ZG Raiffeisen: Im Duo zu noch mehr Transparenz

Die ZG Raiffeisen, als Selbsthilfeorganisation der badischen Landwirte gegründet, hat sich zum modernen Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit rund einer Milliarde Euro Umsatz im Jahr entwickelt. Neben dem klassischen Agrargeschäft ist sie im Energiehandel aktiv und betreibt Baucenter sowie Märkte für den Haus- und Gartenbedarf. Eine solche Vielfalt erfordert stringente Abläufe im Hintergrund. Das Bestellwesen hat man deshalb mit Software von tangro optimiert: Rund 100.000 Lieferscheine und 120.000 Rechnungen jährlich werden automatisiert in SAP verarbeitet.

Mit tangro-Software ist es gelungen, die gesamte Verarbeitung der Eingangsrechnungen - sowohl Kosten- als auch Warenrechnungen - elektronisch und damit schneller und transparenter abzuwickeln: Die eingehenden Rechnungen werden elektronisch über EDIFACT eingespielt oder gescannt, wobei relevante Inhalte erkannt und an SAP übergeben werden. Felder in der Bearbeitungsmaske sind dadurch automatisch vorgefüllt und die Rechnung kann sofort gebucht werden, wenn die Daten mit der Bestellung übereinstimmen.

Die Einführung einer automatisierten Lieferscheinverarbeitung und eine Zentralisierung des Prozesses ergab sich als konsequenter nächster Schritt. Um möglichst hohe Synergieeffekte zu erreichen, entschied man sich ebenfalls für eine Software von tangro: „tangro DM stammt vom gleichen Anbieter wie die Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und bot sich daher als Lösung zur Automatisierung der Wareneingangsbuchung an. Die beiden Produkte spielen ideal zusammen“, erklärt Claus Mohr, Teamleiter SAP bei ZG Raiffeisen.

Wie erhofft wurde die Einführung der automatisierten Lieferscheinverarbeitung damit sehr einfach: Die Implementierung dauerte nur einen halben Tag, die Schulung der Mitarbeiter dank der gleichartigen Oberfläche sogar nur eine halbe Stunde. „Das lief unproblematisch“, so Claus Mohr. Rund 1.000 Lieferscheine erhält die Raiffeisen Baucenter GmbH am Standort des Pilotbetriebs monatlich, die nun vollständig automatisiert in SAP gebucht werden.

Es gibt kaum noch Nacharbeit, denn das System übernimmt die Inhalte automatisch. Erkannt werden nicht nur Kopfdaten wie Lieferant, Lieferscheinnummer und das Lieferscheindatum. Anhand des Bestellscheins, der zusammen mit dem Lieferschein gescannt wird, wird auch die Bestellnummer automatisch erfasst. Dadurch schlägt die Software gleich die richtigen Positionen vor und eine Nachbearbeitung ist kaum noch notwendig. Zumal das System auch Besonderheiten abdeckt und beispielsweise Teilmengen automatisch in alternative Mengeneinheiten umrechnet oder alternative Artikeltexte übernimmt. Erfassungsfehler gibt es heute nicht mehr.

Der Aufwand für die Wareneingangsbuchung, die mittlerweile ebenfalls zentralisiert am Hauptstandort erfolgt, ist damit wesentlich geringer geworden. Bei Sammellieferscheinen hat sich sogar eine Zeiteinsparung von rund 85 Prozent ergeben: Die Verarbeitungszeit bei diesen speziellen Belegen wurde von zwei bis drei Stunden auf 15 Minuten reduziert. Früher mussten die Mitarbeiter für die Buchung solcher zusammengefasster Lieferscheine alle Informationen aus den verschiedenen Belegen zusammen suchen. Heute hat man den Prozess so umgestellt, dass keine gesammelten Lieferscheine mehr eingehen, sondern pro Lieferung ein Lieferschein und eine Rechnung. Die Verarbeitung all dieser Einzelbelege dauert mit tangro nur Viertelstunde, weil alle benötigten Informationen auf einen Blick zur Verfügung stehen.

Die Ablage der Geschäftsbelege im Bestellwesen wurde im Zuge der Automatisierung digitalisiert: Während früher alle Lieferscheine in Ordnern abgelegt wurden, erfolgt die Archivierung jetzt elektronisch. Sobald ein Beleg gebucht ist, wird er an den Artikelbeleg in SAP angehängt und abgelegt. Damit ist die Recherche zu Rechnungen oder Kundenaufträgen wesentlich einfacher: „Die Dokumentation ist durch die automatisierte Lieferscheinverarbeitung heute deutlich besser. Jeder, der mit einem Vorgang befasst ist, kann auf die zugehörigen Belege zugreifen.“