Automatisierte Prozesse in Finanzbuchhaltung und Vertrieb

Blanco optimiert Finanzbuchhaltung und Vertrieb mit SAP Add-ons von tangro für die automatisierte Dokumenteneingangsverarbeitung. Die beiden Unternehmen aus dem baden-württembergischen Oberderdingen Blanco GmbH + Co. KG und Blanco CS GmbH + Co. KG fokussieren sich einerseits auf die Küchentechnik und andererseits auf Catering Systeme, MedicalCare Systeme und Industrial Components. Um Prozesse auch in der Finanzbuchhaltung und im Vertrieb zu optimieren, hat sich Blanco entschieden, durch die Einführung einer zusätzlichen Lösung die Dokumentenverarbeitung in SAP zu automatisieren. Die Wahl fiel dabei auf den Lösungsanbieter tangro. Mit seinen voll integrierten SAP-Add-ons tangro IM (Invoice Management) und tangro OM (Order Management) konnte das Heidelberger Softwarehaus punkten.

Als international agierender Anbieter mit einem weltweiten Vertriebsnetz in rund 100 Staaten, mehreren Produktionsstandorten in Deutschland, Kanada und Tschechien sowie Tochtergesellschaften in zahlreichen Ländern entstehen bei Blanco Berge an Dokumenten, die es im SAP-System zu verarbeiten gilt. In der Finanzbuchhaltung gehen jährlich etwa 70.000 Rechnungen ein, im Vertrieb sind es durchschnittlich 250.000 Belege von Kunden. Das Ziel war, die Rechnungen zu scannen, automatisiert zu verarbeiten und ins digitale Archivsystem (IXOS) zu übertragen. Innovationen im Prozess sollten ohne höheren Personaleinsatz umgesetzt, und der Rechnungsdurchlauf mit Hilfe von elektronischen Workflows minimiert werden.

Die Entscheidung fiel schnell auf die Lösungen von tangro. Diese bieten den Vorteil, unterschiedliche Dokumententypen nach dem gleichen Prinzip verarbeiten zu können, bei Blanco also Rechnungen und Aufträge. Zudem ist die Lösung mehrsprachig und vollständig in das SAP-System integriert, sodass vorgelagerte Systeme und Investitionen dafür entfallen. tangro-Lösungen bieten SAP Anwendern ihre gewohnte Umgebung, denn die Add-ons steuern den kompletten Vorgang direkt im SAP-System: angefangen beim automatisierten Einlesen der Daten in SAP bis zum revisionssicheren Archivierungsprozess. Dadurch entfällt der zeitintensive Im- und Export von Stamm- und Bewegungsdaten.

In der zentralen Benutzeroberfläche (SAP-GUI) erledigen die Anwender alle Aufgaben wie OCR-Nachbearbeitung, Rechnungs-/Auftragsprüfung sowie das Buchen von FI-Beleg oder Auftrag. Freigabe- und Genehmigungsworkflows in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen basieren nun auf SAP Business Workflows und runden den automatisierten Prozess ab. Dadurch können die Mitarbeiter auf ihr oft über Jahre aufgebautes SAP-Know-how aufsetzen.

„Mit den Lösungen von tangro haben wir unsere Dokumentenerfassung für Finanzbuchhaltung und Vertrieb erfolgreich optimiert und die gesteckten Ziele noch übertroffen. So konnten wir die Durchlaufzeit eingehender Rechnungen mit tangro IM halbieren“, sagt Werner Gassner, Leiter Blanco IT-Services. Die Nachbearbeitungsquote bei Rechnungen und Aufträgen hat sich deutlich reduziert: Die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen hat sich sogar halbiert und es entstehen weniger Nachfragen bei Mitarbeitern und Kunden.

Aufträge können nun sowohl per Fax als auch per Post eingehen, die Erfassungshilfe gilt für alle eingehenden Belege, sodass die Erkennungsquote hier auf fast 100 Prozent gesteigert wurde. Der Aufwand für die Einführung der beiden SAP-Add-ons war wesentlich geringer als für vergleichbare Projekte im SAP-Umfeld. „tangro-Lösungen haben unschlagbar kurze Projektlaufzeiten. Der erfolgreiche Rollout von tangro OM für den Vertrieb in USA und Kanada dauerte gerade einmal 14 Tage“, so Werner Gassner.