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Mehr Wert in der Beschaffung

Die zunehmende Digitalisierung sorgt dafür, dass Unternehmen bestehende Prozesse mit Hilfe der neuen Technologien noch weiter optimieren. Das betrifft insbesondere auch Supportfunktionen wie Rechnungswesen und Controlling. Gemeinsamer Nenner ist die Verknüpfung unabhängiger Systeme, so dass Prozesse automatisch, ohne menschliche Interaktion ablaufen können. Voraussetzung für eine solche Vernetzung ist das Vorhandensein maschinenlesbarer Daten. Insofern ist die Bereitstellung maschinenverwertbarer Daten ein wichtiger Treibstoff der Digitalisierung.

Das Dokument bietet sich damit als idealer Einstieg in die Digitalisierung an: Durch das elektronische Erfassen und Verarbeiten von Belegen werden wichtige Geschäftsinformationen elektronisch zugänglich. Nachfolgende Prozesse können durchgängig automatisiert und damit erheblich effizienter gestaltet werden. Dies gilt für alle dokumentenabhängigen Abläufe.

Durchgängigkeit in der Beschaffung mit Software von tangro.

Nur noch gegenprüfen

Der Beschaffungsprozess ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich Informationen durchgängig digital nutzen und Einzelschritte zu einem ganzheitlichen Prozess vernetzen lassen. Sämtliche Routinetätigkeiten werden von Softwaresystemen übernommen und alle relevanten Beleginhalte automatisch erkannt. Auch damit einhergehende interne Kontroll- und Freigabeprozesse werden elektronisch abgewickelt. Manuelles Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn es zu Abweichungen kommt.

Schon der erste Schritt im Beschaffungsprozess, die Feststellung von Bedarfen, sollte digital erfolgen, in dem die benötigten Warenanforderungen direkt am Arbeitsplatz systemseitig erfasst werden. Sämtliche Schritte zur Genehmigung bzw. Klärung können im Anschluss - noch vor oder während dem Bestellprozess – ebenfalls vollständig elektronisch ablaufen. Dies gilt für die Prüfung und Genehmigung der Materialanforderung ebenso wie für die Klärung von Kontierungsfragen. Damit sind alle wichtigen Fakten geklärt und die Bestellung kann automatisch angelegt werden.

Durchgängigkeit im Einkauf

Die nachfolgenden Abläufe werden dadurch deutlich einfacher. Da bereits alle wichtigen Informationen zum Beschaffungsvorgang vorhanden sind und Bestellbezug besteht, lassen sich auch nachfolgend eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine schneller verarbeiten. Die wichtigen Inhalte - Materialnummer, Preis und Menge bei der Auftragsbestätigung oder Lieferant und Bestellnummer beim Lieferschein - werden durch die Software automatisch erkannt. Der Abgleich mit der vorhandenen Bestellung erfolgt systemseitig. Ein Großteil der Wareneingänge kann damit erheblich beschleunigt werden.

Freigaben auf allen mobilen Endgeräten mit der Workflow-Lösung von tangro.

Rechnungen als letzter Schritt

In der Rechnungsverarbeitung wird der Anteil manueller Arbeit ebenfalls stark reduziert. So erfolgt der Abgleich mit der Bestellung auch hier automatisch, darüber hinaus wurden alle Fragen zur Kontierung bereits im Vorfeld geklärt. Mehrstufige Workflows werden daher obsolet. Werden Freigaben benötigt, können diese über mobile Endgeräte erteilt werden und damit standortunabhängig und schnell. Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht. Stellt das System keine Abweichungen fest, kann die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden, falls dies gewünscht ist.

Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, die beispielsweise im ZUGFeRD-Format oder per Mail-System übermittelt werden. Diese werden direkt übernommen und ebenfalls ohne Zwischenschritt gebucht. Indem Dokumente auf diese Weise automatisch und in Echtzeit direkt im SAP-System verarbeitet werden, ist ein weiterer Schritt zur Digitalen Transformation getan.