GoBD: Die wichtigsten Fakten
für Ihre Rechnungsverarbeitung in SAP und S/4HANA

Jedes Unternehmen muss seine Geschäftsbelege für das Finanzamt aufbewahren. Genauer: Alle steuerrelevanten Geschäftsbelege sind systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet im Sinne der GoB, kurz für ‚Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung‘ abzulegen und unverändert aufzubewahren. Werden hierzu IT-gestützte Systeme genutzt, kommen die Vorgaben der GoBD ins Spiel. Die ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ setzen seit 2015 die Standards für die digitale Buchführung und Archivierung von Geschäftsbelegen.

Bei den GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift mit gesetzlichen Grundlagen u.a. im Handelsgesetz (u.a. §§ 238, 239, 257, 261 HGB), im Umsatzsteuergesetz (z.B. §§ 14, 14a UstG) und in der Abgabenordnung (u.a. §§ 140, 145, 146, 147 AO). 2019 wurden die GoBD novelliert und an die IT-technischen Gegebenheiten angepasst. So wurde unter anderem die Digitalisierung von Belegen per Smartphones sowie die Nutzung von Cloud -Technologie berücksichtigt. Die Vorgaben der GoBD sollen dafür sorgen, dass Betriebsprüfer und Steuerberater sich auch beim Einsatz von IT-Lösungen schnell ein korrektes Bild von Buchhaltung und Finanzlage des Unternehmens machen können.

Kern-Anforderungen betreffen die Gewährleistung der Authentizität von Daten, das Vorhandensein von Kontroll- und Protokoll-Funktionen sowie die Dokumentation der entsprechenden Geschäftsprozesse. Zeitgerechte Erfassung und Buchung, Vollständigkeit und Richtigkeit, sichere Aufbewahrung und Unveränderbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit und Ordnung, sind hier wichtige Grundsätze. Bei der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen muss dementsprechend der gesamte Ablauf vom Belegeingang und der Beleg-Identifikation bis zur geordneten und sicheren Ablage dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Wir haben für Sie zusammengestellt, wie tangro Sie bei der GoBD-gerechten Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP und S/4HANA unterstützt. Der Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick über einzelne Themenkomplexe und kann daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen.

Zeitgerechte Erfassung und Buchung

Laut GoBD sind eingehende Waren- und Kostenrechnungen innerhalb von 8 Tagen zu erfassen. Sobald Sie Ihre per Post eingegangene Rechnungen gescannt haben, erfasst tangro das Belegbild und die elektronischen Daten der gescannten Rechnung automatisch und damit ohne Zeitverzug. In den Scan-Metadaten wird zudem festgehalten, wer das Belegbild wann gescannt hat.

Bei Rechnungen, die per Fax oder E-Mail eingegangen sind und wo der Scanvorgang entfällt, übernimmt tangro das elektronische Belegbild und die elektronischen Daten ebenfalls sofort. Bei Rechnungen, die per EDI eingehen, erfasst tangro sämtliche Rechnungsdaten direkt in SAP. Eine zeitgerechte Erfassung wird mit tangro somit sichergestellt.

Der Buchungsvorgang kann automatisch angestoßen werden, wenn alle Rechnungsdaten vollständig und korrekt sind. Wenn es noch Klärungsbedarf gibt, unterstützt tangro die zügige Bearbeitung durch elektronische Workflows zur Freigabe.

Vollständigkeit und Richtigkeit

Laut GoBD sind alle Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Bei Ausgaben und damit bei eingehenden Rechnungen sind folgende Beleg-Informationen zu erfassen:

Eindeutige Belegnummer
Datum
Betrag und Mengenangaben
Belegaussteller (Geschäftspartner)

Mit tangro werden buchungsrelevante Beleginhalte automatisch in SAP erfasst, auf Vollständigkeit geprüft und mit den vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen. Nur Belege, die alle geforderten Buchungs-Informationen korrekt und vollständig enthalten, sind buchbar. Fehlen Daten oder stimmen Inhalte nicht mit vorliegenden Bestellinformationen überein, dann weist das System automatisch per Ampelfunktion und sogenanntem Stopp-Kennzeichen auf diese Inkonsistenzen hin. Erst, wenn alle Beleginformationen vollständig richtig sind, kann der Beleg in SAP gebucht werden.

Sichere Aufbewahrung und Unveränderbarkeit

Eingangsrechnungen werden direkt beim Start des Verarbeitungsprozesses mit tangro über die Standardschnittstelle ArchiveLink abgelegt – auf beliebigen externen Archiv- und Speichersystemen, im Original, mitsamt aller relevanten Metadaten. Das sind bei Rechnungen aus E-Mails die originäre E-Mail mitsamt dem Rechnungsbild (meist PDF), bei ursprünglichen Papierrechnungen der Beleg-Scan sowie die zugehörigen Scan-Metadaten und bei Rechnungen in strukturierter Form (EDI-Format, ZUGFeRD, XRechnung etc.) diese gesamten Rechnungsdaten.

Berechtigungs- und Schutzeinstellungen im Archivsystem regeln den Schutz vor Löschen und Veränderungen. Die Lesbarkeit der Belege ist dank der Übernahme von Scan- und PDF-Bild gewährleistet. Bei EDI-Rechnungen generiert tangro ein PDF-Bild, das ebenfalls einfach lesbar ist.

Nachvollziehbarkeit

Laut den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gilt das Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden können, zudem müssen alle relevanten Bearbeitungen und Freigaben protokolliert werden. Bei tangro ist jeder Beleg dank der Dokumenten-Identifikationsnummer eindeutig recherchier- und nachvollziehbar vom Eingang, über die Verarbeitung in SAP bis zur Archivierung. Eine Dublettenprüfung verhindert dabei, dass Dubletten erzeugt werden. Zudem wird der Beleg automatisch mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall in SAP verknüpft und ist damit über das SAP-Objekt jederzeit wieder auffindbar. Eine Feldänderungshistorie zeichnet dabei lückenlos etwaige Änderungen von Feldinhalten auf.

Zusätzlich werden zum Beleg auch sämtliche Zusatzinformationen wie zugehörige E-Mails sowie im Workflow hinzugefügte Anlagen und das gesamte Workflow-Protokoll abgelegt und sind jederzeit über das SAP-Objekt wieder auffind- und aufrufbar. Es ist somit jederzeit lückenlos nachvollziehbar, wer wann welche Version der Rechnung freigegeben oder abgelehnt hat. Dabei ist eine Recherche auch dann möglich, wenn das Archivsystem selbst nicht aufrufbar ist, da die Dateien aus tangro selbst geladen werden können. Die ausführliche Dokumentation zur tangro-Software stellt alle notwendigen Unterlagen bereit, um eine unternehmensspezifische Verfahrensdokumentation zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung mit tangro-Software zu erstellen.

Ordnung