Verarbeitung beliebiger Eingangsbelege
tangro stellt das neue Inbound-Modul tangro DoC (Document CheckIn) für die automatisierte Verarbeitung von beliebigen eingehenden Belegen vor. Mit tangro DoC werden Belege, die auf Papier, per Fax oder E-Mail eingehen, elektronisch erfasst und im SAP-System gleich dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet.
Da dieser Prozess weitgehend automatisiert abläuft, wird die Verarbeitung wesentlich beschleunigt und die Datenqualität erheblich verbessert. Zudem wird der Beleg mit dem zugehörigen BusinessObjekt in SAP verknüpft, so dass eine strukturierte Ablage gewährleistet ist. Sämtliche Vorgänge zum entsprechenden Dokument sind transparent und nachvollziehbar.
Unternehmen erhalten in ihrer Eingangspost eine Vielzahl unterschiedlicher Belege, die erfasst und abgelegt werden müssen. Dieser Vorgang ist bei manueller Verarbeitung nicht nur zeitaufwändig, sondern führt oft zu einer chaotischen Ablage, bei der einzelne Dokumente erst nach langwieriger Suche wieder auffindbar sind oder sogar ganz verloren gehen.
Entsprechend der gesetzten Belegart erfasst tangro DoC das eingehende Dokument jeweils automatisiert, erkennt Inhalte auf intelligente Weise, vergleicht diese mit bestehenden SAP-Datensätzen und ordnet das Dokument gleich dem richtigen Geschäftsprozess bzw. Kunden zu. Da dieser gesamte Prozess ohne manuelles Eingreifen ablaufen kann, lassen sich mit tangro DoC erhebliche Effektivitäts-Steigerungen und Kosteneinsparungen erreichen. Durch die strukturierte Ablage mit korrekter Zuordnung zu den vorhandenen Unternehmensdaten ist darüber hinaus gewährleistet, dass das Dokument jederzeit schnell wieder auffindbar ist.
Belege, die auf Papier eingehen, werden mit tangro DoC gescannt und über die intelligente Texterkennung verarbeitet. Alternativ werden Daten vom Fax-Server abgegriffen oder aus E-Mail-Anhängen (pdf) übernommen. tangro DoC erkennt Inhalte auf intelligente Weise und vergleicht sie mit bestehenden SAP-Datensätzen. Mit erfolgreicher Zuordnung wird das Originaldokument per ArchiveLink mit dem Business Objekt in SAP verknüpft. Da der Originalbeleg in einer eigenen Tabelle vorgehalten wird, kann er jederzeit wieder angezeigt werden – selbst dann, wenn das SAP-Archiv nicht verfügbar ist. Sämtliche Vorgänge sind daher zu jedem Zeitpunkt genau nachvollziehbar.
Die Einstellungen bezüglich der Zuordnung von Belegen können entsprechend der Unternehmensstrukturen und den individuellen Erfordernissen frei definiert werden. Dies betrifft sowohl die Gewichtung der Kriterien, nach denen die Zuordnung erfolgt, als auch die Kriterien selbst, sowie die Archivierung. So ist gewährleistet, dass die Verarbeitung in jeder Hinsicht den individuellen Anforderungen entspricht und eine Ablage genau so erfolgt, wie es das Unternehmen benötigt.
Anders als bei sonst üblichen Lösungen zur elektronischen Archivierung von Belegen findet der gesamte Verarbeitungsprozess inklusive der Dokumentenanalyse direkt im SAP-System statt. Unternehmen profitieren somit von allen Vorteilen einer vollständigen Einbettung in SAP: Vorgelagerte Systemlandschaften, die in der Anschaffung teuer und in der Wartung aufwändig sind, werden nicht benötigt. Darüber hinaus erfolgt die Datenübernahme direkt ohne Schnittstellen, so dass kein Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten notwendig ist. Der Pflegeaufwand wird so auf ein Minimum reduziert und Unstimmigkeiten bei der Synchronisation der Daten werden vermieden. Zudem bleibt der Schulungsaufwand gering, weil Anwender bei tangro in der gewohnten SAP-Umgebung arbeiten.
