30.11.2018 - Eine Verarbeitung eingehender Dokumente außerhalb des ERP-System birgt für Unternehmen viele Nachteile. Sämtliche Daten zur Beleg-Prüfung (bei Rechnungen etwa Lieferantendaten, Bestelldaten und Stammdaten wie Kostenstellenstammsatz oder Innenaufträge) müssen über Schnittstellen importiert werden – ein Vorgang, der zeitaufwändig ist und zum Teil täglich wiederholt werden muss, um Daten-Inkonsistenzen zu vermeiden.
Zu Problemen führt weiterhin die Tatsache, dass im ERP-System definierte Berechtigungen nicht zur Verfügung stehen, so dass ausgetauschte Daten nicht geschützt sind und versehentlich geändert oder ganz gelöscht werden können. Außerdem findet auch der gesamte Genehmigungs- und Freigabe-Workflow außerhalb der ERP-Lösung statt und ist damit wenig effektiv, weil die zuständigen Mitarbeiter erst ins ERP-System wechseln müssen, um die Inhalte eines Belegs mit den Stammdaten zu Partnerfirma und Bestellung zu vergleichen. Und nicht zuletzt bringt eine ausgelagerte Lösung zur Dokumentenverarbeitung einen wesentlich höheren Aufwand bei der IT-Betreuung mit sich, weil zum Einen die zusätzlich benötigte Server-Hardware angeschafft, eingerichtet und betreut werden muss. Zum Anderen muss auch die Schnittstelle zwischen Dokumentenverarbeitung und ERP-System gewartet und bei jedem Release-Wechsel des ERP-Systems erneut angepasst werden.
Ein System zu Dokumenteneingangsverarbeitung, das in SAP eingebettet ist, bietet besondere Effizienz – für IT und Fachabteilung. Für die IT, weil alle Vorteile einer SAP-Landschaft zur Verfügung stehen. Dazu gehören die Auslieferung über SAP-Transportwesen, SAP-Release-Sicherheit und ein schneller Rollout, der lediglich das Einspielen eines Transports beinhaltet und ein überschaubares Customizing. Darüber hinaus kommt das System ohne vorgelagerten Arbeitsplatz aus, so dass Investitionen für das übliche Dreiergespann aus Test-, Konfigurations- und Produktionssystem entfallen.
Ebenso erübrigen sich Schnittstellen, die aufwändig gepflegt werden müssten. Der Zugriff auf die Stamm- und Bewegungsdaten im SAP-System erfolgt direkt, ohne ständiges Neueinspielen von Daten mit der Gefahr von Datenredundanzen. Durch Nutzung der ABAP-Programmiersprache können Unternehmen ihre IT-Anpassungen bei Bedarf auch selbständig durchführen.
Die Vorteile, die eine SAP-embedded-Lösung für die Fachabteilung bringt, liegen ebenfalls auf der Hand: Die Oberfläche entspricht dem SAP-GUI, so dass User sich sofort zuhause fühlen. Wer will, kann natürlich auch auf HTML 5 oder Fiori setzen, was sich gerade für Workflow-User anbietet. Aufwändige Schulungsmaßnahmen sind nicht notwendig. In der gewohnten SAP-Umgebung erledigen Anwender alle Aufgaben, die zur Belegverarbeitung gehören, wie z.B. OCR-Nachbearbeitung, Rechnungs- bzw. Auftragsprüfung sowie das Buchen von z.B. FI-Beleg, Auftrag oder Wareneingang. Bei Bedarf kann dabei jederzeit direkt in den SAP-Beleg abgesprungen werden.
Bei einem System zur Dokumenteneingangsverarbeitung, das SAP-embedded ist, findet die Interpretation innerhalb von SAP statt. Anhand der Interpretationsergebnisse wird ein Vorerfassungsbeleg erstellt, der bei Bedarf nachbearbeitet werden kann. Bei Fragen zur Klärung oder benötigten Freigaben können verschiedene Workflows gestartet werden.
Sind alle Angaben korrekt, wird der Beleg gebucht und die Daten in das SAP-System zurückgeschrieben. Für die Datenqualität im ERP-System ist vor allem die Tatsache ausschlaggebend, dass keinerlei Datenaustausch notwendig ist und alle Analyseprozesse direkt im SAP-System stattfinden. Das System greift etwa bei der Rechnungsprüfung direkt auf die Kreditoren-Stammdaten und die Daten der Materialwirtschaft in SAP zu – ganz ohne Schnittstellen.
Während der Belegverarbeitung können Sachbearbeiter damit sofort auf SAP-Prozesse reagieren, neue Transaktionen starten und dabei alle notwendigen Unterlagen und Informationen online einsehen und verwenden: Eine Wareneingangsbuchung etwa ist ohne Zeitverzug für die wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung sichtbar und ein Kreditor kann in Echtzeit neu angelegt werden, damit eine Rechnung verarbeitet werden kann. Das Berechtigungskonzept der SAP bleibt dabei komplett erhalten, so dass sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten vor unbefugten Änderungen geschützt sind.