Genial einfach auch bei Aufträgen

Er ist das Symbol für Erfindergeist: Der fischer-Dübel. Eine geniale Idee, die das Baugewerbe revolutioniert hat. Und die ein Unternehmen hervorgebracht hat, das Weltformat aufweist: Die fischer Gruppe ist mit 5.200 Mitarbeitern und 49 Gesellschaften in 37 Ländern weltweit vertreten. Die Verarbeitung von Kundenaufträgen in SAP hat fischer mit tangro-Software automatisiert. 

„Wir wollen unsere Auftragsbearbeitung möglichst zeitnah mit einem kompakten Team durchführen, und das natürlich so fehlerfrei wie möglich. Indem wir diesen Vorgang mit tangro-Software automatisieren, bearbeiten wir unsere Aufträge schneller und präziser“, 

sagt Michael Mader, Leiter Administration & Controlling bei fischer. Für tangro hat man sich bei fischer entschieden, weil die Lösung in SAP eingebettet ist. „Die OCR-Erkennung läuft einfach im Hintergrund, ohne zusätzlichen Arbeitsplatz zur Vorerfassung“, sagt IT Prozessmanager Thorsten Holl.

„Der Sachbearbeiter sichtet und verarbeitet die eingegangenen Aufträge direkt an seinem Bildschirm. Die Oberfläche ähnelt dabei der gewohnten SAP-Umgebung, so dass sich die Anwender sehr einfach in dem System zurechtfinden.“

Aus Sicht der IT war nicht zuletzt die S/4HANA-Fähigkeit der tangro-Lösung ausschlaggebend. Denn nächstes Jahr beginnt die Umstellung auf das neue SAP-ERP-System.

Bei fischer Befestigungssysteme geht es vor allem um standardisierte Artikel, die über eine Artikelnummer ab Lager geliefert werden. Ein Massengeschäft also, mit täglich hohem Auftragseingang. Aufträge, die per EDI eingehen, sind maschinenlesbar und werden bei fischer direkt in SAP verbucht. Über 65.000 Auftragsbelege im Jahr kommen aber nach wie vor per Fax oder E-Mail an. Die Inhalte dieser Bestellungen müssen erst einmal in SAP erfasst werden. Mit tangro läuft nun auch dieser Vorgang elektronisch ab: rund 90 Prozent der Fax- und E-Mail-Aufträge verarbeitet die Software vollständig automatisch. Thorsten Holl:

„Durch die automatisierte Auftragsverarbeitung mit tangro haben wir einen enormen Zeitgewinn erreicht. Jetzt bekommen wir Tagfertigkeit noch besser hin.“

tangro erfasst die relevanten Inhalte aus der Bestellung und befüllt die erforderlichen Feldwerte selbständig mit den erkannten Daten. Damit sind alle relevanten Inhalte vorhanden, die zur Verbuchung der Bestellung in SAP benötigt werden.

„Die Mitarbeiter müssen nichts mehr abtippen“,

sagt Thorsten Holl „sondern können sich der Prüfung und dem Anlernen des Systems widmen“. Gerade Letzteres, das Antrainieren neuer Beleginhalte, ist für die Auftragserfassung eine äußerst wichtige Funktion. Vertriebsbelege sind individueller als Buchhaltungsbelege und haben wesentlich mehr Spezifitäten. Diese unterschiedlichen Layouts müssen dem System teilweise antrainiert werden. Das geht bei tangro auf besonders komfortable Weise, so Thorsten Holl:

„Das Lernen neuer Auftragsbelege ist bei tangro so einfach, dass die Sachbearbeiter diesen Part selbst übernehmen können, als Teil der täglichen Auftragsverarbeitung."

Auch Angebote und Retouren werden mit tangro automatisch erfasst. Wenn es zu einer Bestellung bereits ein zugehöriges Angebot gibt, erkennt tangro dies sofort und erleichtert damit den Datenabgleich. Dazu Thorsten Holl:

„Das ist das Schöne bei tangro: Wenn ich mich auf das Angebot beziehe, sehe ich direkt die Preise und kann diese abgleichen.“

Das Einführungsprojekt lief schnell und unkompliziert ab. Nach Projektbeginn im Frühjahr war bereits im Sommer Going-Live und zu Herbstbeginn wurden schon mehr als die Hälfte der Fax- und E-Mail-Bestellungen automatisiert verarbeitet. Thorsten Holl: „Die Mitarbeiter haben das System sofort sehr gut angenommen, weil sie sich in SAP auskennen und tangro ähnlich aussieht.“