Mit EDI werden geschäftsrelevante Daten elektronisch ohne menschliches Eingreifen zwischen IT-Systemen übertragen und Geschäftsprozesse optimiert - in verschiedenen Unternehmensbereichen und über Unternehmensgrenzen hinweg.
In der Auftragsabwicklung zum Beispiel werden durch die Anbindung von EDI-Partnern Erfassungsfehler vermieden, nachfolgende Prozesse automatisch angestoßen und so Lieferzeiten verkürzt. Im Rechnungswesen minimieren elektronische Verarbeitungsprozesse den Erfassungsaufwand, verkürzen die Belegdurchlaufzeiten und schaffen mehr Transparenz. Insgesamt profitieren Unternehmen von reduzierten Übertragungs-, Verarbeitungs- und Antwortzeiten.
Voraussetzung für einen reibungslosen Datenaustausch ist die Verständigung zwischen zwei IT-Systemen. Damit diese Kommunikation von Maschine zu Maschine reibungslos funktioniert, wurden eine Reihe systemübergreifender Standards erarbeitet. Ähnlich einem elektronischen "Esperanto" werden Daten des Senders in eine allgemeinverständliche "Sprache" übertragen, die dann wiederum in ein für den Empfänger lesbares Format übersetzt wird.
Bekannte Standards - siehe Esperanto - sind beispielsweise das weltweit gültige EDIFACT (Electronic Data Interchange for Accounting, Commerce and Transport) mit seinen branchenspezifischen Subsets sowie ANSI, SWIFT, EDIFACT und XML-basierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EbInterface. SAP hat darüber hinaus mit dem IDoc-Format eine eigene Schnittstelle für den Austausch betriebswirtschaftlicher Daten mit dem SAP-ERP-System entwickelt.
EDI-Nachrichten können in Unternehmen systemseitig verarbeitet werden - ohne manuellen Eingriff eines Sachbearbeiters. Wer tagtäglich mit EDI-Nachrichten zu tun hat, weiß allerdings: es kann auch hier zu Fehlern kommen. Sobald die vereinbarten Standards und Strukturen nicht minutiös eingehalten werden, läuft die Datenübertragung auf einen Fehler. Die Ursachensuche in den ausgesprochen kryptischen Daten stellt unerfahrene Anwender bei Standard-EDI-Lösungen vor große Probleme. In der Regel muss Rücksprache mit der IT gehalten werden, sodass sich der Vorgang weiter verkompliziert.
Es gibt jedoch EDI-Konverter, die das Mapping der EDI-Nachrichten in ein lesbares Format übernehmen. Es wird automatisch ein PDF generiert, das auf dem Monitor parallel zu den Belegdaten dargestellt wird. Auch ein EDI-Laie kann dieses Bild visuell überprüfen und so auf einen Blick erkennen, wo welche Daten fehlen bzw. Diskrepanzen aufgetreten sind. Die Vorgehensweise ist hier genauso einfach wie bei einem Beleg, der per OCR eingelesen wurde.
Dabei ist die Software flexibel an vorhandene Geschäftsprozesse anpassbar und bildet unternehmensspezifische Regeln und Anforderungen ab. So reichert der Konverter die empfangene Nachricht automatisch mit Zusatzinformationen wie Bezugsquelle oder Buchungskreis an, die für eine vollautomatische Weiterverarbeitung benötigt werden. Fehlerfreie Belege können daher - wie bei EDI üblich - durchgebucht werden, ohne Eingriff eines Sachbearbeiters. Zusätzlich lassen sich Regeln hinterlegen, die ein Dunkelbuchen dort verhindern, wo es explizit nicht erwünscht ist. Bei Bedarf stößt der Konverter auch automatisch einen Workflow an, um Belege z.B. an den richtigen Bearbeiter oder die korrekte Organisationseinheit weiterzuleiten.