Gut optimiert: Rechnungsverarbeitung bei Hammerer Aluminium

„Ist das cool!“ Wenn ein Anwender beim Anblick einer neuen Software in derartige Begeisterung ausbricht, dann spricht das für die Lösung. In diesem Fall für die Lösung von tangro, die bei Hammerer Aluminium Industries, kurz HAI, zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einsatz ist. Die Prozesse zur Rechnungsprüfung und Freigabe in SAP wurden mit der Software einfacher, schneller und transparenter gestaltet. Eine Optimierungsmaßnahme, die bei den Mitarbeitern offensichtlich Anklang findet. „Unsere Vision war das papierlose Büro. Mit tangro haben wir dieses Ziel in der Rechnungsverarbeitung erreicht“, sagt Franz Biereder, Leiter der Finanzbuchbuchhaltung bei HAI. „tangro ist eine absolut zeitgemäße Lösung, die uns genau den Nutzen bringt, den wir erhofft hatten.“

Der oberösterreichische Aluminiumspezialist HAI erreicht maximale Wirtschaftlichkeit und nahtlose Qualitätssicherung durch Produktion des recycelten Vormaterials, Strangpressen der Aluminiumprofile und mechanische Weiterverarbeitung bis zum Fertigteil. 2018 machte HAI mit mehr als 1.200 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 500 Millionen Euro. Hauptsitz ist das österreichische Ranshofen. Rund 49.000 Rechnungen fallen hier jährlich zur Verarbeitung in SAP an – zum allergrößten Teil PDFs und nur noch ein paar wenige Papier-Rechnungen. Als Eingangskanal fungiert eine zentrale E-Mail-Adresse, an die PDF-Belege direkt, und bei Papierbelegen das gescannte Dokument gesendet wird.

Fünf Mitarbeiter sorgen dafür, dass Rechnungen erfasst, geprüft und in SAP verbucht werden. Das geht bei Rechnungen mit Bestellbezug, die rund 80 Prozent aller Rechnungsbelege ausmachen, besonders schnell und fast ohne manuellen Eingriff: Die tangro-Software erkennt die Inhalte automatisch, gleicht sie in Echtzeit mit den Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ab und generiert einen Vorerfassungsbeleg. Eine kurze Überprüfung durch den Sachbearbeiter, und die Rechnung wird per Knopfdruck gebucht. Theoretisch könnten diese Belege sogar vollständig automatisch in den Zahllauf gehen, bislang ist ein letzter prüfender Blick aber bewusst gewollt.

Auch bei den restlichen 20 Prozent der eingehenden Rechnungen, die ohne Bestellbezug vorliegen oder bei denen es noch Klärungsbedarf gibt, erleichtert tangro die Verarbeitung erheblich. So erkennt die Software den Kreditor und die Bestellnummer automatisch und automatisiert die Workflows zur Freigabe und Kontierung. Das alles erfolgt per Mausklick direkt aus dem tangro-Cockpit und geht automatisch an den oder die richtigen Empfänger. „Das zeitaufwändige Hin- und Herschicken der Rechnungspapiere auf dem Postweg oder per Mail hat dank tangro ein Ende“, sagt Franz Biereder. Und sobald ein geplanter Bearbeitungszeitraum überschritten wird, bekommen die zuständigen Bearbeiter automatisch eine Erinnerungsmail.

Im Nachhinein lässt sich der gesamte Vorgang dank des Workflow-Protokolls nachvollziehen. Diese umfassende Transparenz erleichtert auch das Controlling. „Beim Monatsreporting ist der Status der noch anstehenden Rechnungen sofort ersichtlich. Damit sind jetzt auch ungeplante, größere Rechnungen einplanbar“, erklärt Finanzleiter Franz Biereder. Zudem fällt der Gang ins Archiv weg. „Mit tangro hat die Papierablage endlich ein Ende. Die Belege sind elektronisch abgelegt und jederzeit wieder aufrufbar.“

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung für die Rechnungsverarbeitung konnte tangro durch seine direkte Einbettung in SAP – ohne Schnittstellen – besonders punkten. Auch, weil damit der Switch auf S/4HANA, der in einigen Jahren kommen soll, ohne Komplikationen erfolgen kann. Die Implementierung gestaltete sich besonders unkompliziert. „Der IT-Aufwand war so gering, dass wir tangro nicht nur in Österreich, sondern gleich auch an unserem deutschen Standort eingeführt haben“, erklärt Franz Biereder. „Im Mai war Go Live, und im selben Monat haben wir auch schon unseren ersten Monatsabschluss mithilfe von tangro gemacht. Dabei haben wir alles genau so abbilden können, wie wir das wollten.“

Ein weiteres Plus: Die Oberfläche der neuen Software gleicht dem Look&Feel der SAP-Standardlösung. Daher konnten sich die Anwender schnell in der neuen Lösung zurechtfinden und waren dementsprechend angetan. Um nicht zu sagen, begeistert.