Einkaufsprozess elektronisch abwickeln

Einkaufsprozess digital
Purchase-to-Pay

Durchgängig digital

Bei den meisten Unternehmen ist die Rechnungsverarbeitung der klassische Bereich, in dem das Optimierungspotential elektronischer Dokumentenprozesse erkannt und eine Digitalisierung angegangen wird. Durch das automatisierte Erfassen, Verarbeiten und Prüfen von eingehenden Rechnungen erreichen Unternehmen bereits erhebliche Kosten- und Effizienzvorteile, weil Erfassungsfehler vermieden werden und sich die Belegdurchlaufzeiten dank automatisierter Freigabeprozesse verkürzen. Skontofristen werden eingehalten. Zudem besteht ein vollständiger Überblick über alle eingegangenen Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus. Auch im Nachhinein steht der elektronisch archivierte Rechnungsbeleg jederzeit für Nachfragen bereit.

Zum echten Quantensprung wird die Prozessdigitalisierung dann, wenn darüber hinaus die gesamte Beschaffung abteilungsübergreifend elektronisch abgewickelt wird. Der Beschaffungs- oder auch Purchase-to-Pay-Prozess umfasst sämtliche Abläufe, die von der Beschaffung bis zur Zahlung einer Ware anfallen. Angefangen bei der Anforderung des Materials in Form einer Bedarfsmeldung sowie deren Genehmigung, über die Bestellung, die Auftragsbestätigung, den Wareneingang bis hin zur Zahlungsabwicklung. Die tangro Inbound Suite ist ganzheitlich konzipiert und unterstützt daher die Verarbeitung aller wichtigen Geschäftsbelege in Einkauf prozess- und abteilungsübergreifend.

Mit Lösungen von tangro den gesamten Beschaffungsprozess digitalisieren.

In der Beschaffung werden die benötigten Warenanforderungen direkt am Arbeitsplatz elektronisch erfasst und – falls bekannt – bereits hier die Kostenstelle hinterlegt. Sämtliche weiteren Schritte laufen elektronisch ab: die Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten ebenso, wie die Kontierung in der Buchhaltung. Alle wichtigen Fakten sind auf diese Weise schon vorab geklärt und die Bestellung kann automatisch angelegt werden. Nachfolgend eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden schneller verarbeitet, weil auch bei diesen Dokumenten wichtige Beleginhalte - Materialnummer, Preis und Menge bei der Auftragsbestätigung oder Lieferant und Bestellnummer beim Lieferschein - automatisch erkannt und mit den Angaben in der Bestellung abgeglichen werden. Die Verbuchung der Wareneingänge ist damit in kürzester Zeit erledigt.

Die Rechnungsverarbeitung als abschließender Schritt wird durch die vorherige Automatisierung stark vereinfacht, weil benötigte Informationen bereits hinterlegt sind. Elektronische Rechnungen, die strukturiert beispielsweise als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format eingehen, werden sofort ins ERP-System übernommen und dort direkt gebucht. Die relevanten Inhalte auf dem Beleg werden systemseitig erkannt bzw. direkt übernommen und mit der Bestellung abgeglichen. Alle benötigten Angaben zu Kostenstelle und Kontierung liegen ebenfalls schon vor. Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht.

Und auch dann sorgen elektronische Prozesse für erhebliche Beschleunigung und Arbeitserleichterung: In diesem Fall Workflow-Prozesse, die direkt aus dem Beleg gestartet werden. Eine zügige Erledigung durch den Empfänger wird durch eine einfache und komfortable Handhabung sichergestellt. Und indem Aufgaben nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch mobil – auch durch Non-SAP User - bearbeitet werden können. Stellt das System keine Abweichungen fest, wird - falls dies gewünscht ist - die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht. Menschliches Eingreifen ist nicht mehr erforderlich. Die Prozesse greifen nahtlos ineinander. Über die Rechnungsverarbeitung hinaus.

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