tangro bei Dieffenbacher: Turbo für die Rechnungsprüfung
"Dank der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung können wir nun besser mit Schwankungen umgehen“, sagt Tobias Morath, Teamleiter Accounts Payable bei der Dieffenbacher Gruppe. Die Dieffenbacher GmbH Maschinen- und Anlagenbau ist einer der führenden Hersteller von Pressensystemen und kompletten Produktionsanlagen von Holz- und Composite-Werkstoffen sowie von Recycling-Anlagen. Die Verarbeitung eingehender Rechnungen in SAP hat das Unternehmen mit tangro-Software automatisiert.
Am Hauptsitz von Dieffenbacher in Eppingen gehen jährlich rund 40.000 Rechnungsbelege ein, zum größten Teil als PDF per E-Mail. tangro erkennt und interpretiert die Inhalte und ordnet die Daten den richtigen Feldern in der Bearbeitungsmaske zu. Damit fällt das mühselige Abtippen von Inhalten weg. Die Mitarbeiter der Buchhaltung haben stets einen aktuellen und umfassenden Überblick über alle eingegangenen Belege. Dank einer entsprechenden Kennzeichnung erkennen die Sachbearbeiter außerdem auf einen Blick, welche Rechnungen priorisiert zu verarbeiten sind, weil es z.B. hohe Skonto-Ermäßigungen gibt. Eine sinnvolle Reihenfolge in der Abarbeitung ist damit gesichert.
Die Freigabe von Belegen wird über die tangro Workflow-Lösung elektronisch abgewickelt. Dabei bildet die Software sämtliche Abläufe der Rechnungsprüfung eines Maschinen- und Anlagenbauers ab. „Wir schätzen es sehr, dass tangro mit uns eine Lösung erarbeitet hat, die unsere speziellen Anforderungen unterstützt." So gehen bei Dieffenbacher viele Rechnungen mit Dienstleistungsbezug ein, wie beispielsweise die Abrechnungen von Subunternehmern. Die Prüfung dieser Rechnungsarten bildet tangro vollständig ab.
Wenn einzelne Prüfschritte von anderen Abteilungen oder Einkäufern benötigt werden, genügen dafür wenige Klicks. Und alle Vorgänge lassen sich nachverfolgen. „Wir sehen jederzeit auf einen Blick, wer wann welchen Schritt genehmigt hat, und können dies auch im Nachhinein noch nachvollziehen. Durch die Workflow-Historie ist der gesamte Ablauf archiviert. Das betrifft auch die gesamte E-Mail-Korrespondenz.“
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