Schon jetzt bereit für die E-Rechnungspflicht

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 müssen Firmen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen verarbeiten können. Die WEIG-Gruppe, Spezialist für Gipskarton und integrierte Kompetenz bei Verpackungskarton sowie Kartonverpackungen, hat diesen Schritt bereits proaktiv vollzogen. 

Mit dem tangro EDI-Konverter verarbeitet WEIG E-Rechnungen und ist somit bestens auf die kommende Pflicht vorbereitet.

Sobald eine elektronische Rechnung eingeht, wird sie vom EDI-Konverter automatisch ausgelesen und die relevanten Daten werden direkt in das SAP-System übertragen. Manuelle Eingriffe sind dadurch überflüssig. Das zeitaufwändige Auslesen von PDF- oder eingescannten Papierrechnungen mit OCR-Software entfällt. Dank der unkomplizierten Implementierung konnte der EDI-Konverter schnell installiert werden. Ole Pötter, Leiter GS Einkauf bei Weig sagt: 

„Die Implementierung des tangro EDI Konverters verlief einfach per Plug and Play."

In Kombination mit der seit Jahren erfolgreich eingesetzten automatisierten Rechnungsbearbeitung von tangro hat WEIG nicht nur seine Buchhaltungsprozesse zukunftssicher gemacht, sondern profitiert auch von deutlich effizienteren Arbeitsabläufen. Darüber hinaus verarbeitet das Unternehmen auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine automatisch mit tangro. 

So hat Weig einen vollautomatisierten Einkaufsprozess von der Bedarfsmeldung (BANF) bis zur Rechnung erreicht.

Der Einkauf bei WEIG ist äußerst komplex organisiert, da 220 Warengruppen und 2.500 Lieferanten verwaltet werden. Die Einkaufsabteilung ist in strategische und operative Einheiten gegliedert, die jährlich 15.900 Bestellungen mit 28.000 Materialwirtschafts-(MM)- und 13.000 Finanzbuchhaltungs-(FI)-Rechnungen in SAP S/4HANA bearbeiten. Zusätzlich werden 9.800 Bestellungen und insgesamt 12.600 Rechnungen in SAP ERP abgewickelt. Mit dem tangro EDI-Konverter kann WEIG E-Rechnungen in den ab 2025 gesetzlich vorgeschriebenen Formaten XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten und erfüllt damit schon jetzt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Wenn alle Inhalte stimmig sind und die Datenstruktur korrekt ist, wird der Beleg vollständig automatisch im Hintergrund verbucht. 

Der tangro EDI-Konverter ergänzt die bereits seit Jahren bei WEIG im Einsatz befindliche Lösung tangro IM zur automatisierten Rechnungsverarbeitung auf ideale Weise. 

Das Erkennen, Prüfen und Buchen dieser Rechnungsbelege konnte WEIG mit tangro so beschleunigen, dass mittlerweile bei 99 Prozent der Rechnungen Skonto genutzt werden kann. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter von zeitaufwändiger Prüfarbeit entlastet, können Rückfragen schneller bearbeiten und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren.

Sollten bei der Übertragung Fehler auftreten – beispielsweise durch eine nicht korrekt eingehaltene Struktur seitens des Rechnungsstellers – können Sachbearbeiter den Beleg dennoch problemlos korrigieren. Während bei herkömmlicher EDI-Verarbeitung Inhalte nur als kryptischer Datensatz vorliegen und dementsprechend schwer zu prüfen sind, generiert der EDI-Konverter automatisch ein PDF der Rechnungsdaten, das wie eine herkömmliche Rechnung aussieht. In der tangro-Vorerfassungsmaske kann das PDF dann wie gewohnt nachbearbeitet werden.

Die automatisierten Dokumentenprozesse für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine tragen ebenfalls zu einer enormen Effizienzsteigerung bei. 

Sobald eine Auftragsbestätigung eingeht, erkennt die Software tangro OC automatisch die relevanten Inhalte und vergleicht sie mit den Bestelldaten. Der Sachbearbeiter kann den Beleg anschließend bei Bedarf nachbearbeiten oder bei korrekten Auftragsbestätigungen einfach per Mausklick in SAP verbuchen – ohne zeitaufwändiges Abtippen oder Kontrollieren der Daten. Bei der Anlieferung der bestellten Ware übernimmt tangro DM die Verarbeitung des Lieferscheins und die Wareneingangsbuchung in SAP. Dadurch läuft auch dieser Arbeitsschritt erheblich schneller ab und Fehler werden vermieden. Auch allgemeine Dokumente, die zusätzliche Informationen zu einem Vorgang enthalten, werden mit tangro-Software elektronisch erfasst und automatisch dem richtigen Vorgang in SAP zugeordnet. Durch die elektronische Archivierung der Belegbilder und Workflow-Protokolle ist zudem eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge gewährleistet.

Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung profitiert WEIG von durchgängig automatisierten und beschleunigten Abläufen im gesamten Einkauf, von geringeren Fehlerquoten sowie von Kosteneinsparungen dank zuverlässiger Skonto-Nutzung. 

ÜBER WEIG

WEIG, eine anerkannte, inhabergeführte Unternehmensgruppe in der internationalen Papier- und Kartonindustrie, beschäftigt 1.800 Mitarbeiter an Standorten in Europa und Südamerika. Mit einem Umsatz von einer Milliarde Euro umfasst ihr Portfolio einen geschlossenen Wertschöpfungskreislauf, beginnend beim Altpapier-Recycling bis zur Herstellung und Vermarktung von Papier- und Kartonprodukten wie Faltschachteln und Gipskarton. Ihr Geschäftsmodell basiert auf einem effizienten Kreislaufsystem und einem klaren Engagement für Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung. Durch direkten Kundenkontakt entwickelt WEIG seine Produkte gemäß den Erwartungen der jeweiligen Kundengruppen stetig weiter.