufergruppe und der zuständige Bearbeiter ermittelt. Nachfragen zur Klärung können per einfachem Klick weitergeleitet werden - mitsamt der Bestellung und Link zum tangro-Beleg. Den kompletten Überblick über die Vorgänge bietet die Ausgabeliste in tangro OM. Hier ist auf einen Blick zu sehen, welcher Beleg weitergeleitet wurde und in welchem Status sich die Bestellung jeweils befindet. Die Ablage der gebuchten Aufträge erfolgt ebenfalls elektronisch, so dass auch im Nachhinein noch volle Transparenz gewährleistet ist. Zusätzlich ist auch die gesamte E-Mail Kommunikation mit dem Kunden archiviert.

Die Ersteinführung in Frankreich ging extrem schnell über die Bühne: Nur knapp vier Wochen hat es gedauert, bis die Lösung installiert war. Für das initiale Systemsetup benötigte man sogar nur wenige Tage. „tangro ermöglicht eine sehr schnelle und reibungslose Implementierung“, resümiert Johannes Schmelzle. Mit dem erfolgreichen Start waren gleichzeitig alle Voraussetzungen für den Rollout in die übrigen Tochter- und Vertriebsgesellschaften geschaffen. Inzwischen ist tangro innerhalb der Hansgrohe Group auf 4 Kontinenten in über 20 Ländern und zehn Sprachversionen im Einsatz. 

Neben dem internationalen Rollout wurde die Digitalisierung im Vertrieb weiter abgerundet. So werden mittlerweile auch Bestellungen, die vom Außendienst im CRM-System erfasst werden, automatisiert verarbeitet. Das funktioniert ganz ohne Schnittstelle zwischen CRM und SAP. Die Aufträge werden im Hintergrund an tangro weitergeleitet und können vollautomatisch gebucht werden. Außerdem werden mittlerweile auch Angebote mit tangro elektronisch erfasst. Anhand von bestimmten Parametern erkennt die Software automatisch, ob es sich beim eingehenden Beleg um ein Angebot oder einen Auftrag handelt und zieht die richtigen Lerndaten aus tangro.

Weltweit standardisierte, einheitliche Prozesse und damit eine hohe Prozesssicherheit hat man auf diese Weise bei bei der Hansgrohe Group erreicht.