Mit E-Invoicing auf der Zielgeraden

„tangro ist für Webasto der richtige Partner, um die Strategie einer zentralisierten, gesetzeskonformen Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung weltweit umzusetzen“, sagt Jürgen Nickles, Business Analyst beim Unternehmen Webasto, das zu den Top 100 der Automobilzulieferer zählt. An den Standorten in Mexiko und Italien ist man besonders weit gekommen: Hier verarbeitet Webasto Rechnungen mit tangro ausschließlich elektronisch über strukturierte XML-Daten. „tangro besitzt umfassende Erfahrungen im EDI-Bereich und unterstützt die wichtigen Formate. Dementsprechend schnell hatten wir eine funktionsfähige E-Invoicing-Lösung für beide Länder“, sagt Jürgen Nickles.

Um Steuerbetrug und Korruption zu bekämpfen, ist in Mexiko und Italien E-Invoicing vorgeschrieben. In Mexiko senden die Lieferanten ihre elektronische Rechnung an ein speziell hierfür eingerichtetes Outlook-Postfach. tangro übernimmt diese Daten automatisch für die weitere Verarbeitung und Buchung in SAP. In Italien müssen Unternehmen zwingend alle Rechnungen über das staatliche Portal SDI (Sistema Di Interscambio) austauschen. Über einen Dienstleister holt tangro die eingehenden Rechnungsdaten vom SDI-Portal ab und bereitet die Daten so auf, dass sie gebucht oder, falls notwendig, nachbearbeitet und in den Workflow geschickt werden können.

Vollautomatisches Verbuchen ist in beiden Ländern möglich, allerdings nicht praktikabel, wie Jürgen Nickles erklärt: „Durch die diversen Steuervorschriften kann man die Belege nicht immer komplett mappen. Am Ende wird oft noch eine Nachbearbeitung notwendig.“ Ein XML-Datensatz ist so kryptisch, dass Laien ihn nicht einfach lesen und prüfen können. Extrem hilfreich, so Nickles weiter, sei deshalb die Option, XML-Dateien in tangro als PDF-Bild anzuzeigen. In dieser Form könnten die Sachbearbeiter auch jede EDI-Rechnung einfach nachbearbeiten.

An den übrigen Webasto-Standorten läuft die Rechnungsverarbeitung noch mehrgleisig ab: Rechnungen auf Papier werden gescannt, PDF-Rechnungen per E-Mail direkt übernommen. tangro erkennt und interpretiert die Inhalte und übergibt die Daten an SAP. Sind alle Werte vorhanden und korrekt, dann lassen sich diese Rechnungen vollständig automatisch verarbeiten und dunkel verbuchen. Fehlen Angaben oder gibt es Unstimmigkeiten, bearbeiten die Sachbearbeiter die Belege nach. Eine Zentralisierungsstrategie über Shared Service Center erhöht dabei die Effizienz weiter.

tangro zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung bietet ein besonders übersichtlich gestaltetes Rechnungseingangsbuch mit umfassenden Selektionsmöglichkeiten sowie eine einfach verständliche SAP-Oberfläche. "Man fühlt sich in tangro sofort zuhause, weil die Oberfläche dem SAP-System entspricht. Gleichzeitig ist die Bearbeitungsmaske so übersichtlich aufgebaut, dass alle wichtigen Informationen schnell geprüft und bearbeitet werden können“, sagt Jürgen Nickles. Eine zügige Bearbeitung der Eingangsrechnungen gewährleisten außerdem die professionelle elektronische Abwicklung der Freigabe- und Genehmigungsworkflows mit entsprechenden Genehmigungsstufen.

Gleichzeitig bietet die Software ein hohes Maß an Flexibilität. Unter anderem durch ein gut steuerbares Customizing und die Möglichkeit, die Webasto-eigene MIRO anzusteuern. Wichtig war für Webasto laut Jürgen Nickles auch die umfassende Unterstützung von Sprachen und Ländern – sowohl bei Benutzeroberfläche als auch Texterkennung: „Durch die internationale Einsetzbarkeit und durch die flexible Skalierbarkeit ist tangro für Webasto eine zukunftssichere Lösung.“